Software pro správu veřejných zakázekVyhledávání v naskenovaných přílohách
Flow čte naskenovaná PDF a v každém dokumentu najde ustanovení, na které se ptáte, se stránkou a přesným umístěním.
Software pro správu veřejných zakázekSoftware pro správu zakázek vs. manuální processrovnání úkol po úkolu.
Jedna zakázka na stavební práce, připravená ručně a s Flow, agentem Tendersight: které úkoly Flow převezme a které zůstanou vašemu týmu.
Zadávací dokumentace čtená na pozadí
Formuláře zadavatele vyplněné jako kopie
Podání zůstává vašemu týmu
Při ruční práci váš tým čte, přepisuje a znovu kontroluje každý dokument. S Flow váš tým kontroluje, co Flow připravil.
Kroky zakázky zůstávají stejné: najít, přečíst, odpovědět, nacenit, vyplnit, zkontrolovat, podat. Mění se to, kdo udělá první průchod a zda lze každou odpověď dohledat až ke zdroji.
Software pro správu zakázek vs. manuální proces.
Osm úkolů z běžné zakázky, udělaných ručně a s Flow.
Hledání oznámení
Manuální proces
Procházení TED a národních portálů jednoho po druhém, s klíčovými slovy, která minou oznámení pod jinými kódy CPV.
S Flow
Flow jedním požadavkem prohledá 28+ oficiálních zdrojů, vybere kódy CPV a uloží hledání jako upozornění.
Sledování
Manuální proces
Někdo každé ráno znovu prochází portály.
S Flow
Naplánovaná úloha spouští hledání v pracovní dny a otevírá konverzaci s novými oznámeními.
Čtení zadávací dokumentace
Manuální proces
Čtení každého dokumentu včetně naskenovaných příloh, aby vznikl seznam požadavků, dokladů a lhůt.
S Flow
Hloubková analýza na pozadí vytáhne požadavky, požadované doklady, rizika a body k vysvětlení a čte i naskenovaná PDF.
Odpovědi na požadavky
Manuální proces
Kopírování textu ze starších nabídek a jeho kontrola proti novému znění.
S Flow
Flow připraví odpověď na každý požadavek z vašich dokumentů a uvede stránku, o kterou se opřel.
Formuláře zadavatele
Manuální proces
Přepisování firemních údajů do vzorů Word a Excel každého zadavatele.
S Flow
Flow vyplní přímo soubory zadavatele a uloží vyplněnou kopii. Originál se nikdy nemění.
Nacenění
Manuální proces
Zadávání jednotkových cen do výkazu výměr, řádek po řádku.
S Flow
Flow po vašem potvrzení aktualizuje řádky cenové části nabídky pro měřené práce, sazebníky nebo paušální ceny, s celkovým součtem.
Závěrečné kontroly
Manuální proces
Kontrola od oka, že v souborech k podání nezůstaly interní poznámky.
S Flow
Každý soubor je označen jako interní pracovní nebo k podání a soubory k podání se kontrolují na čistě interní obsah.
Podání
Manuální proces
Váš tým nahraje nabídku na portál zadavatele.
S Flow
Váš tým nahraje nabídku na portál zadavatele. Flow nabídky nepodává.
Stejná zakázka na stavební práce, připravená s Flow.
Stavební firma zaměřená na silnice se uchází o rekonstrukci krajské silnice v Rumunsku. Pět ručních úkolů a jak je zvládá Flow.
Naplánovaná úloha každý pracovní den prohledá SEAP a TED podle kódu CPV, země a hodnoty. Každé spuštění otevře konverzaci s novými oznámeními.
Hloubková analýza projde zadávací podmínky, technické podmínky, výkaz výměr a naskenované přílohy a vytáhne, co nabídka potřebuje. Běží na pozadí.
U kvalifikačních požadavků Flow cituje ustanovení a stránku a řekne, kde vaše doklady nestačí.
Flow zapíše vaše jednotkové ceny do řádků cenové části nabídky pro měřené práce a ukáže celkový součet. Nic se neuloží, dokud neschválíte.
Krycí list nabídky, výkaz výměr a harmonogram prací se vyplní přímo v souborech zadavatele. Interní poznámky zůstanou mimo soubory k podání.
Ruční kontrolní seznam jako požadavky pro Flow.
Příklady požadavků stavební firmy zaměřené na silnice, která se uchází o krajské a městské zakázky v Rumunsku.
- Hledání
Vyhledej zakázky v Rumunsku pro CPV 45233141 zveřejněné za posledních 14 dní s předpokládanou hodnotou nad 10 mil. RON.
- Dokumenty
Najdi v zadávací dokumentaci zakázky z Kluže výši jistoty a dobu její platnosti, s odkazy na stránky.
- Nacenění
Vyplň výkaz výměr pro část 1 našimi jednotkovými cenami na rok 2026 a před uložením mi ukaž celkový součet.
