Обществените поръчки са една от последните големи индустрии, до които се докосна изкуственият интелект. Докато финансовите услуги, здравеопазването и логистиката използват ИИ от години, пазарът на обществени поръчки в EU на стойност 2 трилиона евро до голяма степен разчита на ръчни процеси: четене на тръжни документи на ръка, търсене в портали един по един и подготвяне на оферти в Word документи.

Това се променя бързо. Според изследване на AI at Wharton (*Growing Up: Navigating Gen AI's Early Years*), 94% от ръководителите в сферата на обществените поръчки са докладвали, че използват генеративен ИИ поне веднъж седмично през 2024 г. — ръст от 44 процентни пункта спрямо 2023 г. А самият EU активно насърчава електронните поръчки и дигиталната трансформация на публичното купуване.

Ето какво всъщност променя ИИ в обществените поръчки, какво работи днес, какво е преувеличено и какво означава това за компаниите, участващи в търгове.

Какво всъщност прави ИИ в поръчките днес

Нека разделим реалността от маркетинга. ИИ в поръчките не е едно единствено нещо — това е набор от възможности, приложени към различни етапи от жизнения цикъл на поръчката.

Откриване на търгове и напасване

Проблемът: Десетки хиляди търгове се публикуват ежедневно в стотици портали, на десетки езици, използвайки различни системи за класификация. Намирането на правилните възможности е като търсене на игла в купа сено — ако купата сено беше разпръсната в 27 държави.

Какво прави ИИ: Обработката на естествен език (NLP) и машинното обучение напасват търговете към профила на вашата компания въз основа на повече от просто CPV кодове и ключови думи. ИИ системите могат да разберат действителните изисквания, описани в даден търг, и да ги сравнят с вашия продуктов каталог, сертификати, минал опит и географски възможности.

Резултатът: Вместо да настройвате 50 известия за ключови думи и да се давите в нерелевантни резултати, получавате подбран списък с възможности, които действително са подходящи за вашия бизнес. Платформи като Tendersight използват ИИ, за да агрегират търгове от множество източници и да ги оценяват по релевантност.

Анализ на документи и извличане на изисквания

Проблемът: Едно тръжно досие може да бъде над 200 страници в множество документи. Извличането на всички изисквания — задължителни квалификации, критерии за оценка, формати за подаване, крайни срокове — отнема часове внимателно четене. Пропуснете едно изискване, заровено на страница 137, и ще бъдете дисквалифицирани.

Какво прави ИИ: Големите езикови модели могат да анализират тръжните документи и да извличат структурирана информация: всяко изискване, всеки краен срок, всеки задължителен документ. Те могат автоматично да създават матрици за съответствие и да маркират изисквания, на които може да не отговаряте.

Резултатът: Това, което преди отнемаше 4-8 часа време на анализатор, може да бъде направено за минути. Не е перфектно — ИИ все още прави грешки при сложни или двусмислени изисквания — но като първоначален преглед спестява огромно време и улавя неща, които хората пропускат.

Помощ при подготовката на оферти

Проблемът: Писането на отговор на търг изисква комбиниране на техническо съдържание, доказателства за съответствие, референции за минали проекти и ценообразуване в последователно предложение, което адресира всяко изискване в точния ред, посочен в търга.

Какво прави ИИ: ИИ може да изготвя чернови на раздели от отговора въз основа на базата знания на вашата компания (предишни оферти, продуктова документация, казуси), следвайки структурата, изисквана от търга. Той може да предложи кои минали проекти да цитирате, да адаптира стандартно съдържание към специфичните изисквания и да осигури последователност в цялото предложение.

Какво ИИ не може да направи (все още): Да напише печеливша оферта от нулата. Стратегическите решения — ценообразуване, състав на екипа, дизайн на решението, върху какво да се наблегне — все още изискват човешка преценка и експертен опит в съответната област.

Пазарно разузнаване и прогнозен анализ

Проблемът: Трябва ли да участвате в този търг? Каква е вероятната конкуренция? Каква цена ще спечели? Това са стратегически въпроси, на които компаниите исторически са отговаряли въз основа на интуиция и ограничени данни.

Какво прави ИИ: Чрез анализиране на исторически данни за обществени поръчки (минали възлагания, печеливши цени, модели на досегашни изпълнители, нива на повторно обявяване), ИИ може да оцени конкурентната динамика. Кои компании обикновено участват в този тип договори? Какъв е историческият диапазон на печелившите цени? Вероятно ли е досегашният изпълнител да запази договора?

Резултатът: По-добри решения за участие или отказ. Вместо да участвате във всичко и да печелите 5%, можете да се съсредоточите върху търгове, при които вероятността за победа е най-висока.

Какво е преувеличено

„ИИ ще пише офертите вместо вас“

Някои доставчици твърдят, че техният ИИ може да генерира пълни, готови за подаване отговори на търгове. В действителност, генерираните от ИИ оферти са веднага очевидни за опитните оценители. Те са общи, пропускат нюанси, специфични за конкретната възможност, и не отразяват уникалната стойност, която вашата компания носи.

ИИ е мощен помощник при изготвянето на чернови, а не заместител на опитните специалисти по изготвяне на оферти.

