Автоматизация на офертитеПланирани задачи с прости думи
Дайте име на задачата, напишете указанието и изберете график: ежедневно, в делнични дни, в избрани дни, месечно или годишно. Всяко изпълнение отваря собствен разговор.
Автоматизация на офертите
Автоматизация на офертите, която показва всяка стъпкаи пита, преди да действа.
Flow, агентът на Tendersight, поема повтарящите се части от подготовката на оферти: планове, анализ на документацията, попълнени образци и планирани проверки.
Плановете чакат Вашето одобрение
Попълнени копия, оригиналите непроменени
Подаването остава за Вашия екип
Рутинната работа върви на заден план. Решенията остават за Вашия екип.
Flow планира задачата, чете документацията за поръчката, попълва образците на възложителя и повтаря проверки по график. Всяка предложена промяна чака одобрение и всяко одобрение се записва в разговора.
Какво може да се автоматизира в управлението на оферти
Ясно разделение на подготовката на оферта: работата, която поема Flow, и работата, която остава за Вашия екип.
Намиране на поръчки
- Какво прави Flow
- Търси обявления по CPV код, държава, стойност и срок и запазва търсенето като известие.
- Какво прави Вашият екип
- Решава в кои поръчки си струва да участва.
Четене на документацията
- Какво прави Flow
- Прави задълбочен анализ на всеки документ: изисквания, критерии за възлагане, изисквани документи, рискове и въпроси за разяснение.
- Какво прави Вашият екип
- Преглежда рисковете и въпросите за разяснение, които Flow посочва.
Участие или не
- Какво прави Flow
- Изпълнява умението за оценка на поръчка и връща Участие, Участие при условия или Без участие.
- Какво прави Вашият екип
- Взема решението за участие.
Образци на възложителя
- Какво прави Flow
- Попълва образците .docx, .xlsx и .pptx и запазва попълнено копие. Оригиналът никога не се променя.
- Какво прави Вашият екип
- Проверява попълненото копие и го подписва.
Ценообразуване
- Какво прави Flow
- Подготвя редовете на ценовото предложение от ставки, фиксирани суми, продуктови каталози или количествени сметки, с обща сума.
- Какво прави Вашият екип
- Определя крайните цени и одобрява офертата.
Периодични проверки
- Какво прави Flow
- Изпълнява планирани задачи, например седмично обобщение на офертите със срок през следващите 7 дни.
- Какво прави Вашият екип
- Избира какво да се изпълнява, кога и с какви права.
Подаване
- Какво прави Flow
- Маркира файловете за подаване и проверява дали не съдържат вътрешна информация.
- Какво прави Вашият екип
- Подава офертата през платформата на възложителя.
Как Flow автоматизира подготовката на оферти.
Големите задачи започват с план. Flow го изпълнява в много стъпки, пуска дългите анализи на заден план и спира там, където е нужно решение.
При голяма задача Flow пише общ преглед и списък със задачи. Одобрявате го, отхвърляте го или искате промени, преди работата да започне.
До трима помощни агенти работят паралелно, например по един за всяка обособена позиция и един за проучване на цени. Всеки се отваря в собствен панел.
Задълбоченият анализ извлича изискванията, критериите за възлагане, изискваните документи и рисковете. Обикновено отнема от 1 до 20 минути и можете да напуснете разговора.
Flow редактира самите файлове Word, Excel и PowerPoint на възложителя и запазва попълнени копия. Всеки файл е маркиран като вътрешна работа или за подаване.
Промените в изисквания, оферти, документи и фирмени данни първо показват карта за потвърждение. Всяко одобрение се записва в разговора.
Автоматизацията започва с една заявка.
Примери какво екипите по оферти възлагат на Flow: да планира, попълва, остойностява и повтаря.
- План
Подготви офертата за позиция 2 от поръчката за управление на сгради. Покажи ми плана, преди да започнеш.
- График
Всеки понеделник в 08:00 обобщавай офертите със срок през следващите 7 дни и докъде е стигнала всяка.
- Образци
Попълни ценовото предложение на възложителя със ставките от нашата оферта за позиция 1 и запази попълнено копие.
- Цени
Изготви ценовото предложение за позицията за поддръжка от нашата тарифа и покажи общата сума.
