Софтуер за управление на търговеТърсене в сканирани приложения
Flow чете сканирани PDF файлове и търси във всеки документ клаузата, за която питате, като връща страницата и точното ѝ място.
Софтуер за управление на търговеСофтуер за управление на търгове vs ръчен процессравнени задача по задача.
Една поръчка за строителство, подготвена ръчно и с Flow, агента на Tendersight: кои задачи поема Flow и кои остават за вашия екип.
Документацията се чете на заден план
Образците на възложителя се попълват като копия
Подаването остава за вашия екип
Ръчно екипът ви чете, преписва и проверява отново всеки документ. С Flow екипът ви проверява това, което Flow е подготвил.
Стъпките на една поръчка остават същите: намиране, четене, отговори, ценообразуване, попълване, преглед, подаване. Променя се кой прави първия преглед и дали всеки отговор може да бъде проследен до източника си.
Софтуер за управление на търгове vs ръчен процес.
Осем задачи от типична поръчка, изпълнени ръчно и с Flow.
Намиране на обявления
Ръчен процес
Търсене в TED и националните портали един по един, с ключови думи, които пропускат обявления с други CPV кодове.
С Flow
Flow търси в 28+ официални източника с една заявка, избира CPV кодовете и запазва търсенето като известие.
Следене
Ръчен процес
Някой проверява порталите отново всяка сутрин.
С Flow
Планирана задача пуска търсенето в работните дни и отваря разговор с новите обявления.
Четене на документацията
Ръчен процес
Четене на всеки документ, включително сканираните приложения, за да се изброят изисквания, документи и срокове.
С Flow
Задълбоченият анализ извлича на заден план изискванията, изискваните документи, рисковете и въпросите за разяснение и чете сканирани PDF файлове.
Отговори на изискванията
Ръчен процес
Копиране на текст от минали оферти и повторна проверка спрямо новата формулировка.
С Flow
Flow изготвя отговор на всяко изискване по вашите документи и посочва страницата, на която се е основал.
Образци на възложителя
Ръчен процес
Преписване на фирмените данни в Word и Excel образците на всеки възложител.
С Flow
Flow попълва самите файлове на възложителя и запазва попълнено копие. Оригиналът никога не се променя.
Ценообразуване
Ръчен процес
Въвеждане на единични цени в количествената сметка, ред по ред.
С Flow
Flow обновява редовете на ценовото предложение за работи по количества, ценови листи или общи суми, с обща сума, след ваше потвърждение.
Финални проверки
Ръчен процес
Проверка на око, че във файловете за подаване не са останали вътрешни бележки.
С Flow
Всеки файл е маркиран като вътрешна работа или външно подаване, а файловете за подаване се проверяват за съдържание само за вътрешна употреба.
Подаване
Ръчен процес
Екипът ви качва офертата в портала на възложителя.
С Flow
Екипът ви качва офертата в портала на възложителя. Flow не подава оферти.
Същата поръчка за строителство, подготвена с Flow.
Пътностроителна фирма участва в поръчка за рехабилитация на окръжен път в Румъния. Пет ръчни задачи, както ги изпълнява Flow.
Планирана задача търси в SEAP и TED по CPV код, държава и стойност всеки работен ден. Всяко изпълнение отваря разговор с новите обявления.
Задълбоченият анализ преминава през указанията, техническата спецификация, количествената сметка и сканираните приложения и извлича това, което е нужно за офертата. Работи на заден план.
При критериите за подбор Flow цитира клаузата и страницата и посочва къде документите ви не са достатъчни.
Flow въвежда единичните ви цени в редовете на ценовото предложение за работи по количества и показва общата сума. Нищо не се запазва, докато не одобрите.
Формулярът за оферта, количествената сметка и линейният график се попълват в самите файлове на възложителя. Вътрешните бележки остават извън файловете за подаване.
Ръчният списък за проверка, като заявки към Flow.
Примерни заявки от пътностроителна фирма, която участва в поръчки на окръжни съвети и общини в Румъния.
- Търсене
Потърси поръчки в Румъния за CPV 45233141, публикувани през последните 14 дни, с прогнозна стойност над 10 млн. RON.
- Документи
Намери в документацията за поръчката в Клуж размера на гаранцията за участие и срока ѝ на валидност, с препратки към страниците.
- Ценообразуване
Попълни количествената сметка за позиция 1 с нашите единични цени за 2026 г. и ми покажи общата сума, преди да я запазиш.
