Automatizace nabídekPlánované úlohy běžnými slovy
Pojmenujte úlohu, napište pokyn a vyberte plán: denně, v pracovní dny, ve vybrané dny, měsíčně nebo ročně. Každé spuštění otevře vlastní konverzaci.
Automatizace nabídek
Automatizace nabídek, která ukazuje každý kroka ptá se, než jedná.
Flow, agent Tendersight, přebírá opakující se části přípravy nabídek: plány, analýzu zadávací dokumentace, vyplněné formuláře a plánované kontroly.
Plány čekají na vaše schválení
Vyplněné kopie, originály beze změny
Podání zůstává na vašem týmu
Rutinní práce běží na pozadí. Rozhodnutí zůstávají na vašem týmu.
Flow naplánuje práci, přečte zadávací dokumentaci, vyplní formuláře zadavatele a opakuje kontroly podle plánu. Každá navržená změna čeká na schválení a každé schválení se zaznamená v konverzaci.
Co lze v řízení nabídek automatizovat
Jasné rozdělení přípravy nabídky: práce, kterou převezme Flow, a práce, která zůstává na vašem týmu.
Hledání zakázek
- Co dělá Flow
- Hledá oznámení podle kódu CPV, země, hodnoty a lhůty a ukládá hledání jako upozornění.
- Co dělá váš tým
- Rozhoduje, o které zakázky se vyplatí usilovat.
Čtení zadávací dokumentace
- Co dělá Flow
- Provede hloubkovou analýzu každého dokumentu: požadavky, hodnoticí kritéria, požadované dokumenty, rizika a body k vysvětlení.
- Co dělá váš tým
- Posoudí rizika a body k vysvětlení, na které Flow upozorní.
Podat, či nepodat
- Co dělá Flow
- Spustí dovednost pro posouzení zakázky a vrátí Podat, Podat s podmínkami nebo Nepodávat.
- Co dělá váš tým
- Rozhodne o podání nabídky.
Formuláře zadavatele
- Co dělá Flow
- Vyplní formuláře .docx, .xlsx a .pptx a uloží vyplněnou kopii. Originál se nikdy nemění.
- Co dělá váš tým
- Zkontroluje vyplněnou kopii a podepíše ji.
Ceny
- Co dělá Flow
- Připraví položky cenové nabídky ze sazeb, paušálů, produktových katalogů nebo výkazu výměr, s celkovou cenou.
- Co dělá váš tým
- Stanoví konečné ceny a schválí nabídku.
Opakované kontroly
- Co dělá Flow
- Spouští plánované úlohy, například týdenní přehled nabídek s termínem v příštích 7 dnech.
- Co dělá váš tým
- Určuje, co poběží, kdy a s jakými oprávněními.
Podání
- Co dělá Flow
- Označí soubory k podání a zkontroluje, zda neobsahují interní obsah.
- Co dělá váš tým
- Podá nabídku přes elektronický nástroj zadavatele.
Jak Flow automatizuje přípravu nabídek.
Velké úkoly začínají plánem. Flow ho plní v mnoha krocích, dlouhé analýzy spouští na pozadí a zastaví se tam, kde je potřeba rozhodnutí.
U velkého úkolu Flow napíše přehled a seznam úkolů. Schválíte ho, zamítnete nebo požádáte o změny dřív, než práce začne.
Až tři pomocní agenti pracují souběžně, například jeden na každou část zakázky a jeden na průzkum cen. Každý se otevře ve vlastním panelu.
Hloubková analýza vytáhne požadavky, hodnoticí kritéria, požadované dokumenty a rizika. Obvykle trvá 1 až 20 minut a konverzaci můžete mezitím opustit.
Flow upravuje přímo soubory Word, Excel a PowerPoint zadavatele a ukládá vyplněné kopie. Každý soubor je označen jako interní pracovní nebo k podání.
Změny požadavků, nabídek, dokumentů a firemních údajů nejdřív zobrazí potvrzovací kartu. Každé schválení se zaznamená v konverzaci.
Automatizace začíná jednou žádostí.
Příklady toho, co nabídkové týmy zadávají Flow: plánovat, vyplňovat, naceňovat a opakovat.
- Plán
Připrav nabídku na část 2 zakázky na správu budov. Než začneš, ukaž mi plán.
- Plánování
Každé pondělí v 08:00 shrň nabídky s termínem v příštích 7 dnech a jak daleko je každá z nich.
- Formuláře
Vyplň cenový formulář zadavatele sazbami z naší nabídky na část 1 a ulož vyplněnou kopii.
- Ceny
Sestav cenovou nabídku na část údržby z našeho ceníku sazeb a ukaž celkovou cenu.
- Upozornění
Vytvoř upozornění na zakázky na správu budov v Belgii a Nizozemsku nad 200 000 EUR.
