Συνεργασία
Εβδομαδιαία λίστα φακέλων με προθεσμία
Το Flow εκτελεί την εργασία σύμφωνα με το πρόγραμμα και κάθε εκτέλεση ανοίγει δική της συζήτηση, ώστε όλοι να διαβάζουν την ίδια σύνοψη.
Συνεργασία
Η ομάδα προσφορών σας και το Flow,στον ίδιο φάκελο.
Το Flow, ο πράκτορας του Tendersight, σχεδιάζει τη δουλειά και ετοιμάζει τα αρχεία, και περιμένει την έγκριση της ομάδας σας πριν από κάθε σημαντική αλλαγή.
Τα σχέδια περιμένουν έγκριση
Οι αποφάσεις μένουν στη συζήτηση
Συζητήσεις ορατές στην ομάδα μόνο για ανάγνωση
Το Flow ετοιμάζει τη δουλειά. Η ομάδα σας την ελέγχει, την εγκρίνει και υποβάλλει.
Κάθε βήμα του Flow εμφανίζεται σε απλή γλώσσα, κάθε πηγή αναφέρεται και κάθε έγκριση μένει στη συζήτηση, ώστε να τη διαβάσει η υπόλοιπη ομάδα.
Τι πρέπει να συντονίσει μια ομάδα προσφορών.
Μια προσφορά περνά από πολλά χέρια πριν υπογραφεί. Κάθε παράδοση χρειάζεται υπεύθυνο και καταγραφή.
Ενότητες με διαφορετικούς υπεύθυνους
Το τεχνικό, το οικονομικό και το νομικό μέρος της προσφοράς ετοιμάζονται από διαφορετικούς ανθρώπους, συχνά ταυτόχρονα.
Εγκρίσεις πριν από την υποβολή
Τιμές, επιφυλάξεις και δηλώσεις χρειάζονται έγκριση από συγκεκριμένο πρόσωπο.
Αρχεία για την ομάδα, αρχεία για την αναθέτουσα αρχή
Μοντέλα τιμολόγησης, σημειώσεις στρατηγικής και αναλύσεις ανταγωνισμού δεν πρέπει να καταλήξουν στην υποβαλλόμενη προσφορά.
Εταίροι σε κοινές προσφορές
Οι ενώσεις οικονομικών φορέων και οι υπεργολάβοι φέρνουν έγγραφα, τιμές και προθεσμίες άλλης εταιρείας.
Πολλές προθεσμίες μαζί
Οι φάκελοι επικαλύπτονται και η προθεσμία για διευκρινίσεις λήγει πριν από την προθεσμία υποβολής.
Ερωτήσεις στον έλεγχο
Όποιος υπογράφει την προσφορά πρέπει να βλέπει από πού προέρχεται κάθε απάντηση.
Πώς δουλεύει η ομάδα σας μια προσφορά με το Flow.
Ένας φάκελος, μία συζήτηση και δίπλα ο χώρος εργασίας. Το Flow προετοιμάζει, η ομάδα αποφασίζει.
Ο διαγωνισμός, η προσφορά και τα έγγραφα βρίσκονται σε έναν φάκελο μαζί με τους συνεργάτες. Πολλοί μπορούν να δουλεύουν ταυτόχρονα στην οικονομική προσφορά.
Για μια μεγάλη εργασία το Flow συντάσσει επισκόπηση και λίστα εργασιών και περιμένει. Το σχέδιο μπορεί να εγκριθεί, να απορριφθεί ή να επιστραφεί με αλλαγές.
Το Flow μπορεί να εκτελεί έως τρεις βοηθητικούς πράκτορες παράλληλα, για παράδειγμα για έρευνα για την αναθέτουσα αρχή και τις τιμές αγοράς. Ο καθένας ανοίγει στο δικό του πλαίσιο.