„ИИ ще замени служителите по обществени поръчки“

От страна на купувача има подобно преувеличение. ИИ може да помогне на възлагащите органи да пишат по-добри спецификации, да оценяват офертите по-последователно и да откриват манипулиране на търгове. Но решението за възлагане на обществена поръчка носи правни, политически и социални последици, които изискват човешка преценка и отговорност.

„Напълно автоматизирано наддаване“

Идеята, че можете да настроите ИИ система и тя автономно ще намира, ще кандидатства и ще печели търгове, е фантазия. Обществените поръчки са твърде разнообразни, твърде натоварени с документация и с твърде големи правни последици за пълна автоматизация. Правилният модел е сътрудничеството между човек и ИИ, където ИИ се справя с повтарящите се задачи с голям обем данни, а хората вземат стратегическите решения.

Как ИИ променя правилата на играта за МСП

Тук нещата стават интересни. В миналото големите компании имаха огромно предимство в обществените поръчки. Те разполагаха със специализирани екипи за оферти, обширни референтни проекти и ресурси за наблюдение на стотици портали в множество държави.

ИИ изравнява силите по няколко начина:

Мащабно наблюдение. Компания от 5 души вече може да наблюдава търгове във всички 27 държави от EU толкова ефективно, колкото и компания със специализирани търсачи на търгове на всеки пазар.

По-бърз анализ на документи. Четенето и разбирането на досие от 200 страници по търг вече не изисква анализатор на пълен работен ден. Член на екипа на МСП може да използва ИИ, за да извлече изискванията за минути, след което да фокусира човешкото време върху стратегически решения.

По-добри решения за участие (go/no-go). С пазарна информация, задвижвана от ИИ, МСП могат да съсредоточат ограничените си ресурси за оферти върху възможности, при които имат най-голям шанс за победа, вместо да разпиляват усилията си.

Трансграничен достъп. ИИ преводът и многоезичното напасване на търгове правят възможно за МСП да участват в търгове в страни, чийто език не говорят — нещо, което преди беше практически невъзможно.

Стремежът на EU към цифрови обществени поръчки

Европейският съюз не е просто пасивен наблюдател — той активно настоява за цифрова трансформация в обществените поръчки:

eForms: От октомври 2023 г. всички обявления за поръчки над праговете в TED трябва да използват новия стандарт eForms. Този структуриран формат на данните улеснява значително ИИ системите при парсването и анализа на информацията за търговете.

Принципът на еднократност (Once-Only Principle): EU работи по система, при която компаниите трябва да подават документите си за квалификация само веднъж, като данните се споделят автоматично между всички системи за обществени поръчки в EU.

Отворени данни: Данните от TED са достъпни като отворени данни, което позволява на всеки да изгражда инструменти за анализи и ИИ върху тях. Това подхрани вълна от стартъпи в сферата на технологиите за обществени поръчки.

Законодателен акт на EU за ИИ (EU AI Act): Наскоро приетият Законодателен акт за ИИ има специфични последици за обществените поръчки. Въпреки че ИИ може да се използва в поръчките, високорисковите приложения (като автоматизирано вземане на решения при възлагане на договори) са обект на допълнителни изисквания за прозрачност и човешки надзор.

Какво означава това за вашия бизнес

Ако все още не използвате ИИ

Започнете с наблюдение на търгове. Това е приложението на ИИ в обществените поръчки с най-нисък риск и най-висока възвръщаемост. Платформа като Tendersight може да агрегира търгове от множество източници и да използва ИИ, за да ги съпостави с вашия бизнес, спестявайки часове ръчно търсене.

Ако вече наблюдавате търгове

Следващата стъпка е анализът на документи. Използвайте ИИ, за да извличате изисквания от тръжните досиета, да създавате матрици за съответствие и да идентифицирате потенциални пречки на ранен етап. Това съкращава времето от „намерен търг“ до „решение за участие“ от дни на часове.

Ако подготвяте оферти

Използвайте ИИ като помощник при изготвянето на чернови. Подайте му вашите предишни оферти, продуктова документация и текущите изисквания на търга. Оставете го да създаде първи чернови на стандартните раздели (профил на компанията, описания на методологията, референтни проекти). След това инвестирайте експертното си време в разделите, които изискват стратегическо мислене и диференциация.

Какво предстои

Прогнозни обществени поръчки: ИИ системи, които предвиждат предстоящи търгове, преди те да бъдат публикувани, въз основа на бюджетни цикли, изтичащи договори и политически съобщения.

Автоматизирано съответствие: Проверка в реално време на квалификацията на вашата компания спрямо изискванията на търга, сигнализиране за пропуски, преди да губите време за оферти, които не можете да спечелите.

Анализ на офертите: Анализ след подаването на това защо сте спечелили или загубили, с практически препоръки за подобрение.

Интеграция на веригата за доставки: ИИ, който свързва данните за обществените поръчки с управлението на веригата за доставки, автоматично идентифицирайки търсенето в публичния сектор, което съответства на вашия производствен капацитет.

Компаниите, които ще доминират в обществените поръчки през следващото десетилетие, не са непременно най-големите — това са тези, които приемат тези инструменти най-рано и се научат да ги използват ефективно. Технологията е налична сега. Въпросът е дали ще я използвате вие или ще се конкурирате с тези, които го правят.