Ausschreibungsmanagement-SoftwareGescannte Anlagen, durchsuchbar
Flow liest gescannte PDFs und durchsucht jedes Dokument nach der Klausel, nach der Sie fragen, mit Seite und genauer Fundstelle.
Ausschreibungsmanagement-SoftwareAusschreibungsmanagement vs. manueller ProzessAufgabe für Aufgabe verglichen.
Eine Bauausschreibung, von Hand vorbereitet und mit Flow, dem Tendersight-Agenten: welche Aufgaben Flow übernimmt und welche bei Ihrem Team bleiben.
Vergabeunterlagen im Hintergrund gelesen
Formblätter des Auftraggebers als Kopien ausgefüllt
Die Abgabe bleibt bei Ihrem Team
Von Hand liest, überträgt und prüft Ihr Team jedes Dokument erneut. Mit Flow prüft Ihr Team, was Flow vorbereitet hat.
Die Schritte einer Ausschreibung bleiben gleich: finden, lesen, beantworten, kalkulieren, ausfüllen, prüfen, abgeben. Es ändert sich, wer den ersten Durchgang übernimmt und ob sich jede Antwort bis zur Quelle zurückverfolgen lässt.
Ausschreibungsmanagement-Software vs. manueller Prozess.
Acht Aufgaben aus einer typischen Ausschreibung, von Hand erledigt und mit Flow.
Bekanntmachungen finden
Manueller Prozess
TED und nationale Portale einzeln durchsuchen, mit Stichwörtern, die Bekanntmachungen unter anderen CPV-Codes verfehlen.
Mit Flow
Flow durchsucht 28+ offizielle Quellen mit einer Anfrage, wählt die CPV-Codes und speichert die Suche als Benachrichtigung.
Beobachtung
Manueller Prozess
Jemand prüft jeden Morgen erneut die Portale.
Mit Flow
Eine geplante Aufgabe führt die Suche werktags aus und öffnet ein Gespräch mit den neuen Bekanntmachungen.
Vergabeunterlagen lesen
Manueller Prozess
Jedes Dokument lesen, gescannte Anlagen eingeschlossen, um Anforderungen, Unterlagen und Fristen aufzulisten.
Mit Flow
Die Tiefenanalyse extrahiert im Hintergrund Anforderungen, geforderte Unterlagen, Risiken und Klärungspunkte und liest gescannte PDFs.
Anforderungen beantworten
Manueller Prozess
Texte aus früheren Angeboten kopieren und mit dem neuen Wortlaut abgleichen.
Mit Flow
Flow entwirft zu jeder Anforderung eine Antwort aus Ihren Unterlagen und nennt die Seite, auf die sie sich stützt.
Formblätter des Auftraggebers
Manueller Prozess
Unternehmensdaten in die Word- und Excel-Vorlagen jedes Auftraggebers abtippen.
Mit Flow
Flow füllt die Dateien des Auftraggebers selbst aus und speichert eine ausgefüllte Kopie. Das Original bleibt immer unverändert.
Kalkulation
Manueller Prozess
Einheitspreise Zeile für Zeile ins Leistungsverzeichnis eintragen.
Mit Flow
Flow aktualisiert nach Ihrer Bestätigung die Positionen des kaufmännischen Angebots für Aufmaß, Preislisten oder Pauschalen, mit Gesamtsumme.
Schlusskontrolle
Manueller Prozess
Mit bloßem Auge prüfen, dass keine internen Notizen in den Abgabedateien stehen.
Mit Flow
Jede Datei ist als interne Arbeitsversion oder zur Abgabe gekennzeichnet, und Abgabedateien werden auf rein interne Inhalte geprüft.
Abgabe
Manueller Prozess
Ihr Team lädt das Angebot im Portal des Auftraggebers hoch.
Mit Flow
Ihr Team lädt das Angebot im Portal des Auftraggebers hoch. Flow gibt keine Angebote ab.
