Colaboración
Una lista semanal de oportunidades que vencen
Flow ejecuta la tarea según el calendario y cada ejecución abre su propio hilo, así todos leen el mismo resumen.
Colaboración
Tu equipo de ofertas y Flow,en la misma oportunidad.
Flow, el agente de Tendersight, planifica el trabajo y prepara los archivos, y espera la aprobación de tu equipo antes de cualquier cambio importante.
Los planes esperan aprobación
Las decisiones quedan en el hilo
Hilos visibles para el equipo en solo lectura
Flow prepara el trabajo. Tu equipo lo revisa, lo aprueba y presenta la oferta.
Cada paso de Flow se muestra en lenguaje claro, cada fuente se cita y cada aprobación queda en la conversación para que el resto del equipo pueda leerla.
Lo que un equipo de ofertas tiene que coordinar.
Una oferta pasa por varias manos antes de firmarse. Cada traspaso necesita un responsable y un registro.
Partes con distintos responsables
La parte técnica, la económica y la jurídica de la oferta las preparan personas distintas, a menudo a la vez.
Aprobaciones antes de presentar
Precios, salvedades y declaraciones necesitan una persona designada que los apruebe.
Archivos para el equipo, archivos para el órgano de contratación
Modelos de precios, notas de estrategia y análisis de la competencia no deben llegar a la oferta presentada.
Socios en ofertas conjuntas
Las UTE y los subcontratistas suman documentos, precios y plazos de otra empresa.
Varios plazos a la vez
Las oportunidades se solapan y el plazo de aclaraciones cierra antes que el de presentación de ofertas.
Preguntas en la revisión
Quien firma la oferta necesita ver de dónde sale cada respuesta.
Cómo trabaja tu equipo una oferta con Flow.
Una oportunidad, una conversación y el espacio de trabajo al lado. Flow prepara y el equipo decide.
La licitación, la oferta y los documentos están en una oportunidad con sus colaboradores. Varias personas pueden trabajar a la vez en la oferta económica.
Para un trabajo grande, Flow redacta un resumen y una lista de tareas y espera. El plan se puede aprobar, rechazar o devolver con cambios.
Flow puede ejecutar hasta tres agentes auxiliares en paralelo, por ejemplo para investigar al órgano de contratación y los precios de mercado. Cada uno se abre en su propio panel.
Archivos, Actividad, Plan y Vista previa están junto a la conversación. Cada archivo se marca como uso interno o para presentar, y los archivos para presentar se revisan en busca de notas internas.
Los cambios en requisitos, ofertas y documentos esperan Aprobar o Rechazar. La decisión queda registrada y el equipo puede abrir el hilo en solo lectura.
Peticiones que tu equipo envía a Flow.
Ejemplos de trabajo de coordinación que responsables y redactores de ofertas delegan en un solo mensaje.
- Plan
Planifica la oferta del lote 1 de la licitación de servidores de la diputación y espera mi aprobación antes de empezar.
- Programación
Cada viernes a las 16:00, enumera las oportunidades que vencen la próxima semana con su avance y los requisitos abiertos.
- Documentos
Importa los pliegos a la biblioteca de la oportunidad y ordénalos en carpetas por sobres.
- Revisión
Ejecuta la revisión de cumplimiento de la memoria técnica antes de que Ana la firme.
- Investigación
Resume las estadísticas de la diputación como órgano de contratación antes de decidir si nos presentamos.
- Habilidades
Guarda esta conversación como habilidad del equipo para redactar solicitudes de aclaración.
Rutinas del equipo que asume Flow.
Resúmenes periódicos, borradores y revisiones, configurados en una conversación y con resultados que todo el equipo puede abrir.
Correos redactados, enviados solo tras tu aprobación
Flow escribe los destinatarios, el asunto y el cuerpo. Abre el borrador en tu cliente de correo, o apruébalo y Flow lo envía desde tu buzón conectado.
Conversaciones que tu equipo puede leer
Un hilo con Flow se abre en solo lectura para los compañeros, con sus pasos, fuentes y aprobaciones.
Respuestas que se pueden comprobar
Cuando un compañero pregunta de dónde sale una respuesta, Flow señala el documento, la página y la cita exacta.
Colaboradores en cada oportunidad
La vista general de la oportunidad muestra quién trabaja en la oferta y con qué rol, junto a un gráfico de contribuciones.
Quién hace qué.
Flow prepara y propone. Las personas deciden, firman y presentan.
Planificar un trabajo grande
- Flow
- Escribe el resumen y la lista de tareas
- Tu equipo
- Aprueba, rechaza o pide cambios
Cambios en ofertas y documentos
- Flow
- Propone cada cambio en una tarjeta de confirmación
- Tu equipo
- Aprueba o rechaza cada uno
Investigación
- Flow
- Ejecuta hasta tres agentes auxiliares en paralelo
- Tu equipo
- Decide qué entra en la oferta
Archivos para el órgano de contratación
- Flow
- Los marca para presentar y los revisa en busca de notas internas
- Tu equipo
- Revisa, firma y presenta
Correos a órganos de contratación y socios
- Flow
- Redacta los destinatarios, el asunto y el cuerpo
- Tu equipo
- Los envía
Estado semanal
- Flow
- Ejecuta el resumen programado de oportunidades que vencen
- Tu equipo
- Actúa sobre lo que vence
Mira una oportunidad trabajada por Flow y tu equipo.
En una demo pasamos una licitación real por Flow, del plan a los archivos listos para revisar.
Colaboración funciona con Track
Las oportunidades de tu equipo aparecen en el pipeline de Track, de activas a presentadas y ganadas.
Relacionado
Preguntas sobre la colaboración en equipo
¿Pueden varias personas trabajar en la misma oferta?
Sí. Invita a tus compañeros por correo y añádelos como colaboradores de una oportunidad. La licitación, la oferta y los documentos quedan juntos en esa oportunidad, y los compañeros pueden abrir en solo lectura las conversaciones de los demás con Flow.
¿Qué puede cambiar Flow sin preguntar?
Nada importante. Los cambios en requisitos, ofertas, documentos, productos, datos de la empresa, alertas y tareas programadas muestran primero una tarjeta de confirmación. Los trabajos grandes empiezan con un plan que espera aprobación, y cada decisión queda registrada en el hilo.
¿Pueden los compañeros ver lo que hizo Flow en la conversación de otra persona?
Sí, en solo lectura. Ven los pasos que dio Flow, las fuentes citadas y las aprobaciones concedidas, sin poder modificar el hilo.
¿Cómo mantenemos las notas internas fuera de los archivos para presentar?
Flow marca cada archivo que produce como uso interno o para presentar. Antes de guardar un archivo para presentar, se revisa en busca de contenido solo interno, como la estrategia o las notas sobre la competencia. La revisión final sigue en manos de tu equipo.
¿Flow asigna tareas o envía correos por nosotros?
No asigna tareas. Flow redacta correos con destinatarios, asunto y cuerpo, y solo envía uno desde un buzón que hayas conectado, tras tu aprobación. También puede resumir según un calendario las oportunidades que vencen.
Prepara tu próxima licitación como un solo equipo.
Empieza gratis y pide a Flow que planifique la próxima licitación que prepara tu equipo.