Υπεύθυνοι προσφορώνΣύνοψη φακέλων προσφοράς κάθε Δευτέρα
Μια προγραμματισμένη εργασία διαβάζει κάθε ενεργό φάκελο προσφοράς και αναφέρει προθεσμίες, πρόοδο και έγγραφα που λείπουν. Κάθε εκτέλεση έχει το δικό της νήμα.
Υπεύθυνοι προσφορών
Διαχειριστείτε όλες τις προσφορέςμε το Flow σε κάθε φάκελο.
Το Flow, ο AI agent του Tendersight, διαβάζει τα έγγραφα κάθε διαγωνισμού, συντάσσει απαντήσεις, συμπληρώνει τα έντυπα και δείχνει τι μένει ανοιχτό σε όλους τους φακέλους προσφοράς σας.
Κάθε έγκριση καταγράφεται στο νήμα
Τα αρχεία υποβολής ελέγχονται για εσωτερικές σημειώσεις
Συνομιλίες ανοιχτές στην ομάδα σας, μόνο για ανάγνωση
Η στρατηγική και η τελική έγκριση μένουν σε εσάς. Το Flow αναλαμβάνει την ανάγνωση, τη σύνταξη και τον έλεγχο στο ενδιάμεσο.
Το Flow επεξεργάζεται τα έγγραφα της σύμβασης, τις απαντήσεις στις απαιτήσεις και τα έντυπα κάθε φακέλου προσφοράς, και αναφέρει τι λείπει. Τίποτα σημαντικό δεν αλλάζει χωρίς την έγκρισή σας.
Τι φτάνει στο γραφείο ενός υπεύθυνου προσφορών.
Αρκετοί διαγωνισμοί σε διαφορετικά στάδια, ο καθένας με τις δικές του προθεσμίες, έντυπα και συνεργάτες.
Παράλληλοι φάκελοι προσφοράς
Διαγωνισμοί σε διαφορετικά στάδια, με προθεσμίες υποβολής προσφορών και αιτημάτων διευκρινίσεων που επικαλύπτονται.
Απαντήσεις στις απαιτήσεις
Κάθε απαίτηση απαντημένη μία φορά, με συνέπεια και με σαφή σύνδεση με τα έγγραφα της σύμβασης και τα αποδεικτικά σας.
Τα έντυπα της αναθέτουσας αρχής
Υπεύθυνες δηλώσεις, έντυπα οικονομικής προσφοράς και υποδείγματα τεχνικής προσφοράς, το καθένα στη μορφή που ορίζει η αναθέτουσα αρχή.
Συνεισφορές συνεργατών
Τεχνικοί υπεύθυνοι, κοστολόγοι και νομικοί αναλαμβάνουν ο καθένας μέρος της προσφοράς και παραδίδουν σε διαφορετικές ημέρες.
Διευκρινίσεις
Ερωτήσεις που στέλνονται πριν από τη λήξη της προθεσμίας και δημοσιευμένες απαντήσεις που αλλάζουν το περιεχόμενο της προσφοράς.
Τελικός έλεγχος
Ένας τελευταίος έλεγχος κάθε απαίτησης και κάθε αρχείου πριν υπογραφεί και ανέβει η προσφορά.
Μία προσφορά, από την εναρκτήρια συνάντηση ως την τελική έγκριση.
Το Flow αναλαμβάνει την ανάγνωση, τη σύνταξη και τον έλεγχο. Κάθε βήμα φαίνεται στο νήμα και τα αρχεία μένουν στον χώρο εργασίας.
Η εις βάθος ανάλυση εξάγει απαιτήσεις, απαιτούμενα έγγραφα, μηνύματα της προσφοράς, δικλίδες ασφαλείας και σημεία για διευκρίνιση. Εκτελείται στο παρασκήνιο, ενώ εσείς σχεδιάζετε την προσφορά.
Εκτελέστε τη δεξιότητα «Σύνταξη απάντησης σε απαίτηση» σε μια ενότητα. Το Flow γράφει κάθε απάντηση από τα έγγραφα της σύμβασης και τα έγγραφα που ανεβάσατε, και ζητά όποια στοιχεία λείπουν.
