Λογισμικό απάντησης σε RFPΤιμοκατάλογοι με τη δική σας έγκριση
Το Flow καταχωρίζει ημερήσιες χρεώσεις και σταθερές αμοιβές στο έντυπο οικονομικής προσφοράς και δείχνει το σύνολο. Οι γραμμές αποθηκεύονται μόνο αφού τις εγκρίνει κάποιος.
Λογισμικό απάντησης σε RFP
Λογισμικό απάντησης σε RFPγια δημόσιους διαγωνισμούς.
Το Flow, ο πράκτορας της Tendersight, διαβάζει τα τεύχη του διαγωνισμού, συντάσσει απάντηση σε κάθε απαίτηση από τα έγγραφά σας και συμπληρώνει τα έντυπα της αναθέτουσας αρχής.
Κάθε απάντηση αναφέρει την πηγή της
Τα κενά επισημαίνονται, δεν μαντεύονται
Ο τελικός έλεγχος μένει σε εσάς
Κάθε απάντηση δείχνει το έγγραφο και τη σελίδα από την οποία προέρχεται, οπότε ο έλεγχος γίνεται επαλήθευση και όχι ξαναγράψιμο.
Όπου τα έγγραφά σας δεν καλύπτουν μια απαίτηση, το Flow το λέει και ρωτά. Δεν επινοεί τιμές, ημερομηνίες, συναφή έργα ή εμπειρία.
RFP, διακήρυξη ή διαγωνισμός: η ίδια απάντηση.
Στις ιδιωτικές πωλήσεις, το αίτημα υποβολής πρότασης (RFP) είναι η πρόσκληση ενός αγοραστή να του προταθεί μια λύση. Στις ευρωπαϊκές δημόσιες συμβάσεις το ίδιο βήμα είναι ένας διαγωνισμός: μια αναθέτουσα αρχή δημοσιεύει προκήρυξη και τεύχη διαγωνισμού, και οι οικονομικοί φορείς υποβάλλουν προσφορά πριν από μια σταθερή προθεσμία υποβολής. Στην Ελλάδα το βασικό τεύχος είναι συνήθως η διακήρυξη.
Αυτό που διαφέρει είναι το πλαίσιο. Ένας δημόσιος διαγωνισμός ακολουθεί τις οδηγίες της ΕΕ για τις δημόσιες συμβάσεις και το εθνικό δίκαιο: δημοσιευμένα κριτήρια επιλογής και ανάθεσης, στάδιο ποιοτικής επιλογής με το ΕΕΕΣ, ερωτήματα μόνο μέσω επίσημων αιτημάτων διευκρινίσεων και έντυπα που ορίζει η αναθέτουσα αρχή. Ένα υποχρεωτικό έγγραφο ή μια απαίτηση που λείπει μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη της προσφοράς.
Γι' αυτό το λογισμικό απάντησης σε RFP για δημόσιους διαγωνισμούς δουλεύει με τα ίδια τα τεύχη του διαγωνισμού. Το Flow διαβάζει όλο τον φάκελο, εξάγει τις απαιτήσεις και τα κριτήρια ανάθεσης, συντάσσει απάντηση σε κάθε απαίτηση από τα δικά σας έγγραφα με τη σελίδα στην οποία βασίστηκε, και συμπληρώνει τα έντυπα της αναθέτουσας αρχής ως αντίγραφα.
Η κρίση μένει στην ομάδα σας: σε τι δεσμεύεται η προσφορά, η τιμή και ο τελικός έλεγχος πριν από την υποβολή. Για τη συνολική διαδικασία, δείτε το λογισμικό διαχείρισης διαγωνισμών και το λογισμικό για δημόσιους διαγωνισμούς.
Πώς το Flow απαντά σε έναν διαγωνισμό.
Μια εταιρεία υπηρεσιών πληροφορικής απαντά σε διαγωνισμό διαχειριζόμενων υπηρεσιών μιας Υγειονομικής Περιφέρειας. Κάθε προσχέδιο ελέγχεται από την ομάδα.
Το Flow διαβάζει τα τεύχη του διαγωνισμού, μαζί με τα σαρωμένα παραρτήματα, και συγκεντρώνει σε ένα σημείο τις υποχρεωτικές απαιτήσεις, τα ερωτήματα του ερωτηματολογίου και τα αιτούμενα αποδεικτικά.
Κάθε προσχέδιο παραθέτει το έγγραφο και τη σελίδα στην οποία βασίζεται. Όταν τίποτα στα έγγραφά σας δεν στηρίζει μια απάντηση, το Flow επισημαίνει το κενό αντί να γράψει απάντηση.
