AngebotsautomatisierungGeplante Aufgaben in einfachen Worten
Benennen Sie die Aufgabe, schreiben Sie die Anweisung und wählen Sie den Zeitplan: täglich, werktags, an bestimmten Tagen, monatlich oder jährlich. Jeder Lauf öffnet einen eigenen Verlauf.
Angebotsautomatisierung
Angebotsautomatisierung, die jeden Schritt zeigtund vor dem Handeln fragt.
Flow, der Tendersight-Agent, übernimmt die wiederkehrenden Teile Ihres Angebotsprozesses: Pläne, Analyse der Vergabeunterlagen, ausgefüllte Formulare und geplante Prüfungen.
Pläne warten auf Ihre Freigabe
Ausgefüllte Kopien, Originale unverändert
Die Abgabe bleibt bei Ihrem Team
Die Routinearbeit läuft im Hintergrund. Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Flow plant die Aufgabe, liest die Vergabeunterlagen, füllt die Formulare des Auftraggebers aus und wiederholt Prüfungen nach Zeitplan. Jede vorgeschlagene Änderung wartet auf Freigabe, und jede Freigabe wird im Verlauf festgehalten.
Was sich im Bid-Management automatisieren lässt
Eine klare Aufteilung des Angebotsprozesses: die Arbeit, die Flow übernimmt, und die Arbeit, die bei Ihrem Team bleibt.
Ausschreibungen finden
- Was Flow übernimmt
- Sucht Bekanntmachungen nach CPV-Code, Land, Auftragswert und Frist und speichert die Suche als Alert.
- Was Ihr Team übernimmt
- Entscheidet, welche Ausschreibungen sich lohnen.
Vergabeunterlagen lesen
- Was Flow übernimmt
- Führt eine Tiefenanalyse jedes Dokuments durch: Anforderungen, Zuschlagskriterien, geforderte Unterlagen, Risiken und Klärungspunkte.
- Was Ihr Team übernimmt
- Prüft die Risiken und Klärungspunkte, die Flow meldet.
Go oder No-Go
- Was Flow übernimmt
- Führt den Skill zur Bewertung der Ausschreibung aus und liefert Go, Go mit Bedingungen oder No-Go.
- Was Ihr Team übernimmt
- Trifft die Angebotsentscheidung.
Formulare des Auftraggebers
- Was Flow übernimmt
- Füllt die .docx-, .xlsx- und .pptx-Formulare aus und speichert eine ausgefüllte Kopie. Das Original wird nie verändert.
- Was Ihr Team übernimmt
- Prüft die ausgefüllte Kopie und unterschreibt.
Preise
- Was Flow übernimmt
- Erstellt Positionen des Preisangebots aus Stundensätzen, Pauschalen, Produktkatalogen oder Aufmaß, mit Gesamtsumme.
- Was Ihr Team übernimmt
- Legt die Endpreise fest und gibt das Angebot frei.
Wiederkehrende Prüfungen
- Was Flow übernimmt
- Führt geplante Aufgaben aus, etwa eine wöchentliche Übersicht der Angebote, die in den nächsten 7 Tagen fällig sind.
- Was Ihr Team übernimmt
- Legt fest, was wann und mit welchen Berechtigungen läuft.
Abgabe
- Was Flow übernimmt
- Kennzeichnet Dateien für die externe Abgabe und prüft sie auf rein interne Inhalte.
- Was Ihr Team übernimmt
- Reicht das Angebot über das Portal des Auftraggebers ein.
So automatisiert Flow den Angebotsprozess.
Große Aufgaben beginnen mit einem Plan. Flow arbeitet ihn in vielen Schritten ab, lässt lange Analysen im Hintergrund laufen und hält an, wo eine Entscheidung nötig ist.
Für eine große Aufgabe schreibt Flow einen Überblick und eine To-do-Liste. Sie geben ihn frei, lehnen ihn ab oder fordern Änderungen an, bevor die Arbeit beginnt.
Bis zu drei Nebenagenten arbeiten parallel, zum Beispiel einer je Los und einer für die Preisrecherche. Jeder öffnet sich in einem eigenen Bereich.
Die Tiefenanalyse extrahiert Anforderungen, Zuschlagskriterien, geforderte Unterlagen und Risiken. Sie dauert meist 1 bis 20 Minuten, und Sie können die Unterhaltung verlassen.
Flow bearbeitet die Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien des öffentlichen Auftraggebers selbst und speichert ausgefüllte Kopien. Jede Datei ist als interne Arbeitsdatei oder externe Abgabe gekennzeichnet.
Änderungen an Anforderungen, Angeboten, Dokumenten und Unternehmensdaten zeigen zuerst eine Bestätigungskarte. Jede Freigabe wird im Verlauf festgehalten.
Automatisierung beginnt mit einer Anfrage.
Beispiele dafür, was Angebotsteams Flow planen, ausfüllen, kalkulieren und wiederholen lassen.
- Plan
Bereite das Angebot für Los 2 der Ausschreibung Gebäudedienstleistungen vor. Zeig mir zuerst den Plan.
- Zeitplan
Fasse jeden Montag um 08:00 die Angebote zusammen, die in den nächsten 7 Tagen fällig sind, und wie weit jedes ist.
- Formulare
Fülle das Preisblatt des Auftraggebers mit den Sätzen aus unserem Angebot für Los 1 aus und speichere eine ausgefüllte Kopie.
- Preise
Erstelle das Preisangebot für das Wartungslos aus unserer Preisliste und zeig mir die Gesamtsumme.
- Alerts
Lege einen Alert für Facility-Management-Ausschreibungen in Belgien und den Niederlanden über 200.000 EUR an.
