Leitfaden zur EU-Vergabe
Leitfaden zur EU-VergabeÖffentliche Auftragsvergabe in der EUverständlich für Bieter.
Wie europäische öffentliche Aufträge bekannt gemacht, durchgeführt und vergeben werden und wo Flow, der Tendersight-Agent, das Lesen und die Formulare übernimmt.
Ein Beschaffungsmarkt von über 2 Bio. €
Bekanntmachungen aus 27 EU-Ländern
TED und nationale Portale, 28+ Quellen
Ein Rechtsrahmen für die ganze EU. Ein anderes Portal und andere Formulare in jedem Land.
EU-Richtlinien legen gemeinsame Verfahren und Grundsätze fest, und jeder Mitgliedstaat setzt sie in nationales Recht um. Flow liest jede Vergabeunterlage so, wie der Auftraggeber sie veröffentlicht hat, mit ihren eigenen Anforderungen und Formularen.
Was ist öffentliche Auftragsvergabe in der EU?
Die Regeln, nach denen öffentliche Stellen in der Europäischen Union Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen beschaffen.
Öffentliche Auftragsvergabe in der EU ist der Prozess, in dem öffentliche Auftraggeber, von Ministerien und Regionen bis zu Gemeinden, Krankenhäusern und Versorgungsunternehmen, Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen bei Unternehmen beschaffen. In der Europäischen Union liegen diese Ausgaben bei über 2 Billionen Euro pro Jahr.
Oberhalb bestimmter Schwellenwerte gelten die EU-Vergaberichtlinien. Die Aufträge müssen EU-weit bekannt gemacht werden, und Unternehmen aus jedem Mitgliedstaat können sich zu gleichen Bedingungen beteiligen. Unterhalb der Schwellenwerte entscheiden nationale Regeln, wie Aufträge bekannt gemacht und vergeben werden.
Weil jedes Land die Richtlinien in eigenes Recht umsetzt, haben Verfahren und Fristen einen gemeinsamen Rahmen, unterscheiden sich aber im Detail. Für einen konkreten Auftrag sind die Vergabeunterlagen und die nationalen Vorschriften, auf die sie verweisen, maßgeblich.
Die Grundsätze hinter jedem Verfahren.
Sie stammen aus den EU-Verträgen und den Richtlinien und erklären vieles von dem, was ein Auftraggeber von Bietern verlangen darf und was nicht.
Transparenz
Aufträge oberhalb der Schwellenwerte werden EU-weit bekannt gemacht, und die Zuschlagskriterien werden vorab veröffentlicht.
Gleichbehandlung
Alle Bieter erhalten dieselben Informationen und Fristen und werden nach denselben Kriterien bewertet.
Nichtdiskriminierung
Ein Auftraggeber darf ein Unternehmen nicht wegen seiner Staatsangehörigkeit oder seines Sitzes bevorzugen.
Verhältnismäßigkeit
Eignungskriterien und Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und in einem angemessenen Verhältnis zu ihm stehen.
Gegenseitige Anerkennung
Gleichwertige Nachweise und Qualifikationen aus anderen Mitgliedstaaten müssen anerkannt werden.
Wettbewerb
Ein Vergabeverfahren darf nicht so gestaltet werden, dass der Wettbewerb künstlich eingeschränkt oder bestimmte Unternehmen bevorzugt werden.
So funktioniert die EU-Vergabe
Drei Richtlinien bilden den Rahmen. Jede Ausschreibung folgt dann einem von wenigen Verfahren.
Der Rahmen beruht auf drei Richtlinien aus dem Jahr 2014: Richtlinie 2014/24/EU für Aufträge öffentlicher Auftraggeber, Richtlinie 2014/25/EU für Sektorenauftraggeber in den Bereichen Wasser, Energie, Verkehr und Postdienste und Richtlinie 2014/23/EU für Konzessionen. Sie legen die Verfahren, Bekanntmachungsregeln, Ausschlussgründe sowie Eignungs- und Zuschlagskriterien fest, auf denen die nationalen Gesetze aufbauen.