- Известия
Създай известие за поръчки за управление на сгради в Белгия и Нидерландия над 200 000 EUR.
- Умение
Превърни този разговор в умение на екипа, което да използваме при следващото рамково споразумение за почистване.
Повтарящата се работа, настроена веднъж.
Планирани задачи, известия, напомняния и умения за многократна употреба. Всяко се създава в разговор и се променя по същия начин.
Известия, създадени в разговор
Опишете поръчките, които търсите. Flow задава филтрите, запазва известието и може по-късно да го промени или изтрие.
Умения на екипа за повтаряща се работа
Превърнете завършен разговор в умение за многократна употреба, например за проверка на съответствието на офертата или за искане на разяснения.
Напомняния като чернови, изпращане само след Вашето одобрение
Flow съставя съобщението с получател и тема. Отворете го в своя имейл клиент или го одобрете и Flow го изпраща от свързаната Ви пощенска кутия.
Отговори, които могат да се проверят
Всеки отговор на изискване цитира документа и страницата, на които се основава, и посочва, когато документите Ви не стигат.
Автоматизация с видими граници.
Flow действа с правата, които Вашият екип задава. Тези граници важат във всеки разговор и при всяко планирано изпълнение.
План преди големи задачи
Големите задачи започват с общ преглед и списък със задачи, а работата чака одобрението на плана.
Одобрение преди промени
Промените в изисквания, оферти, документи, продукти, фирмени данни, известия и планирани задачи изискват Одобри или Отхвърли.
Без изтриване без надзор
Планираните изпълнения никога не изтриват нищо окончателно. Изтриванията се предлагат в обобщението на изпълнението.
Проверени файлове за подаване
Преди запазване файловете за подаване се проверяват за вътрешна информация, като стратегия или бележки за конкуренти.
Източник към всеки отговор
Отговорите посочват документа и страницата, от които идват. Flow не измисля факти за поръчката, цени или дати.
Подаването е Ваше
Flow не подава оферти и не редактира обявления, а имейл изпраща само от свързаната Ви пощенска кутия, след Вашето одобрение. Окончателният преглед и подаването са на Вашия екип.
Покажете ни работата по оферти, която екипът Ви повтаря най-често.
В демонстрация настройваме във Flow план, попълнен образец и планирана задача по поръчка, по която работи Вашият екип.
Свързани
Въпроси за автоматизацията на офертите
Кои части от подготовката на оферта могат да се автоматизират?
Flow може да намира поръчки и да запазва известия, да анализира документацията, да пише отговори на изискванията, да попълва образците на възложителя като копия, да подготвя редовете на ценовото предложение и да изпълнява планирани проверки. Решението за участие, крайните цени, подписите и подаването остават за Вашия екип.
Как Flow автоматизира оферта?
Описвате задачата в разговор. При големи задачи Flow пише план и чака одобрение, след това го изпълнява, пуска дългите анализи на заден план и използва до трима помощни агенти паралелно. Всяка стъпка се показва, докато се случва.
Можем ли да редактираме документите, които Flow създава?
Да. Flow запазва попълнени копия на образците на възложителя и оставя оригиналите непроменени. Можете да редактирате попълнените файлове в редактора, където Flow може също да създава и възстановява контролни точки, а предложените от Flow промени чакат Вашето потвърждение.
Съответства ли автоматизираната подготовка на оферти на правилата за обществени поръчки?
Flow проверява отговорите и документите Ви спрямо изискванията в документацията и може да зареди правилата за обществени поръчки на съответната държава. Не гарантира правна коректност, затова окончателният преглед и подаването остават за Вашия екип.
Какво става, когато планирана задача се изпълнява без надзор?
Изпълнението действа с правата, които екипът Ви е дал на задачата, и отваря собствен разговор. Историята показва Успешно, Неуспешно или Нужни са данни, а изпълнението никога не изтрива нищо окончателно.
Подава ли Flow оферти или изпраща ли имейли?
Никога не подава оферти. Flow подготвя файловете за подаване и съставя чернови на имейли, а съобщение изпраща само от свързаната Ви пощенска кутия, след Вашето одобрение. Подаването през платформата на възложителя остава за Вашия екип.
Автоматизирайте рутината при следващата оферта.
Започнете безплатно, отворете поръчка и поискайте от Flow план.