- Skill
Mach aus dieser Unterhaltung einen Team-Skill, den wir bei der nächsten Rahmenvereinbarung für Reinigung nutzen können.
Wiederkehrende Arbeit, einmal eingerichtet.
Geplante Aufgaben, Alerts, Erinnerungen und wiederverwendbare Skills. Alles wird in einer Unterhaltung angelegt und dort auch geändert.
Alerts direkt aus der Unterhaltung
Beschreiben Sie die gesuchten Ausschreibungen. Flow setzt die Filter, speichert den Alert und kann ihn später ändern oder entfernen.
Team-Skills für wiederkehrende Arbeit
Machen Sie aus einer abgeschlossenen Unterhaltung einen wiederverwendbaren Skill, etwa für die Prüfung der Angebotskonformität oder das Entwerfen von Bieterfragen.
Erinnerungen als Entwurf, Versand erst nach Ihrer Freigabe
Flow entwirft die Nachricht mit Empfänger und Betreff. Öffnen Sie sie in Ihrem E-Mail-Programm oder geben Sie sie frei, und Flow versendet sie aus Ihrem verbundenen Postfach.
Antworten, die sich prüfen lassen
Jede Antwort auf eine Anforderung nennt Dokument und Seite, auf die sie sich stützt, und sagt, wenn Ihre Unterlagen nicht ausreichen.
Automatisierung mit sichtbaren Grenzen.
Flow handelt mit den Berechtigungen, die Ihr Team festlegt. Diese Grenzen gelten in jeder Unterhaltung und bei jedem geplanten Lauf.
Pläne vor großen Aufgaben
Große Aufgaben beginnen mit Überblick und To-do-Liste, und die Arbeit wartet, bis der Plan freigegeben ist.
Freigabe vor Änderungen
Änderungen an Anforderungen, Angeboten, Dokumenten, Produkten, Unternehmensdaten, Alerts und geplanten Aufgaben brauchen Freigeben oder Ablehnen.
Kein Löschen ohne Aufsicht
Geplante Läufe löschen nie etwas dauerhaft. Löschungen werden stattdessen in der Zusammenfassung des Laufs vorgeschlagen.
Abgabedateien geprüft
Dateien für die externe Abgabe werden vor dem Speichern auf rein interne Inhalte wie Strategie oder Notizen zu Wettbewerbern geprüft.
Quellen zu jeder Antwort
Antworten nennen Dokument und Seite, aus denen sie stammen. Flow erfindet keine Fakten zur Ausschreibung, keine Preise und keine Termine.
Die Abgabe bleibt bei Ihnen
Flow reicht keine Angebote ein, bearbeitet keine Bekanntmachungen und versendet E-Mails nur aus Ihrem verbundenen Postfach und erst nach Ihrer Freigabe. Endkontrolle und Abgabe liegen bei Ihrem Team.
Bringen Sie die Angebotsarbeit mit, die sich am häufigsten wiederholt.
In einer Demo richten wir in Flow einen Plan, ein ausgefülltes Formular und eine geplante Aufgabe ein, an einer Ausschreibung, an der Ihr Team gerade arbeitet.
Weiterführend
Plattform
Anwendungsfälle
Fragen zur Angebotsautomatisierung
Welche Teile des Angebotsprozesses lassen sich automatisieren?
Flow kann Ausschreibungen finden und Alerts speichern, die Vergabeunterlagen analysieren, Antworten auf Anforderungen entwerfen, die Formulare des Auftraggebers als Kopien ausfüllen, Positionen des Preisangebots vorbereiten und geplante Prüfungen ausführen. Angebotsentscheidung, Endpreise, Unterschriften und Abgabe bleiben bei Ihrem Team.
Wie automatisiert Flow ein Angebot?
Sie beschreiben die Aufgabe in einer Unterhaltung. Bei großen Aufgaben schreibt Flow einen Plan und wartet auf Freigabe, arbeitet ihn dann ab, lässt lange Analysen im Hintergrund laufen und setzt bis zu drei Nebenagenten parallel ein. Jeder Schritt wird angezeigt, während er passiert.
Können wir die Dokumente bearbeiten, die Flow erstellt?
Ja. Flow speichert ausgefüllte Kopien der Formulare des Auftraggebers und lässt die Originale unverändert. Sie können die ausgefüllten Dateien im Editor bearbeiten, wo Flow auch Checkpoints anlegen und wiederherstellen kann, und von Flow vorgeschlagene Änderungen warten auf Ihre Bestätigung.
Ist die automatisierte Angebotserstellung vergaberechtskonform?
Flow prüft Ihre Antworten und Unterlagen gegen die Anforderungen in den Vergabeunterlagen und kann länderspezifische Vergaberegeln laden. Rechtliche Richtigkeit garantiert Flow nicht, daher bleiben Endkontrolle und Abgabe bei Ihrem Team.
Was passiert, wenn eine geplante Aufgabe unbeaufsichtigt läuft?
Der Lauf handelt mit den Berechtigungen, die Ihr Team der Aufgabe gegeben hat, und startet eine eigene Unterhaltung. Die Laufhistorie zeigt Erfolgreich, Fehlgeschlagen oder Eingabe nötig, und ein Lauf löscht nie etwas dauerhaft.
Reicht Flow Angebote ein oder versendet es E-Mails?
Angebote reicht Flow nie ein. Es bereitet Dateien für die externe Abgabe vor und entwirft E-Mails, die es nur aus Ihrem verbundenen Postfach und erst nach Ihrer Freigabe versendet. Die Abgabe über das Portal des Auftraggebers bleibt bei Ihrem Team.
Automatisieren Sie die Routine beim nächsten Angebot.
Kostenlos starten, eine Ausschreibung öffnen und Flow um einen Plan bitten.