Αυτοματοποίηση προσφορώνΠρογραμματισμένες εργασίες σε απλά λόγια
Δώστε όνομα στην εργασία, γράψτε την οδηγία και επιλέξτε πρόγραμμα: καθημερινά, εργάσιμες, επιλεγμένες ημέρες, μηνιαία ή ετήσια. Κάθε εκτέλεση ανοίγει δική της συνομιλία.
Αυτοματοποίηση προσφορών
Αυτοματοποίηση προσφορών που δείχνει κάθε βήμακαι ρωτά πριν ενεργήσει.
Το Flow, ο πράκτορας του Tendersight, αναλαμβάνει τα επαναλαμβανόμενα μέρη της διαδικασίας προσφοράς: σχέδια, ανάλυση εγγράφων σύμβασης, συμπληρωμένα έντυπα και προγραμματισμένους ελέγχους.
Τα σχέδια περιμένουν την έγκρισή σας
Συμπληρωμένα αντίγραφα, άθικτα πρωτότυπα
Η υποβολή μένει στην ομάδα σας
Η ρουτίνα τρέχει στο παρασκήνιο. Οι αποφάσεις μένουν στην ομάδα σας.
Το Flow σχεδιάζει την εργασία, διαβάζει τα έγγραφα της σύμβασης, συμπληρώνει τα έντυπα της αναθέτουσας αρχής και επαναλαμβάνει ελέγχους βάσει προγράμματος. Κάθε αλλαγή που προτείνει περιμένει έγκριση και κάθε έγκριση καταγράφεται στη συνομιλία.
Τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στη διαχείριση προσφορών
Ένας σαφής καταμερισμός της διαδικασίας προσφοράς: η εργασία που αναλαμβάνει το Flow και η εργασία που μένει στην ομάδα σας.
Εύρεση διαγωνισμών
- Τι κάνει το Flow
- Αναζητά προκηρύξεις με βάση κωδικό CPV, χώρα, αξία και προθεσμία και αποθηκεύει την αναζήτηση ως ειδοποίηση.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Αποφασίζει σε ποιους διαγωνισμούς αξίζει να συμμετάσχει.
Ανάγνωση εγγράφων σύμβασης
- Τι κάνει το Flow
- Κάνει σε βάθος ανάλυση κάθε εγγράφου: απαιτήσεις, κριτήρια ανάθεσης, ζητούμενα έγγραφα, κινδύνους και σημεία προς διευκρίνιση.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Εξετάζει τους κινδύνους και τα σημεία προς διευκρίνιση που επισημαίνει το Flow.
Συμμετοχή ή όχι
- Τι κάνει το Flow
- Εκτελεί τη δεξιότητα αξιολόγησης διαγωνισμού και επιστρέφει Συμμετοχή, Συμμετοχή υπό όρους ή Μη συμμετοχή.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Παίρνει την απόφαση συμμετοχής.
Έντυπα της αναθέτουσας αρχής
- Τι κάνει το Flow
- Συμπληρώνει τα έντυπα .docx, .xlsx και .pptx και αποθηκεύει συμπληρωμένο αντίγραφο. Το πρωτότυπο δεν τροποποιείται ποτέ.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Ελέγχει το συμπληρωμένο αντίγραφο και το υπογράφει.
Τιμολόγηση
- Τι κάνει το Flow
- Ετοιμάζει τις γραμμές της οικονομικής προσφοράς από ωριαίες χρεώσεις, κατ' αποκοπή ποσά, καταλόγους προϊόντων ή επιμετρήσεις, με γενικό σύνολο.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Ορίζει τις τελικές τιμές και εγκρίνει την προσφορά.
Επαναλαμβανόμενοι έλεγχοι
- Τι κάνει το Flow
- Εκτελεί προγραμματισμένες εργασίες, όπως εβδομαδιαία σύνοψη των προσφορών που λήγουν τις επόμενες 7 ημέρες.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Επιλέγει τι εκτελείται, πότε και με ποια δικαιώματα.
Υποβολή
- Τι κάνει το Flow
- Σημαίνει τα αρχεία για εξωτερική υποβολή και ελέγχει ότι δεν περιέχουν εσωτερικό περιεχόμενο.
- Τι κάνει η ομάδα σας
- Υποβάλλει την προσφορά μέσω της πλατφόρμας της αναθέτουσας αρχής.
Πώς το Flow αυτοματοποιεί τη διαδικασία προσφοράς.
Οι μεγάλες εργασίες ξεκινούν με σχέδιο. Το Flow το ακολουθεί σε πολλά βήματα, τρέχει τις μεγάλες αναλύσεις στο παρασκήνιο και σταματά όπου χρειάζεται απόφαση.
Για μια μεγάλη εργασία, το Flow γράφει μια επισκόπηση και μια λίστα εργασιών. Το εγκρίνετε, το απορρίπτετε ή ζητάτε αλλαγές πριν ξεκινήσει η δουλειά.