- Firma
Přečti náš firemní profil a bankovní údaje a označ prázdná pole, která vyžadují veřejné zakázky v Rumunsku.
- Plánování
Každé pondělí v 08:00 shrň nabídky s termínem v příštích 14 dnech a jak daleko je každá z nich.
- Rešerše
Vyhledej na webu aktuální ceny asfaltových směsí v Rumunsku a uveď zdroje.
Další položky ručního seznamu, předané Flow.
Naskenované přílohy, hledání na portálech, rozpory v dokumentaci a kde zůstávají vaše data.
Jeden požadavek, 28+ zdrojů
Ptejte se běžnou řečí. Flow prohledá TED a národní portály s filtry podle CPV, země, hodnoty a lhůty.
Vaše data zůstávají u vašeho týmu
Flow pracuje v datech vašeho týmu. Kolegové mohou otevírat konverzace ostatních pouze pro čtení a každé schválení se zaznamená.
Rozpory v dokumentaci, odhalené včas
Kde se technické podmínky a výkaz výměr rozcházejí, Flow připraví žádost o vysvětlení. Váš tým ji odešle sám, nebo ji schválí a Flow ji odešle z vaší propojené poštovní schránky.
Co zůstává vašemu týmu.
Flow připraví práci. Rozhodnutí, podpisy a podání zůstávají lidem, kteří za nabídku odpovídají.
Rozhodnutí o účasti
Flow může provést posouzení go/no-go. Rozhoduje váš tým.
Konečná cena
Flow zapíše ceny a součty k potvrzení. Váš tým určí marži a schválí řádky nabídky.
Podpisy a prohlášení
Flow vyplní prohlášení vašimi firemními údaji. Váš statutární zástupce je zkontroluje a podepíše.
Dotazy na zadavatele
Flow připraví žádosti o vysvětlení. Váš tým rozhodne, na co se zeptat, a odešle je.
Právní kontrola
Flow uvádí své zdroje, ale nezaručuje právní správnost. Závěrečná kontrola zůstává vašemu týmu.
Podání
Flow nepodává nabídky na portálech zadavatelů. Váš tým nabídku nahraje a podá.
Porovnejte to na zakázce, kterou jste připravili ručně.
Na demu projdeme s Flow zakázku, do které jste už podali nabídku, aby váš tým mohl výsledek porovnat se svou vlastní nabídkou.
Související
Otázky k přechodu z manuálního procesu
Jaký je rozdíl mezi softwarem pro správu zakázek a manuálním procesem?
V manuálním procesu váš tým prohledává portály, čte každý dokument, přepisuje firemní údaje do formulářů a sleduje lhůty v tabulkách. S Tendersight udělá první průchod Flow: vyhledává, čte zadávací dokumentaci, připravuje odpovědi se zdroji a vyplňuje formuláře zadavatele jako kopie. Váš tým kontroluje, rozhoduje a podává.
Které úkoly Flow převezme?
Vyhledávání oznámení a spouštění naplánovaných hledání, hloubkovou analýzu zadávací dokumentace, hledání v dokumentech včetně naskenovaných PDF, přípravu odpovědí na požadavky, aktualizaci řádků cenové části nabídky, vyplňování formulářů Word a Excel a přípravu e-mailů se žádostí o vysvětlení. Změny nabídek, dokumentů a firemních údajů čekají na vaše schválení.
Co musí dál dělat tým?
Rozhodnout o účasti, schválit ceny, podepsat prohlášení, schválit dotazy zadavateli, provést závěrečnou kontrolu a podat nabídku na portálu zadavatele. Flow nepodává nabídky a e-mail odešle až po vašem schválení.
Můžeme si ponechat své tabulky a vzory?
Ano. Flow vyplňuje přímo soubory .docx, .xlsx a .pptx zadavatele, importuje zadávací dokumentaci do knihovny nabídky, vytváří soubory Excel s uvedenými zdroji a předpoklady a přes integrace se připojuje ke Google Drive a Google Sheets.
Má to smysl i pro malý tým, který připravuje nabídky?
Flow je k dispozici v každém tarifu, včetně bezplatného tarifu s odlehčenou verzí asistenta s omezeným využitím, takže malý tým si ho může vyzkoušet na živé zakázce, než si vybere placený tarif.
Jak přejít z manuálního procesu?
Začněte hledáním: popište zakázky, o které se ucházíte, a nechte Flow vybrat kódy CPV. Pak přidejte firemní profil, reference a ceníky, aby odpovědi a ceny vycházely z vašich vlastních dokumentů. Dokumenty zakázky, na které už pracujete, lze importovat do nabídky.
Ponechte si svůj proces. Ruční práci předejte.
Začněte zdarma, popište zakázky, o které se ucházíte, a požádejte Flow, aby přečetl zadávací dokumentaci vaší příští zakázky.