Fristen laufen ab der Bekanntmachung. Im offenen Verfahren haben Bieter mindestens 35 Tage ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung, und die Richtlinie erlaubt in festgelegten Fällen kürzere Fristen, etwa bei Dringlichkeit oder nach Veröffentlichung einer Vorinformation.
Offenes Verfahren
- Ablauf
- Jedes interessierte Unternehmen gibt auf die Bekanntmachung hin ein Angebot ab.
- Typischer Einsatz
- Aufträge, deren Anforderungen der Auftraggeber von Anfang an vollständig festlegen kann.
Nicht offenes Verfahren
- Ablauf
- Unternehmen stellen zunächst einen Teilnahmeantrag. Der Auftraggeber prüft die Eignung und fordert die ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe auf.
- Typischer Einsatz
- Aufträge, bei denen der Auftraggeber die Zahl der zu prüfenden Angebote begrenzen will.
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
- Ablauf
- Ausgewählte Bewerber reichen Erstangebote ein, über die der Auftraggeber vor den endgültigen Angeboten verhandeln kann. Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar.
- Typischer Einsatz
- Bedarf, den verfügbare Lösungen nicht ohne Anpassung decken oder der konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst.
Wettbewerblicher Dialog
- Ablauf
- Der Auftraggeber erörtert mögliche Lösungen mit ausgewählten Teilnehmern und fordert dann endgültige Angebote auf Grundlage der ermittelten Lösungen an.
- Typischer Einsatz
- Komplexe Aufträge, bei denen die beste Lösung vorab nicht bekannt ist.
Innovationspartnerschaft
- Ablauf
- Der Auftraggeber wählt Partner aus, die ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Bauleistung erforschen und entwickeln, und kann das Ergebnis anschließend erwerben.
- Typischer Einsatz
- Bedarf, den keine auf dem Markt verfügbare Lösung decken kann.
Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb
- Ablauf
- Der Auftraggeber verhandelt direkt mit einem oder mehreren Unternehmen, ohne eine Bekanntmachung zu veröffentlichen.
- Typischer Einsatz
- Ausnahmefälle, die die Richtlinie festlegt, etwa äußerste Dringlichkeit oder wenn nur ein Unternehmen den Auftrag ausführen kann.
Wo Ausschreibungen erscheinen, in 27 EU-Ländern
Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte werden auf TED bekannt gemacht. Nationale und regionale Portale veröffentlichen den Rest.
Tenders Electronic Daily (TED) ist die offizielle Plattform der EU für Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte, veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union. Seit Oktober 2023 nutzen diese Bekanntmachungen eForms, ein Standardformat, das Bekanntmachungen aus allen Ländern eine gemeinsame Struktur gibt.
Die Schwellenwerte hängen davon ab, wer was beschafft: Für Bauleistungen gilt ein deutlich höherer Schwellenwert als für Lieferungen und Dienstleistungen, und zentrale Regierungsbehörden, andere öffentliche Auftraggeber und Sektorenauftraggeber haben jeweils eigene Werte. Die Europäische Kommission überprüft die Beträge alle zwei Jahre, prüfen Sie daher die aktuellen Werte, bevor Sie sich darauf stützen.
Unterhalb der Schwellenwerte erscheinen Bekanntmachungen meist nur auf nationalen oder regionalen Portalen, etwa SEAP in Rumänien. Durchsuchen Sie aktuelle Ausschreibungen aus allen 27 Mitgliedstaaten, gesammelt von TED und nationalen Portalen.
- BE Belgien
- BG Bulgarien
- DK Dänemark
- DE Deutschland
- EE Estland
- FI Finnland
- FR Frankreich
- GR Griechenland
- IE Irland
- IT Italien
- HR Kroatien
- LV Lettland
- LT Litauen
- LU Luxemburg
- MT Malta
- NL Niederlande
- AT Österreich
- PL Polen
- PT Portugal
- RO Rumänien
- SE Schweden
- SK Slowakei
- SI Slowenien
- ES Spanien
- CZ Tschechien
- HU Ungarn
- CY Zypern
Was in EU-Vergabeunterlagen steckt
Sechs Begriffe, die bestimmen, wie ein Angebot vorbereitet wird.