Για πλήρη απάντηση, το Flow προτείνει πλάνο ανά ενότητα και περιμένει έγκριση. Βοηθητικοί πράκτορες μπορούν να συντάσσουν ξεχωριστές ενότητες παράλληλα.
Τα έντυπα απαντήσεων και το έντυπο οικονομικής προσφοράς συμπληρώνονται στα ίδια τα αρχεία της αναθέτουσας αρχής. Τα αρχεία για υποβολή ελέγχονται για εσωτερικό περιεχόμενο πριν αποθηκευτούν.
Από τι αποτελείται μια προσφορά σε διαγωνισμό.
Έξι μέρη που εμφανίζονται στους περισσότερους δημόσιους διαγωνισμούς, και τι κάνει το Flow για το καθένα.
Υποχρεωτικές απαιτήσεις
Καθεμία εξάγεται από τα τεύχη του διαγωνισμού και απαντάται ή επισημαίνεται όταν τα έγγραφά σας δεν την καλύπτουν.
Ερωτηματολόγια και μεθοδολογίες
Το Flow συντάσσει απαντήσεις από τα έγγραφα διαδικασιών σας και από προηγούμενες προσφορές, με την πηγή για καθεμία.
Κριτήρια ανάθεσης
Το Flow εξάγει τα κριτήρια και τους συντελεστές βαρύτητάς τους, ώστε η ομάδα να βλέπει με τι θα βαθμολογηθεί κάθε απάντηση.
Έντυπα οικονομικής προσφοράς
Τιμοκατάλογοι και κατ' αποκοπή τιμές περνούν στις γραμμές της οικονομικής προσφοράς, με γενικό σύνολο, μετά την επιβεβαίωσή σας.
Έντυπα και δηλώσεις
Τα έντυπα Word και Excel της αναθέτουσας αρχής συμπληρώνονται ως αντίγραφα με τα στοιχεία της εταιρείας σας και του νόμιμου εκπροσώπου.
Διευκρινίσεις
Όπου τα έγγραφα αντιφάσκουν ή αφήνουν αμφιβολίες, το Flow συντάσσει το ερώτημα για να το στείλει η ομάδα σας.
Η υπόλοιπη προσφορά, στο ίδιο νήμα.
Τιμολόγηση, βαθμολόγηση, ερωτήματα προς την αρχή, επαναχρησιμοποιήσιμες απαντήσεις και έλεγχος των προθεσμιών.
Κριτήρια ανάθεσης και βαρύτητες, εξαγμένα
Δείτε τι βαθμολογεί η αναθέτουσα αρχή και πόσο μετρά κάθε κριτήριο πριν γραφτεί η πρώτη απάντηση.
Δεξιότητες ομάδας για συχνές απαντήσεις
Ξεκινήστε από πρότυπα όπως «Σύνταξη απάντησης σε απαίτηση» ή «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς», ή μετατρέψτε μια ολοκληρωμένη συνομιλία σε δεξιότητα που η ομάδα σας μπορεί να ξαναχρησιμοποιεί.
Αντιφατικές απαιτήσεις, σε μορφή ερωτημάτων
Όταν το παράρτημα και το σχέδιο σύμβασης διαφωνούν, το Flow συντάσσει το αίτημα διευκρινίσεων. Η ομάδα σας το στέλνει η ίδια ή το εγκρίνει και το Flow το στέλνει από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας.
Κάθε εβδομάδα, οι προθεσμίες που πλησιάζουν
Μια προγραμματισμένη εργασία συνοψίζει τις προσφορές που λήγουν σύντομα και τις απαιτήσεις που δεν έχουν ακόμη απάντηση.
Αιτήματα μιας ομάδας προσφορών.
Παραδείγματα αιτημάτων από μια εταιρεία υπηρεσιών πληροφορικής που απαντά σε δημόσιους διαγωνισμούς.
- Απαιτήσεις
Κατάγραψε όλες τις υποχρεωτικές απαιτήσεις του παραρτήματος Β και σημείωσε όσες δεν καλύπτουν τα έγγραφά μας.
- Απαντήσεις
Σύνταξε απαντήσεις στις ερωτήσεις 4.1 έως 4.8 από τα έγγραφα διαχείρισης υπηρεσιών μας και ανέφερε τη σελίδα για καθεμία.
- Τιμολόγηση
Συμπλήρωσε τον τιμοκατάλογο στο έντυπο οικονομικής προσφοράς με τις ημερήσιες χρεώσεις μας για το 2026 και δείξε μου το σύνολο της τριετίας.