Οι αλλαγές στις απαντήσεις των απαιτήσεων, στην προσφορά και στα έγγραφα εμφανίζονται ως κάρτες επιβεβαίωσης. Κάθε έγκριση καταγράφεται στο νήμα και τη βλέπει όλη η ομάδα.
Η δεξιότητα «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς» ελέγχει κάθε απαίτηση έναντι του προσχεδίου σας και παραθέτει αποσπάσματα από τα έγγραφα της σύμβασης. Οι ελλείψεις καταγράφονται με τη σελίδα από την οποία προέρχονται.
Τα έντυπα Word και Excel της αναθέτουσας αρχής συμπληρώνονται ως αντίγραφα. Τα αρχεία που προορίζονται για υποβολή ελέγχονται για εσωτερικές σημειώσεις, όπως σχόλια για τη στρατηγική ή τους ανταγωνιστές, πριν αποθηκευτούν.
Αιτήματα από υπεύθυνους προσφορών.
Παραδείγματα εργασιών που αναθέτουν οι υπεύθυνοι προσφορών στο Flow, από έναν έλεγχο εγγράφων έως έναν πλήρη έλεγχο της προσφοράς.
- Έγγραφα
Σύγκρινε τα απαιτούμενα έγγραφα του διαγωνισμού σίτισης με τα αρχεία του φακέλου προσφοράς και κατάγραψε τις ελλείψεις.
- Έλεγχος
Εκτέλεσε τη δεξιότητα «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς» στην τεχνική προσφορά του Τμήματος 2 και κατάγραψε κάθε απαίτηση χωρίς απάντηση.
- Διευκρινίσεις
Σύνταξε αιτήματα διευκρινίσεων για τις τρεις απαιτήσεις του διαγωνισμού σίτισης που αντιφάσκουν μεταξύ τους.
- Προγραμματισμός
Κάθε Παρασκευή στις 15:00, κατάγραψε τις προθεσμίες αιτημάτων διευκρινίσεων της επόμενης εβδομάδας σε όλους τους ενεργούς φακέλους προσφοράς.
- Δεξιότητες
Κάνε αυτόν τον έλεγχο συμμόρφωσης δεξιότητα ομάδας, ώστε να μπορεί να τον εκτελέσει οποιοσδήποτε στην επόμενη προσφορά.
- Έρευνα
Αναζήτησε στο διαδίκτυο τον τρέχοντα κατώτατο μισθό για το προσωπικό καθαριότητας στην Πορτογαλία και κατάγραψε τις πηγές.
Η δουλειά που επαναλαμβάνεται σε κάθε προσφορά.
Εβδομαδιαίες συνόψεις, αιτήματα για στοιχεία, πλάνα για μεγάλες προσφορές και η δική σας μέθοδος ελέγχου. Καθένα ρυθμίζεται μέσα σε μια συνομιλία.
Πλάνο για προσφορές με πολλά τμήματα
Το Flow προτείνει το πλάνο και περιμένει έγκριση. Στη συνέχεια, βοηθητικοί agents μπορούν να δουλεύουν παράλληλα σε ξεχωριστά τμήματα.
Η μέθοδος ελέγχου σας, αποθηκευμένη ως δεξιότητα ομάδας
Μετατρέψτε μια ολοκληρωμένη συνομιλία σε δεξιότητα που μπορεί να εκτελέσει οποιοσδήποτε στην ομάδα. Στα πρότυπα περιλαμβάνονται οι δεξιότητες «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς» και «Αξιολόγηση ευκαιρίας διαγωνισμού».
Αιτήματα για στοιχεία, σε προσχέδιο
Το Flow συντάσσει το email προς έναν συνάδελφο με τις ανοιχτές απαντήσεις και την ημερομηνία που τις χρειάζεστε. Το στέλνετε εσείς ή το εγκρίνετε και το Flow το στέλνει από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας.
Οι επόμενοι διαγωνισμοί, στο ίδιο νήμα
Ζητήστε διαγωνισμούς παρόμοιους με εκείνους στους οποίους υποβάλλετε προσφορά. Το Flow αναζητά, φιλτράρει και αποθηκεύει την αναζήτηση ως ειδοποίηση.