Αρχεία, Δραστηριότητα, Σχέδιο και Προεπισκόπηση βρίσκονται δίπλα στη συζήτηση. Κάθε αρχείο σημειώνεται ως εσωτερικής χρήσης ή για υποβολή, και τα αρχεία για υποβολή ελέγχονται για εσωτερικές σημειώσεις.
Οι αλλαγές σε απαιτήσεις, προσφορές και έγγραφα περιμένουν Έγκριση ή Απόρριψη. Η απόφαση καταγράφεται και η ομάδα μπορεί να ανοίξει τη συζήτηση μόνο για ανάγνωση.
Αιτήματα που στέλνει η ομάδα σας στο Flow.
Παραδείγματα εργασιών συντονισμού που οι υπεύθυνοι και οι συντάκτες προσφορών αναθέτουν με ένα μήνυμα.
- Σχέδιο
Σχεδίασε την προσφορά για το τμήμα 1 του διαγωνισμού διακομιστών της περιφέρειας και περίμενε την έγκρισή μου πριν ξεκινήσεις.
- Προγραμματισμός
Κάθε Παρασκευή στις 16:00, κατάγραψε τους φακέλους με προθεσμία την επόμενη εβδομάδα, με την πρόοδο και τις ανοιχτές απαιτήσεις.
- Έγγραφα
Εισήγαγε τα έγγραφα της σύμβασης στη βιβλιοθήκη του φακέλου και οργάνωσέ τα σε φακέλους ανά υποφάκελο προσφοράς.
- Έλεγχος
Εκτέλεσε τον έλεγχο συμμόρφωσης της τεχνικής προσφοράς πριν την υπογράψει η Άνα.
- Έρευνα
Σύνοψε τα στατιστικά της περιφέρειας ως αναθέτουσας αρχής πριν αποφασίσουμε αν θα συμμετάσχουμε.
- Δεξιότητες
Αποθήκευσε αυτή τη συζήτηση ως δεξιότητα ομάδας για τη σύνταξη αιτημάτων διευκρινίσεων.
Ρουτίνες της ομάδας που αναλαμβάνει το Flow.
Περιοδικές συνόψεις, πρόχειρα και έλεγχοι, ρυθμισμένα σε μια συζήτηση, με αποτελέσματα που μπορεί να ανοίξει όλη η ομάδα.
Email σε πρόχειρο, αποστολή μόνο μετά την έγκρισή σας
Το Flow γράφει παραλήπτες, θέμα και κείμενο. Ανοίξτε το πρόχειρο στο πρόγραμμα email σας ή εγκρίνετέ το και το Flow το στέλνει από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας.
Συζητήσεις που μπορεί να διαβάσει η ομάδα
Μια συζήτηση με το Flow ανοίγει για τους συναδέλφους μόνο για ανάγνωση, με τα βήματα, τις πηγές και τις εγκρίσεις της.
Απαντήσεις που ελέγχονται
Όταν ένας συνάδελφος ρωτά από πού προέρχεται μια απάντηση, το Flow δείχνει το έγγραφο, τη σελίδα και το ακριβές απόσπασμα.
Συνεργάτες σε κάθε φάκελο
Η επισκόπηση του φακέλου δείχνει ποιος δουλεύει στην προσφορά και με ποιον ρόλο, δίπλα σε ένα γράφημα συνεισφοράς.
Ποιος κάνει τι.
Το Flow προετοιμάζει και προτείνει. Οι άνθρωποι αποφασίζουν, υπογράφουν και υποβάλλουν.