Lose
Große Aufträge werden oft nach Leistungsart, Produktgruppe oder Region in Lose aufgeteilt, damit auch kleinere Unternehmen für einen Teil bieten können. Der Auftraggeber kann begrenzen, für wie viele Lose ein Bieter Angebote abgeben oder den Zuschlag erhalten darf, sofern die Bekanntmachung dies angibt.
Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 46
CPV-Codes
Das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge ordnet den Beschaffungsgegenstand über Zahlencodes ein, von groben Abteilungen wie 45000000 für Bauarbeiten bis zu einzelnen Leistungen. Jede Bekanntmachung trägt einen Hauptcode, deshalb eignen sich CPV-Codes für eine präzise Suche über Länder und Sprachen hinweg.
Verordnung (EG) Nr. 2195/2002
Die EEE
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ist eine standardisierte Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und Eignungskriterien. Auftraggeber akzeptieren sie als vorläufigen Nachweis und verlangen die Belege in der Regel nur von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll.
Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 59
Zuschlagskriterien
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot, ermittelt nach dem Preis, nach den Kosten wie etwa Lebenszykluskosten oder nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Kriterien und ihre Gewichtung stehen in den Vergabeunterlagen.
Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 67
Rahmenvereinbarungen
Eine Rahmenvereinbarung legt die Bedingungen für Aufträge fest, die während ihrer Laufzeit vergeben werden, in der Regel höchstens vier Jahre. Einzelaufträge gehen dann an die ausgewählten Unternehmen, zu den vereinbarten Bedingungen oder nach einem erneuten Wettbewerb zwischen ihnen.
Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 33
Zuschlag und Stillhaltefrist
Bieter werden über die Zuschlagsentscheidung und ihre Gründe informiert. Der Vertrag darf erst nach Ablauf einer Stillhaltefrist geschlossen werden, mindestens 10 Tage bei elektronischer Übermittlung der Entscheidung, damit Bieter eine Nachprüfung beantragen können.
Richtlinie 2007/66/EG
Öffentliche Aufträge nach Branche
Bauleistungen, IT, Gesundheitswesen, Lieferungen und Dienstleistungen bringen jeweils eigene Unterlagen und Preisformen mit.
Von der Bekanntmachung zum Angebot, Schritt für Schritt.
Was jede Phase von einem Bieter verlangt und welchen Teil Flow, der Tendersight-Agent, übernimmt.
Oberhalb der Schwellenwerte erscheinen Bekanntmachungen auf TED und oft auch auf dem nationalen Portal. Flow durchsucht beide nach CPV-Code, Land, Wert und Frist.
Auftraggeber legen Mindestanforderungen an Befähigung, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit fest. Flow prüft jede davon anhand Ihrer Unterlagen und nennt die Seite, auf die es sich stützt.
Angebote werden nach Preis, Kosten oder bestem Preis-Leistungs-Verhältnis bewertet, mit Gewichtungen aus den Vergabeunterlagen. Flow extrahiert die Kriterien, damit das Angebot auf das eingeht, was bewertet wird.
Fragen gehen vor einer festgelegten Frist an den Auftraggeber, und die Antworten erhalten alle Bieter. Flow entwirft die Fragen, Ihr Team versendet sie.
Die EEE wird mit dem Angebot eingereicht, oft zusammen mit nationalen Formularen. Flow füllt die Word- und Excel-Formulare des Auftraggebers aus und speichert ausgefüllte Kopien zur Prüfung.
Was Sie Flow zu EU-Ausschreibungen fragen können.
Beispiele für Anfragen von Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge in anderen Mitgliedstaaten bewerben.