Δείτε το Flow στις προσφορές που ετοιμάζετε αυτή τη στιγμή.
Σε μια παρουσίαση περνάμε έναν από τους τρέχοντες διαγωνισμούς σας από το Flow, από τα έγγραφα της σύμβασης έως τα συμπληρωμένα έντυπα.
Ο χώρος εργασίας της προσφοράς όπου δουλεύει το Flow.
Τα στάδια του φακέλου προσφοράς, η προσφορά και οι άνθρωποι που δουλεύουν σε αυτήν βρίσκονται στο Tendersight. Το Flow διαβάζει τον ίδιο χώρο εργασίας και ρωτά πριν αλλάξει οτιδήποτε.
Σε ποιο σημείο βρίσκεται κάθε φάκελος
Κάθε φάκελος προσφοράς περνά από τα στάδιά του, από την αναγνώριση έως τον τελικό έλεγχο, με βαθμό προόδου που βλέπει όλη η ομάδα.
Η προσφορά, με κοινή επεξεργασία
Οι συνάδελφοι δουλεύουν ταυτόχρονα στην οικονομική προσφορά και βλέπουν ο ένας τις αλλαγές του άλλου, με την πρόοδο συμπλήρωσης πάνω από τον πίνακα.
Ερωτήσεις από υπεύθυνους προσφορών
Τι κάνει το Flow για έναν υπεύθυνο προσφορών;
Το Flow διαβάζει τα έγγραφα της σύμβασης, συντάσσει απαντήσεις στις απαιτήσεις από τα έγγραφα που ανεβάζετε, συμπληρώνει τα έντυπα της αναθέτουσας αρχής ως αντίγραφα, ελέγχει την προσφορά έναντι των εγγράφων της σύμβασης και συνοψίζει τι μένει ανοιχτό στους φακέλους προσφοράς σας. Η στρατηγική, οι αποφάσεις τιμολόγησης και η υποβολή μένουν σε εσάς.
Μπορεί το Flow να αναφέρει την κατάσταση όλων των προσφορών μας;
Ναι. Ζητήστε τους φακέλους προσφοράς που λήγουν σε ένα συγκεκριμένο διάστημα και το Flow καταγράφει την πρόοδό τους, τα απαιτούμενα έγγραφα που λείπουν και τις απαιτήσεις χωρίς απάντηση. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τη σύνοψη, για παράδειγμα κάθε Δευτέρα πρωί.
Μπορεί το Flow να αναθέτει εργασίες σε μέλη της ομάδας μου;
Όχι. Το Flow δεν αναθέτει εργασίες. Μπορεί να μοιράσει μια μεγάλη εργασία σε έως τρεις βοηθητικούς agents και να συντάξει email προς συναδέλφους, τα οποία στέλνει από το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας μόνο μετά την έγκρισή σας, και τα μέλη της ομάδας μπορούν να ανοίγουν τις συνομιλίες των άλλων μόνο για ανάγνωση.
Πώς ελέγχει το Flow μια προσφορά πριν από την υποβολή;
Η δεξιότητα «Έλεγχος συμμόρφωσης προσφοράς» ελέγχει κάθε απαίτηση έναντι του προσχεδίου σας και παραθέτει αποσπάσματα από τα έγγραφα της σύμβασης. Τα αρχεία που προορίζονται για υποβολή ελέγχονται για εσωτερικές σημειώσεις πριν αποθηκευτούν. Το Flow δεν εγγυάται νομική ορθότητα, οπότε ο τελικός έλεγχος μένει στην ομάδα σας.
Με ποιες μορφές εγγράφων δουλεύει το Flow;
Το Flow συμπληρώνει τα ίδια τα έντυπα Word, Excel και PowerPoint της αναθέτουσας αρχής και αποθηκεύει ένα συμπληρωμένο αντίγραφο, αφήνοντας το πρωτότυπο ανέγγιχτο. Διαβάζει σαρωμένα PDF και δημιουργεί αρχεία PDF, Word και Excel.
Η επόμενη υποβολή σας, προετοιμασμένη με το Flow.
Ξεκινήστε δωρεάν, ανοίξτε έναν φάκελο προσφοράς και ρωτήστε το Flow τι λείπει ακόμη.