Σχεδιασμός μεγάλης εργασίας
- Flow
- Γράφει την επισκόπηση και τη λίστα εργασιών
- Η ομάδα σας
- Εγκρίνει, απορρίπτει ή ζητά αλλαγές
Αλλαγές σε προσφορές και έγγραφα
- Flow
- Προτείνει κάθε αλλαγή σε κάρτα επιβεβαίωσης
- Η ομάδα σας
- Εγκρίνει ή απορρίπτει την καθεμία
Έρευνα
- Flow
- Εκτελεί έως τρεις βοηθητικούς πράκτορες παράλληλα
- Η ομάδα σας
- Αποφασίζει τι μπαίνει στην προσφορά
Αρχεία για την αναθέτουσα αρχή
- Flow
- Τα σημειώνει για υποβολή και τα ελέγχει για εσωτερικές σημειώσεις
- Η ομάδα σας
- Ελέγχει, υπογράφει και υποβάλλει
Email σε αναθέτουσες αρχές και εταίρους
- Flow
- Συντάσσει παραλήπτες, θέμα και κείμενο
- Η ομάδα σας
- Τα στέλνει
Εβδομαδιαία κατάσταση
- Flow
- Εκτελεί την προγραμματισμένη σύνοψη φακέλων με προθεσμία
- Η ομάδα σας
- Φροντίζει ό,τι λήγει
Δείτε έναν φάκελο που δουλεύουν το Flow και η ομάδα σας.
Σε ένα demo περνάμε έναν πραγματικό διαγωνισμό από το Flow, από το σχέδιο έως τα αρχεία έτοιμα για έλεγχο.
Η Συνεργασία συνδέεται με το Track
Οι φάκελοι της ομάδας σας εμφανίζονται στο pipeline του Track, από ενεργοί σε υποβληθέντες και κερδισμένοι.
Σχετικά
Περιπτώσεις χρήσης
Ερωτήσεις για τη συνεργασία της ομάδας
Μπορούν πολλοί να δουλεύουν στην ίδια προσφορά;
Ναι. Προσκαλέστε συναδέλφους μέσω email και προσθέστε τους ως συνεργάτες σε έναν φάκελο. Ο διαγωνισμός, η προσφορά και τα έγγραφα μένουν μαζί σε αυτόν τον φάκελο, και οι συνάδελφοι μπορούν να ανοίγουν μόνο για ανάγνωση τις συζητήσεις των άλλων με το Flow.
Τι μπορεί να αλλάξει το Flow χωρίς να ρωτήσει;
Τίποτα σημαντικό. Οι αλλαγές σε απαιτήσεις, προσφορές, έγγραφα, προϊόντα, στοιχεία εταιρείας, ειδοποιήσεις και προγραμματισμένες εργασίες εμφανίζουν πρώτα κάρτα επιβεβαίωσης. Οι μεγάλες εργασίες ξεκινούν με σχέδιο που περιμένει έγκριση και κάθε απόφαση καταγράφεται στη συζήτηση.
Μπορούν οι συνάδελφοι να δουν τι έκανε το Flow στη συζήτηση κάποιου άλλου;
Ναι, μόνο για ανάγνωση. Βλέπουν τα βήματα του Flow, τις πηγές που αναφέρθηκαν και τις εγκρίσεις που δόθηκαν, χωρίς να μπορούν να αλλάξουν τη συζήτηση.
Πώς κρατάμε τις εσωτερικές σημειώσεις εκτός των αρχείων υποβολής;
Το Flow σημειώνει κάθε αρχείο που δημιουργεί ως εσωτερικής χρήσης ή για υποβολή. Πριν αποθηκευτεί ένα αρχείο για υποβολή, ελέγχεται για αποκλειστικά εσωτερικό περιεχόμενο, όπως στρατηγική ή σημειώσεις για τον ανταγωνισμό. Ο τελικός έλεγχος μένει στην ομάδα σας.
Αναθέτει το Flow εργασίες ή στέλνει email για εμάς;
Δεν αναθέτει εργασίες. Το Flow συντάσσει email με παραλήπτες, θέμα και κείμενο, και τα στέλνει μόνο από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας, μετά την έγκρισή σας. Μπορεί επίσης να συνοψίζει βάσει προγράμματος τους φακέλους με προθεσμία.
Προετοιμάστε τον επόμενο διαγωνισμό ως μία ομάδα.
Ξεκινήστε δωρεάν και ζητήστε από το Flow να σχεδιάσει τον επόμενο διαγωνισμό που ετοιμάζει η ομάδα σας.