Έως τρεις βοηθητικοί πράκτορες δουλεύουν παράλληλα, για παράδειγμα ένας ανά τμήμα και ένας για την έρευνα τιμών. Καθένας ανοίγει στο δικό του πάνελ.
Η σε βάθος ανάλυση εξάγει απαιτήσεις, κριτήρια ανάθεσης, ζητούμενα έγγραφα και κινδύνους. Διαρκεί συνήθως από 1 έως 20 λεπτά και μπορείτε να αφήσετε τη συνομιλία.
Το Flow επεξεργάζεται τα ίδια τα αρχεία Word, Excel και PowerPoint της αναθέτουσας αρχής και αποθηκεύει συμπληρωμένα αντίγραφα. Κάθε αρχείο σημαίνεται ως εσωτερική εργασία ή εξωτερική υποβολή.
Οι αλλαγές σε απαιτήσεις, προσφορές, έγγραφα και στοιχεία της εταιρείας εμφανίζουν πρώτα κάρτα επιβεβαίωσης. Κάθε έγκριση καταγράφεται στη συνομιλία.
Ο αυτοματισμός ξεκινά με ένα αίτημα.
Παραδείγματα όσων ζητούν οι ομάδες προσφορών από το Flow να σχεδιάσει, να συμπληρώσει, να τιμολογήσει και να επαναλάβει.
- Σχέδιο
Ετοίμασε την προσφορά για το Τμήμα 2 του διαγωνισμού διαχείρισης κτιρίων. Δείξε μου πρώτα το σχέδιο.
- Πρόγραμμα
Κάθε Δευτέρα στις 08:00, συνόψισε τις προσφορές που λήγουν τις επόμενες 7 ημέρες και πόσο έτοιμη είναι η καθεμία.
- Έντυπα
Συμπλήρωσε το έντυπο τιμών της αναθέτουσας αρχής με τις χρεώσεις της προσφοράς μας για το Τμήμα 1 και αποθήκευσε συμπληρωμένο αντίγραφο.
- Τιμολόγηση
Φτιάξε την οικονομική προσφορά για το τμήμα συντήρησης από τον τιμοκατάλογό μας και δείξε το γενικό σύνολο.
- Ειδοποιήσεις
Δημιούργησε ειδοποίηση για διαγωνισμούς διαχείρισης κτιρίων στο Βέλγιο και την Ολλανδία άνω των 200.000 EUR.
- Δεξιότητα
Κάνε αυτή τη συνομιλία δεξιότητα ομάδας για να τη χρησιμοποιήσουμε στην επόμενη συμφωνία-πλαίσιο καθαριότητας.
Η επαναλαμβανόμενη δουλειά, ρυθμισμένη μία φορά.
Προγραμματισμένες εργασίες, ειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις και επαναχρησιμοποιήσιμες δεξιότητες. Όλα δημιουργούνται σε μια συνομιλία και αλλάζουν με τον ίδιο τρόπο.
Ειδοποιήσεις από τη συνομιλία
Περιγράψτε τους διαγωνισμούς που αναζητάτε. Το Flow ορίζει τα φίλτρα, αποθηκεύει την ειδοποίηση και μπορεί αργότερα να την αλλάξει ή να τη διαγράψει.
Δεξιότητες ομάδας για επαναλαμβανόμενη δουλειά
Μετατρέψτε μια ολοκληρωμένη συνομιλία σε επαναχρησιμοποιήσιμη δεξιότητα, για παράδειγμα για έλεγχο συμμόρφωσης προσφοράς ή σύνταξη αιτημάτων διευκρινίσεων.
Υπενθυμίσεις σε προσχέδιο, αποστολή μόνο μετά την έγκρισή σας
Το Flow συντάσσει το μήνυμα με παραλήπτη και θέμα. Ανοίξτε το στο πρόγραμμα email σας ή εγκρίνετέ το και το Flow το στέλνει από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας.
Απαντήσεις που ελέγχονται
Κάθε απάντηση σε απαίτηση παραθέτει το έγγραφο και τη σελίδα στην οποία βασίζεται και επισημαίνει πότε τα έγγραφά σας δεν επαρκούν.
Αυτοματοποίηση με ορατά όρια.
Το Flow ενεργεί με τα δικαιώματα που ορίζει η ομάδα σας. Τα όρια αυτά ισχύουν σε κάθε συνομιλία και σε κάθε προγραμματισμένη εκτέλεση.
Σχέδιο πριν από μεγάλες εργασίες
Οι μεγάλες εργασίες ξεκινούν με επισκόπηση και λίστα εργασιών, και η δουλειά περιμένει την έγκριση του σχεδίου.
Έγκριση πριν από αλλαγές
Οι αλλαγές σε απαιτήσεις, προσφορές, έγγραφα, προϊόντα, στοιχεία εταιρείας, ειδοποιήσεις και προγραμματισμένες εργασίες χρειάζονται Έγκριση ή Απόρριψη.