- Фирма
Прочети фирмения ни профил и банковите ни данни и отбележи празните полета, които се изискват в обществените поръчки в Румъния.
- График
Всеки понеделник в 08:00 обобщавай проектите за оферти със срок през следващите 14 дни и докъде е стигнал всеки от тях.
- Проучване
Потърси в мрежата актуални цени на асфалтови смеси в Румъния и посочи източниците.
Още задачи от ръчния списък, предадени на Flow.
Сканирани приложения, търсене в портали, противоречия в документацията и къде остават данните ви.
Една заявка в 28+ източника
Питайте с обикновени думи. Flow търси в TED и националните портали с филтри по CPV, държава, стойност и срок.
Данните ви остават при екипа ви
Flow работи в рамките на данните на екипа ви. Колегите могат да отварят разговорите си само за четене, а всяко одобрение се записва.
Противоречия в документацията, открити навреме
Когато техническата спецификация и количествената сметка се разминават, Flow изготвя искането за разяснение. Екипът Ви го изпраща сам или го одобрява и Flow го изпраща от свързаната Ви пощенска кутия.
Какво остава за вашия екип.
Flow подготвя работата. Решенията, подписите и подаването остават за хората, които отговарят за офертата.
Дали да участвате
Flow може да направи оценката „go/no-go“. Решението взема вашият екип.
Крайната цена
Flow въвежда цени и суми за потвърждение. Екипът ви определя надценката и одобрява редовете на офертата.
Подписи и декларации
Flow попълва декларациите с фирмените ви данни. Законният ви представител ги преглежда и подписва.
Въпроси към възложителя
Flow изготвя искания за разяснения. Екипът ви решава какво да попита и ги изпраща.
Правен преглед
Flow цитира източниците си, но не гарантира правна коректност. Финалният преглед остава за вашия екип.
Подаване
Flow не подава оферти в порталите на възложителите. Екипът ви качва и подава офертата.
Сравнете с поръчка, която сте подготвили ръчно.
В демонстрацията пускаме през Flow поръчка, за която вече сте подали оферта, така че екипът ви да сравни резултата със собствената си оферта.
Свързани
Управление на търгове
Въпроси за прехода от ръчен процес
Каква е разликата между софтуера за управление на търгове и ръчния процес?
При ръчния процес екипът ви търси в портали, чете всеки документ, преписва фирмените данни в образци и следи сроковете в таблици. С Tendersight Flow прави първия преглед: търси, чете документацията, изготвя отговори с източници и попълва образците на възложителя като копия. Екипът ви преглежда, решава и подава.
Кои задачи поема Flow?
Търсене на обявления и изпълнение на планирани търсения, задълбочен анализ на документацията, търсене в документи, включително сканирани PDF файлове, изготвяне на отговори на изискванията, обновяване на редовете от ценовото предложение, попълване на Word и Excel образци и изготвяне на имейли с искания за разяснения. Промените в оферти, документи и фирмени данни изчакват вашето одобрение.
Какво все още трябва да прави екипът?
Да реши дали да участва, да одобри цените, да подпише декларациите, да одобри въпросите към възложителя, да направи финалния преглед и да подаде офертата в портала на възложителя. Flow не подава оферти, а имейл изпраща само след Вашето одобрение.
Можем ли да запазим таблиците и образците си?
Да. Flow попълва самите .docx, .xlsx и .pptx файлове на възложителя, импортира документите по поръчката в библиотеката на офертата, създава Excel файлове с посочени източници и допускания и се свързва с Google Drive и Google Sheets чрез интеграции.
Има ли смисъл за малък екип за оферти?
Flow е наличен във всеки план, включително в безплатния план с по-лека версия на асистента с ограничено ползване, така че малък екип може да го изпробва по текуща поръчка, преди да избере платен план.
Как да преминем от ръчен процес?
Започнете с търсене: опишете договорите, за които кандидатствате, и оставете Flow да избере CPV кодовете. След това добавете фирмения си профил, референциите и ценовите листи, така че отговорите и цените да идват от вашите собствени документи. Документите от поръчка, по която вече работите, могат да бъдат импортирани в оферта.
Запазете процеса си. Предайте ръчната работа.
Започнете безплатно, опишете договорите, за които кандидатствате, и помолете Flow да прочете документацията на следващата ви поръчка.