Dieselbe Bauausschreibung, mit Flow vorbereitet.
Ein Straßenbauunternehmen bewirbt sich um die Sanierung einer Kreisstraße in Rumänien. Fünf manuelle Aufgaben, wie Flow sie erledigt.
Eine geplante Aufgabe durchsucht SEAP und TED jeden Werktag nach CPV-Code, Land und Auftragswert. Jeder Lauf öffnet ein Gespräch mit den neuen Bekanntmachungen.
Die Tiefenanalyse geht Datenblatt, Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis und gescannte Anlagen durch und extrahiert, was das Angebot braucht. Sie läuft im Hintergrund.
Bei Eignungskriterien zitiert Flow die Klausel und die Seite und sagt, wo Ihre Unterlagen nicht ausreichen.
Flow trägt Ihre Einheitspreise in die Positionen des kaufmännischen Angebots für Aufmaßleistungen ein und zeigt die Gesamtsumme. Gespeichert wird erst nach Ihrer Freigabe.
Angebotsschreiben, Leistungsverzeichnis und Bauzeitenplan werden in den Dateien des Auftraggebers selbst ausgefüllt. Interne Notizen bleiben außerhalb der Abgabedateien.
Die manuelle Checkliste, als Anfragen an Flow.
Beispielanfragen eines Straßenbauunternehmens, das sich in Rumänien um Bauaufträge von Kreisen und Kommunen bewirbt.
- Suche
Suche Ausschreibungen in Rumänien für CPV 45233141, veröffentlicht in den letzten 14 Tagen, mit einem geschätzten Auftragswert über 10 Mio. RON.
- Unterlagen
Finde in den Vergabeunterlagen für Cluj die Höhe der Bietungsbürgschaft und ihre Gültigkeitsdauer, mit Seitenangaben.
- Preise
Fülle das Leistungsverzeichnis für Los 1 mit unseren Einheitspreisen 2026 aus und zeig mir die Gesamtsumme, bevor du speicherst.
- Unternehmen
Lies unser Unternehmensprofil und unsere Bankverbindung und markiere leere Felder, die für öffentliche Ausschreibungen in Rumänien nötig sind.
- Zeitplan
Fasse jeden Montag um 08:00 die Angebotsprojekte zusammen, die in den nächsten 14 Tagen fällig sind, und wie vollständig jedes ist.
- Recherche
Suche im Web nach aktuellen Preisen für Asphaltmischgut in Rumänien und liste die Quellen auf.
Mehr von der manuellen Liste, übergeben.
Gescannte Anlagen, Portalsuchen, Widersprüche in den Unterlagen und wo Ihre Daten bleiben.
Eine Anfrage, 28+ Quellen
Fragen Sie in eigenen Worten. Flow durchsucht TED und nationale Portale mit Filtern für CPV, Land, Auftragswert und Frist.
Ihre Daten bleiben bei Ihrem Team
Flow arbeitet innerhalb der Daten Ihres Teams. Teammitglieder können die Gespräche der anderen nur lesend öffnen, und jede Freigabe wird festgehalten.
Widersprüche in den Unterlagen, früh angesprochen
Wo Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis voneinander abweichen, entwirft Flow die Bieterfrage. Sie öffnet sich in Ihrem E-Mail-Programm, und Ihr Team verschickt sie.
Was bei Ihrem Team bleibt.
Flow bereitet die Arbeit vor. Entscheidungen, Unterschriften und Abgabe bleiben bei den Personen, die für das Angebot verantwortlich sind.
Die Teilnahmeentscheidung
Flow kann die Go-/No-Go-Bewertung durchführen. Die Entscheidung trifft Ihr Team.
Der Endpreis
Flow trägt Preise und Summen zur Bestätigung ein. Ihr Team legt die Marge fest und gibt die Angebotspositionen frei.
Unterschriften und Erklärungen
Flow füllt Erklärungen mit Ihren Unternehmensdaten aus. Ihr gesetzlicher Vertreter prüft und unterschreibt sie.