Καμία διαγραφή χωρίς επίβλεψη
Οι προγραμματισμένες εκτελέσεις δεν διαγράφουν ποτέ τίποτα οριστικά. Οι διαγραφές προτείνονται στη σύνοψη της εκτέλεσης.
Ελεγμένα αρχεία υποβολής
Πριν αποθηκευτούν, τα αρχεία για εξωτερική υποβολή ελέγχονται για εσωτερικό περιεχόμενο, όπως στρατηγική ή σημειώσεις για ανταγωνιστές.
Πηγές σε κάθε απάντηση
Οι απαντήσεις παραθέτουν το έγγραφο και τη σελίδα προέλευσης. Το Flow δεν επινοεί στοιχεία διαγωνισμών, τιμές ή ημερομηνίες.
Η υποβολή είναι δική σας
Το Flow δεν υποβάλλει προσφορές ούτε επεξεργάζεται προκηρύξεις, και στέλνει email μόνο από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας, μετά την έγκρισή σας. Ο τελικός έλεγχος και η υποβολή ανήκουν στην ομάδα σας.
Φέρτε τη δουλειά προσφορών που η ομάδα σας επαναλαμβάνει συχνότερα.
Σε μια επίδειξη ρυθμίζουμε στο Flow ένα σχέδιο, ένα συμπληρωμένο έντυπο και μια προγραμματισμένη εργασία, σε διαγωνισμό που δουλεύει η ομάδα σας.
Σχετικά
Ερωτήσεις για την αυτοματοποίηση προσφορών
Ποια μέρη της διαδικασίας προσφοράς μπορούν να αυτοματοποιηθούν;
Το Flow μπορεί να βρίσκει διαγωνισμούς και να αποθηκεύει ειδοποιήσεις, να αναλύει τα έγγραφα της σύμβασης, να συντάσσει απαντήσεις σε απαιτήσεις, να συμπληρώνει τα έντυπα της αναθέτουσας αρχής ως αντίγραφα, να ετοιμάζει τις γραμμές της οικονομικής προσφοράς και να εκτελεί προγραμματισμένους ελέγχους. Η απόφαση συμμετοχής, οι τελικές τιμές, οι υπογραφές και η υποβολή μένουν στην ομάδα σας.
Πώς αυτοματοποιεί το Flow μια προσφορά;
Περιγράφετε την εργασία σε μια συνομιλία. Για μεγάλες εργασίες, το Flow γράφει σχέδιο και περιμένει έγκριση, έπειτα το ακολουθεί, τρέχει τις μεγάλες αναλύσεις στο παρασκήνιο και χρησιμοποιεί έως τρεις βοηθητικούς πράκτορες παράλληλα. Κάθε βήμα εμφανίζεται τη στιγμή που γίνεται.
Μπορούμε να επεξεργαστούμε τα έγγραφα που παράγει το Flow;
Ναι. Το Flow αποθηκεύει συμπληρωμένα αντίγραφα των εντύπων της αναθέτουσας αρχής και αφήνει άθικτα τα πρωτότυπα. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα συμπληρωμένα αρχεία στον επεξεργαστή, όπου το Flow μπορεί επίσης να δημιουργεί και να επαναφέρει σημεία ελέγχου, και οι αλλαγές που προτείνει το Flow περιμένουν την επιβεβαίωσή σας.
Είναι η αυτοματοποιημένη προετοιμασία προσφορών σύμφωνη με τους κανόνες των δημόσιων συμβάσεων;
Το Flow ελέγχει τις απαντήσεις και τα έγγραφά σας έναντι των απαιτήσεων των εγγράφων της σύμβασης και μπορεί να φορτώσει τους κανόνες δημόσιων συμβάσεων κάθε χώρας. Δεν εγγυάται νομική ορθότητα, οπότε ο τελικός έλεγχος και η υποβολή μένουν στην ομάδα σας.
Τι συμβαίνει όταν μια προγραμματισμένη εργασία εκτελείται χωρίς επίβλεψη;
Η εκτέλεση ενεργεί με τα δικαιώματα που έδωσε η ομάδα σας στην εργασία και ανοίγει δική της συνομιλία. Το ιστορικό δείχνει Επιτυχής, Αποτυχία ή Απαιτεί στοιχεία, και μια εκτέλεση δεν διαγράφει ποτέ τίποτα οριστικά.
Υποβάλλει το Flow προσφορές ή στέλνει email;
Δεν υποβάλλει ποτέ προσφορές. Το Flow ετοιμάζει τα αρχεία για εξωτερική υποβολή και συντάσσει email, και στέλνει μήνυμα μόνο από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας, μετά την έγκρισή σας. Η υποβολή μέσω της πλατφόρμας της αναθέτουσας αρχής μένει στην ομάδα σας.
Αυτοματοποιήστε τη ρουτίνα στην επόμενη προσφορά.
Ξεκινήστε δωρεάν, ανοίξτε έναν διαγωνισμό και ζητήστε από το Flow ένα σχέδιο.