- Dovednost
Udělej z této konverzace týmovou dovednost, kterou použijeme u příští rámcové dohody na úklid.
Opakovaná práce, nastavená jednou.
Plánované úlohy, upozornění, připomínky a opakovaně použitelné dovednosti. Vše vzniká v konverzaci a stejně se i mění.
Upozornění vytvořená v konverzaci
Popište, jaké zakázky hledáte. Flow nastaví filtry, uloží upozornění a později ho může změnit nebo odstranit.
Týmové dovednosti pro opakovanou práci
Z dokončené konverzace udělejte opakovaně použitelnou dovednost, například pro kontrolu souladu nabídky nebo sepsání žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace.
Připomínky jako koncept, odeslání až po vašem schválení
Flow napíše zprávu s příjemcem a předmětem. Otevřete ji ve svém e-mailovém klientovi, nebo ji schvalte a Flow ji odešle z vaší propojené poštovní schránky.
Odpovědi, které lze ověřit
Každá odpověď na požadavek cituje dokument a stránku, o které se opírá, a upozorní, když vaše dokumenty nestačí.
Automatizace s viditelnými hranicemi.
Flow jedná s oprávněními, která nastaví váš tým. Tyto hranice platí v každé konverzaci a při každém plánovaném spuštění.
Plán před velkými úkoly
Velké úkoly začínají přehledem a seznamem úkolů a práce čeká, dokud plán neschválíte.
Schválení před změnou
Změny požadavků, nabídek, dokumentů, produktů, firemních údajů, upozornění a plánovaných úloh vyžadují Schválit nebo Zamítnout.
Žádné mazání bez dohledu
Plánovaná spuštění nikdy nic trvale nesmažou. Mazání se místo toho navrhne v souhrnu spuštění.
Kontrola souborů k podání
Soubory označené k podání se před uložením kontrolují na interní obsah, například strategii nebo poznámky o konkurenci.
Zdroje u každé odpovědi
Odpovědi uvádějí dokument a stránku, odkud pocházejí. Flow si nevymýšlí údaje o zakázce, ceny ani data.
Podání zůstává na vás
Flow nepodává nabídky ani neupravuje oznámení. E-mail odešle pouze z vaší propojené poštovní schránky a až po vašem schválení. Konečná kontrola a podání patří vašemu týmu.
Přineste práci na nabídkách, kterou váš tým opakuje nejčastěji.
V ukázce nastavíme ve Flow plán, vyplněný formulář a plánovanou úlohu na zakázce, na které váš tým pracuje.
Související
Otázky k automatizaci nabídek
Které části přípravy nabídky lze automatizovat?
Flow umí hledat zakázky a ukládat upozornění, analyzovat zadávací dokumentaci, psát odpovědi na požadavky, vyplňovat formuláře zadavatele jako kopie, připravovat položky cenové nabídky a spouštět plánované kontroly. Rozhodnutí o podání, konečné ceny, podpisy a podání zůstávají na vašem týmu.
Jak Flow automatizuje nabídku?
Úkol popíšete v konverzaci. U velkých úkolů Flow napíše plán a čeká na schválení, pak ho postupně plní, dlouhé analýzy spouští na pozadí a souběžně využívá až tři pomocné agenty. Každý krok se zobrazuje průběžně.
Můžeme upravovat dokumenty, které Flow vytvoří?
Ano. Flow ukládá vyplněné kopie formulářů zadavatele a originály nechává beze změny. Vyplněné soubory můžete upravovat v editoru, kde Flow umí také vytvářet a obnovovat kontrolní body, a změny navržené Flow čekají na vaše potvrzení.
Je automatizovaná příprava nabídek v souladu s pravidly zadávání veřejných zakázek?
Flow kontroluje vaše odpovědi a dokumenty vůči požadavkům zadávací dokumentace a umí načíst pravidla zadávání pro konkrétní zemi. Právní správnost nezaručuje, proto konečná kontrola a podání zůstávají na vašem týmu.
Co se stane, když plánovaná úloha běží bez dohledu?
Spuštění jedná s oprávněními, která úloze dal váš tým, a otevře vlastní konverzaci. Historie spuštění ukazuje Úspěšné, Neúspěšné nebo Vyžaduje údaje a spuštění nikdy nic trvale nesmaže.
Podává Flow nabídky nebo posílá e-maily?
Nabídky nikdy nepodává. Flow připravuje soubory označené k podání a píše koncepty e-mailů. Zprávu odešle pouze z vaší propojené poštovní schránky a až po vašem schválení. Podání přes elektronický nástroj zadavatele zůstává na vašem týmu.
Automatizujte rutinu u příští nabídky.
Začněte zdarma, otevřete zakázku a požádejte Flow o plán.