Fragen an den Auftraggeber
Flow entwirft Bieterfragen. Ihr Team entscheidet, was gefragt wird, und verschickt sie.
Rechtliche Prüfung
Flow nennt seine Quellen, garantiert aber keine rechtliche Richtigkeit. Die abschließende Prüfung bleibt bei Ihrem Team.
Abgabe
Flow gibt keine Angebote in den Portalen der Auftraggeber ab. Ihr Team lädt das Angebot hoch und gibt es ab.
Vergleichen Sie es an einer Ausschreibung, die Sie von Hand vorbereitet haben.
In einer Demo bearbeiten wir mit Flow eine Ausschreibung, auf die Sie bereits geboten haben, damit Ihr Team das Ergebnis mit seinem eigenen Angebot vergleichen kann.
Weiterführend
Ausschreibungsmanagement
Anwendungsfälle
Fragen zum Umstieg vom manuellen Prozess
Was ist der Unterschied zwischen Ausschreibungsmanagement-Software und einem manuellen Prozess?
In einem manuellen Prozess durchsucht Ihr Team Portale, liest jedes Dokument, tippt Unternehmensdaten in Formblätter ab und verfolgt Fristen in Tabellen. Mit Tendersight übernimmt Flow den ersten Durchgang: Flow sucht, liest die Vergabeunterlagen, entwirft Antworten mit Quellen und füllt die Formblätter des Auftraggebers als Kopien aus. Ihr Team prüft, entscheidet und gibt ab.
Welche Aufgaben übernimmt Flow?
Bekanntmachungen suchen und geplante Suchen ausführen, Tiefenanalyse der Vergabeunterlagen, Suche in Dokumenten einschließlich gescannter PDFs, Antworten auf Anforderungen entwerfen, Positionen des kaufmännischen Angebots aktualisieren, Word- und Excel-Formblätter ausfüllen und E-Mails mit Bieterfragen entwerfen. Änderungen an Angeboten, Dokumenten und Unternehmensdaten warten auf Ihre Freigabe.
Was muss weiterhin das Team erledigen?
Die Entscheidung über die Teilnahme, die Freigabe der Preise, das Unterschreiben von Erklärungen, das Versenden von Fragen an den Auftraggeber, die abschließende Prüfung und die Abgabe des Angebots im Portal des Auftraggebers. Flow gibt keine Angebote ab und versendet keine E-Mails.
Können wir unsere Tabellen und Vorlagen behalten?
Ja. Flow füllt die .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien des Auftraggebers selbst aus, importiert Vergabeunterlagen in die Bibliothek des Angebots, erstellt Excel-Dateien, die ihre Quellen und Annahmen aufführen, und verbindet sich über Integrationen mit Google Drive und Google Sheets.
Lohnt sich das für ein kleines Angebotsteam?
Flow ist in jedem Tarif verfügbar, auch im kostenlosen Tarif mit einer schlankeren, nutzungsbegrenzten Version des Assistenten. So kann ein kleines Team Flow an einer laufenden Ausschreibung testen, bevor es einen kostenpflichtigen Tarif wählt.
Wie gelingt der Umstieg vom manuellen Prozess?
Beginnen Sie mit einer Suche: Beschreiben Sie die Aufträge, auf die Sie bieten, und lassen Sie Flow die CPV-Codes wählen. Fügen Sie dann Ihr Unternehmensprofil, Referenzen und Preislisten hinzu, damit Antworten und Preise aus Ihren eigenen Unterlagen stammen. Unterlagen einer Ausschreibung, an der Sie bereits arbeiten, lassen sich in ein Angebot importieren.
Behalten Sie Ihren Prozess. Geben Sie die Handarbeit ab.
Starten Sie kostenlos, beschreiben Sie die Aufträge, auf die Sie bieten, und lassen Sie Flow Ihre nächsten Vergabeunterlagen lesen.