Automatisation des offresDes tâches planifiées en langage courant
Nommez la tâche, rédigez l'instruction et choisissez un calendrier : quotidien, jours ouvrés, jours choisis, mensuel ou annuel. Chaque exécution ouvre son propre fil.
Automatisation des offres
L'automatisation des offres qui montre son travailet demande avant d'agir.
Flow, l'agent Tendersight, prend en charge les tâches répétitives de vos réponses : plans, analyse du DCE, formulaires complétés et contrôles planifiés.
Les plans attendent votre validation
Copies complétées, originaux intacts
Le dépôt reste à votre équipe
Le travail de routine tourne en arrière-plan. Les décisions restent à votre équipe.
Flow planifie le travail, lit les pièces du marché, complète les formulaires de l'acheteur et répète des contrôles selon un calendrier. Chaque modification proposée attend une validation, et chaque validation est consignée dans le fil.
Ce qui peut être automatisé dans la gestion des offres
Un partage clair du processus de réponse : le travail que Flow prend en charge, et celui qui reste à votre équipe.
Trouver les appels d'offres
- Ce que fait Flow
- Recherche les avis par code CPV, pays, montant et date limite, et enregistre la recherche comme alerte.
- Ce que fait votre équipe
- Décide quels appels d'offres méritent une réponse.
Lire les pièces du marché
- Ce que fait Flow
- Réalise une analyse approfondie de chaque document : exigences, critères d'attribution, pièces demandées, risques et points à clarifier.
- Ce que fait votre équipe
- Examine les risques et les points à clarifier signalés par Flow.
Go ou no-go
- Ce que fait Flow
- Exécute la compétence d'évaluation de l'appel d'offres et renvoie Go, Go sous conditions ou No-go.
- Ce que fait votre équipe
- Prend la décision de répondre.
Formulaires de l'acheteur
- Ce que fait Flow
- Complète les formulaires .docx, .xlsx et .pptx et enregistre une copie complétée. L'original n'est jamais modifié.
- Ce que fait votre équipe
- Vérifie la copie complétée et la signe.
Prix
- Ce que fait Flow
- Prépare les lignes de l'offre financière à partir de taux horaires, forfaits, catalogues produits ou métrés, avec un total général.
- Ce que fait votre équipe
- Fixe les prix définitifs et valide l'offre.
Contrôles récurrents
- Ce que fait Flow
- Exécute des tâches planifiées, comme un récapitulatif hebdomadaire des réponses dues dans les 7 prochains jours.
- Ce que fait votre équipe
- Choisit ce qui s'exécute, quand et avec quelles autorisations.
Dépôt
- Ce que fait Flow
- Marque les fichiers destinés au dépôt externe et vérifie qu'ils ne contiennent aucun contenu interne.
- Ce que fait votre équipe
- Dépose l'offre sur la plateforme de l'acheteur.
Comment Flow automatise la réponse aux appels d'offres.
Les gros travaux commencent par un plan. Flow le suit sur de nombreuses étapes, lance les analyses longues en arrière-plan et s'arrête là où une décision est nécessaire.
Pour un gros travail, Flow rédige une vue d'ensemble et une liste de tâches. Vous le validez, le refusez ou demandez des modifications avant le début du travail.
Jusqu'à trois agents secondaires travaillent en parallèle, par exemple un par lot et un sur la recherche de prix. Chacun s'ouvre dans son propre panneau.
L'analyse approfondie extrait exigences, critères d'attribution, pièces demandées et risques. Elle prend en général de 1 à 20 minutes, et vous pouvez quitter la conversation.
Flow modifie directement les fichiers Word, Excel et PowerPoint de l'acheteur public et enregistre des copies complétées. Chaque fichier est marqué travail interne ou dépôt externe.
Les modifications des exigences, des offres, des documents et des données de l'entreprise affichent d'abord une carte de confirmation. Chaque validation est consignée dans le fil.
L'automatisation commence par une demande.
Exemples de ce que les équipes de réponse demandent à Flow de planifier, compléter, chiffrer et répéter.
- Plan
Prépare l'offre pour le lot 2 de l'appel d'offres de services aux bâtiments. Montre-moi le plan avant de commencer.
- Planification
Chaque lundi à 08:00, résume les réponses dues dans les 7 prochains jours et l'avancement de chacune.
- Formulaires
Complète le bordereau des prix de l'acheteur avec les taux de notre offre du lot 1 et enregistre une copie complétée.
- Prix
Construis l'offre financière du lot maintenance à partir de notre grille tarifaire et affiche le total général.
- Alertes
Crée une alerte pour les appels d'offres de facility management en Belgique et aux Pays-Bas au-delà de 200 000 EUR.