- Suche
Finde Ausschreibungen für Schulverpflegung in Belgien, den Niederlanden und Luxemburg mit Frist in den nächsten 30 Tagen.
- Regeln
Öffne die gespeicherte rumänische Ausschreibung und fasse die nationalen Vergaberegeln zusammen, die dafür gelten.
- Unterlagen
Lies die Vergabeunterlagen für Los 2 und liste die Eignungskriterien mit den jeweils geforderten Nachweisen auf.
- Kriterien
Extrahiere die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung und zeig, wo unser technisches Angebot auf jedes eingeht.
- Bieterfragen
Entwirf Bieterfragen zur Anforderung an die Ernährungsfachkraft in Abschnitt 4.2.
- Zeitplan
Finde jeden Montag um 07:30 neue Ausschreibungen für Schulverpflegung in Belgien, den Niederlanden und Luxemburg und fasse die relevanten zusammen.
Bringen Sie eine Ausschreibung aus einem anderen EU-Land mit.
In einer Demo führen wir eine echte Bekanntmachung durch Flow: die Suche, die Analyse der Vergabeunterlagen und die geforderten Formulare.
Fragen zur öffentlichen Auftragsvergabe in der EU
Was ist öffentliche Auftragsvergabe in der EU?
So beschaffen öffentliche Auftraggeber in der Europäischen Union Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen bei Unternehmen. Oberhalb bestimmter Schwellenwerte schreiben die EU-Richtlinien vor, dass Aufträge EU-weit bekannt gemacht und in gemeinsamen Verfahren vergeben werden, die Unternehmen aus allen Mitgliedstaaten gleichen Zugang geben.
Was ist TED (Tenders Electronic Daily)?
TED ist die offizielle Online-Plattform der EU für Bekanntmachungen oberhalb der EU-Schwellenwerte, veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union im eForms-Format. Tendersight erfasst TED-Bekanntmachungen zusammen mit Bekanntmachungen nationaler Portale.
Was sind die EU-Schwellenwerte?
Das sind Auftragswerte, ab denen die EU-Richtlinien gelten und Aufträge EU-weit bekannt gemacht werden müssen. Es gibt eigene Schwellenwerte für Bauleistungen, für Lieferungen und Dienstleistungen zentraler und anderer öffentlicher Auftraggeber, für Sektorenauftraggeber und für Konzessionen. Die Europäische Kommission überprüft sie alle zwei Jahre, prüfen Sie daher die aktuellen Beträge, bevor Sie sich darauf stützen.
Können Unternehmen außerhalb der EU an EU-Ausschreibungen teilnehmen?
Unternehmen aus Ländern, die unter das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen oder ein EU-Handelsabkommen mit Vergabebestimmungen fallen, haben Zugang zu den Aufträgen, die diese Abkommen abdecken. Unternehmen aus anderen Ländern haben kein garantiertes Teilnahmerecht, prüfen Sie daher in Bekanntmachung und Vergabeunterlagen die Bedingungen des jeweiligen Verfahrens.
Wie finde ich EU-Ausschreibungen für meine Branche?
Suchen Sie nach CPV-Code, der EU-Klassifikation des Beschaffungsgegenstands, kombiniert mit Land, Wert und Frist. In Tendersight können Sie Flow bitten, die CPV-Codes für Ihr Fachgebiet auszuwählen, die Suche über TED und nationale Portale auszuführen und als Alert zu speichern.
Was ist die EEE?
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung ist eine standardisierte Eigenerklärung, dass bei einem Unternehmen keine Ausschlussgründe vorliegen und es die Eignungskriterien erfüllt. Auftraggeber akzeptieren sie als vorläufigen Nachweis und fordern Belege später an, in der Regel von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll. Wenn die EEE als Word-Formular bereitgestellt wird, kann Flow sie ausfüllen und eine ausgefüllte Kopie zur Prüfung speichern.
Lesen Sie Ihre nächste EU-Ausschreibung mit Flow.
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