- Συμμόρφωση
Εκτέλεσε τη δεξιότητα «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς» στο προσχέδιο της απάντησης πριν πάει για τελική έγκριση.
- Έντυπα
Συμπλήρωσε τη δήλωση συμμόρφωσης με τα στοιχεία της εταιρείας μας και επισήμανε ό,τι δεν βρήκες στα έγγραφά μας.
- Έρευνα
Διάβασε τα στατιστικά αυτής της αναθέτουσας αρχής και κατάγραψε τους πρόσφατους διαγωνισμούς της για υπηρεσίες πληροφορικής.
Φέρτε το ερωτηματολόγιο που δουλεύετε.
Σε μια επίδειξη περνάμε από το Flow έναν ενεργό διαγωνισμό και τα έγγραφα της απάντησής σας, και η ομάδα σας ελέγχει τα προσχέδια.
Σχετικά
Διαχείριση διαγωνισμών
Πλατφόρμα
Περιπτώσεις χρήσης
Ερωτήσεις για το λογισμικό απάντησης σε RFP
Τι είναι το λογισμικό απάντησης σε RFP;
Λογισμικό που βοηθά μια ομάδα να απαντήσει στο αίτημα υποβολής πρότασης ενός αγοραστή. Στους δημόσιους διαγωνισμούς στην Ευρώπη αυτό σημαίνει ανάγνωση των τευχών του διαγωνισμού, απάντηση σε κάθε απαίτηση και ερώτημα του ερωτηματολογίου, τιμολόγηση της προσφοράς και συμπλήρωση των εντύπων της αναθέτουσας αρχής. Στην Tendersight, το Flow ετοιμάζει αυτά τα προσχέδια και η ομάδα σας τα ελέγχει.
Είναι ένα RFP το ίδιο με έναν δημόσιο διαγωνισμό;
Στις ευρωπαϊκές δημόσιες συμβάσεις το αίτημα έρχεται ως διαγωνισμός: μια προκήρυξη και τεύχη διαγωνισμού που δημοσιεύει μια αναθέτουσα αρχή. Σε ορισμένες διαδικασίες η αρχή απευθύνει πρόσκληση υποβολής προσφορών. Η απάντηση ακολουθεί τους κανόνες των δημοσίων συμβάσεων για τα κριτήρια επιλογής, τα κριτήρια ανάθεσης, τις διευκρινίσεις και τις προθεσμίες.
Από πού προέρχονται οι απαντήσεις του Flow;
Από τα τεύχη του διαγωνισμού και τα έγγραφα που παρέχει η ομάδα σας, όπως περιγραφές διαδικασιών, βιογραφικά, πιστοποιητικά, καταλόγους υπηρεσιών και προηγούμενες προσφορές. Κάθε απάντηση παραθέτει το έγγραφο και τη σελίδα. Το Flow δεν επινοεί στοιχεία του διαγωνισμού, τιμές, ημερομηνίες ή παραπομπές και επισημαίνει τις απαιτήσεις που δεν καλύπτουν τα έγγραφά σας.
Λειτουργεί με σαρωμένα PDF και με τα υποδείγματα της αναθέτουσας αρχής;
Ναι. Το Flow διαβάζει σαρωμένα PDF και αρχεία που ανεβαίνουν στη συνομιλία. Συμπληρώνει τα έντυπα .docx, .xlsx και .pptx της αναθέτουσας αρχής σε επεξεργαστή και αποθηκεύει συμπληρωμένο αντίγραφο, αφήνοντας το πρωτότυπο αμετάβλητο.
Μπορούμε να ξαναχρησιμοποιήσουμε περιεχόμενο από προηγούμενες προσφορές;
Ναι. Ανεβάστε προηγούμενες προσφορές και υποστηρικτικά έγγραφα, και το Flow συντάσσει από αυτά με παραπομπές. Οι επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας μπορούν να αποθηκευτούν ως δεξιότητες ομάδας, για παράδειγμα «Σύνταξη απάντησης σε απαίτηση» ή «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς».
Ποιος εγκρίνει και υποβάλλει την προσφορά;
Η ομάδα σας. Το Flow ζητά έγκριση πριν αλλάξει απαιτήσεις, προσφορές ή έγγραφα ή πριν στείλει email, σημειώνει κάθε αρχείο ως εσωτερικής χρήσης ή για υποβολή, και δεν υποβάλλει προσφορές.
Απαντήστε στον επόμενο διαγωνισμό από τα δικά σας έγγραφα.
Ξεκινήστε δωρεάν, ανεβάστε τα έγγραφα διαδικασιών σας και ζητήστε από το Flow να διαβάσει τα τεύχη του διαγωνισμού.