- Compétence
Transforme cette conversation en compétence d'équipe réutilisable pour le prochain accord-cadre de nettoyage.
Le travail répétitif, configuré une fois.
Tâches planifiées, alertes, rappels et compétences réutilisables. Chacun se crée dans une conversation et se modifie de la même façon.
Des alertes créées en conversation
Décrivez les appels d'offres recherchés. Flow règle les filtres, enregistre l'alerte et peut la modifier ou la supprimer plus tard.
Des compétences d'équipe pour le travail répété
Transformez une conversation terminée en compétence réutilisable, par exemple pour vérifier la conformité d'une offre ou rédiger des demandes de précisions.
Des rappels rédigés, jamais envoyés
Flow rédige le message avec destinataire et objet. Vous l'ouvrez dans votre messagerie et l'envoyez vous-même.
Des réponses vérifiables
Chaque réponse à une exigence cite le document et la page sur lesquels elle s'appuie, et signale quand vos documents ne suffisent pas.
Une automatisation aux limites visibles.
Flow agit avec les autorisations définies par votre équipe. Ces limites s'appliquent dans chaque conversation et chaque exécution planifiée.
Un plan avant les gros travaux
Les gros travaux commencent par une vue d'ensemble et une liste de tâches, et le travail attend la validation du plan.
Validation avant modification
Les modifications des exigences, offres, documents, produits, données de l'entreprise, alertes et tâches planifiées demandent Valider ou Refuser.
Aucune suppression sans supervision
Les exécutions planifiées ne suppriment jamais rien définitivement. Les suppressions sont proposées dans le compte rendu d'exécution.
Fichiers de dépôt vérifiés
Avant enregistrement, les fichiers destinés au dépôt externe sont vérifiés pour tout contenu interne, comme la stratégie ou des notes sur les concurrents.
Des sources pour chaque réponse
Les réponses citent le document et la page d'origine. Flow n'invente ni faits sur l'appel d'offres, ni prix, ni dates.
Le dépôt vous appartient
Flow ne dépose pas d'offres, n'envoie pas d'e-mails et ne modifie pas les avis. La relecture finale et le dépôt reviennent à votre équipe.
Venez avec le travail de réponse que votre équipe répète le plus.
En démo, nous configurons dans Flow un plan, un formulaire complété et une tâche planifiée, sur un appel d'offres en cours pour votre équipe.
Pour aller plus loin
Questions sur l'automatisation des offres
Quelles parties du processus de réponse peuvent être automatisées ?
Flow peut trouver des appels d'offres et enregistrer des alertes, analyser les pièces du marché, rédiger des réponses aux exigences, compléter les formulaires de l'acheteur sous forme de copies, préparer les lignes de l'offre financière et exécuter des contrôles planifiés. La décision de répondre, les prix définitifs, les signatures et le dépôt restent à votre équipe.
Comment Flow automatise-t-il une offre ?
Vous décrivez le travail dans une conversation. Pour les gros travaux, Flow rédige un plan et attend la validation, puis le suit, lance les analyses longues en arrière-plan et utilise jusqu'à trois agents secondaires en parallèle. Chaque étape s'affiche au moment où elle se produit.
Pouvons-nous modifier les documents produits par Flow ?
Oui. Flow enregistre des copies complétées des formulaires de l'acheteur et laisse les originaux intacts. Vous pouvez modifier les fichiers complétés dans l'éditeur, où Flow peut aussi créer et restaurer des points de contrôle, et les modifications proposées par Flow attendent votre confirmation.
La préparation automatisée des offres respecte-t-elle les règles de la commande publique ?
Flow vérifie vos réponses et vos documents par rapport aux exigences des pièces du marché et peut charger les règles de marchés publics propres à chaque pays. Il ne garantit pas la conformité juridique : la relecture finale et le dépôt restent à votre équipe.
Que se passe-t-il lorsqu'une tâche planifiée s'exécute sans supervision ?
L'exécution agit avec les autorisations que votre équipe a données à la tâche et ouvre sa propre conversation. L'historique affiche Réussie, Échouée ou Saisie requise, et une exécution ne supprime jamais rien définitivement.
Flow dépose-t-il des offres ou envoie-t-il des e-mails ?
Non. Flow prépare les fichiers destinés au dépôt externe et rédige des e-mails que vous ouvrez dans votre propre messagerie. Le dépôt sur la plateforme de l'acheteur et l'envoi des messages restent à votre équipe.
Automatisez la routine sur votre prochaine offre.
Commencez gratuitement, ouvrez un appel d'offres et demandez un plan à Flow.