Collaboration
Une liste hebdomadaire des dossiers à rendre
Flow exécute la tâche selon le planning et chaque exécution ouvre son propre fil, pour que tous lisent la même synthèse.
Collaboration
Votre équipe d'offres et Flow,sur un même dossier.
Flow, l'agent Tendersight, planifie le travail et prépare les fichiers, puis attend la validation de votre équipe avant tout changement important.
Les plans attendent une validation
Les décisions restent dans le fil
Fils lisibles par l'équipe en lecture seule
Flow prépare le travail. Votre équipe le vérifie, le valide et dépose l'offre.
Chaque étape de Flow s'affiche en langage clair, chaque source est citée et chaque validation reste dans la conversation, lisible par toute l'équipe.
Ce qu'une équipe d'offres doit coordonner.
Une réponse passe par plusieurs mains avant d'être signée. Chaque passage de relais demande un responsable et une trace.
Des parties aux responsables différents
Les parties technique, financière et juridique de l'offre sont préparées par des personnes différentes, souvent en même temps.
Des validations avant le dépôt
Prix, réserves et déclarations doivent être validés par une personne désignée.
Fichiers de l'équipe, fichiers pour l'acheteur
Modèles de prix, notes de stratégie et analyses de la concurrence n'ont pas leur place dans l'offre déposée.
Des partenaires sur les offres communes
Groupements et sous-traitants ajoutent les documents, les prix et les délais d'une autre entreprise.
Plusieurs échéances à la fois
Les dossiers se chevauchent, et la période de questions se termine avant la date limite de remise des offres.
Les questions du relecteur
La personne qui signe l'offre doit voir d'où vient chaque réponse.
Comment votre équipe traite une offre avec Flow.
Un dossier de réponse, une conversation et l'espace de travail à côté. Flow prépare, l'équipe décide.
L'appel d'offres, l'offre et les documents sont réunis dans un dossier de réponse avec ses collaborateurs. Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur l'offre financière.
Pour une tâche importante, Flow rédige une vue d'ensemble et une liste de tâches, puis attend. Le plan peut être validé, rejeté ou renvoyé avec des modifications.
Flow peut faire travailler jusqu'à trois agents secondaires en parallèle, par exemple sur l'acheteur et sur les prix du marché. Chacun s'ouvre dans son propre panneau.
Fichiers, Activité, Plan et Aperçu se trouvent à côté de la conversation. Chaque fichier est marqué document interne ou pour dépôt, et les fichiers pour dépôt sont vérifiés pour repérer les notes internes.
Les modifications des exigences, des offres et des documents attendent Valider ou Rejeter. La décision est enregistrée, et l'équipe peut ouvrir le fil en lecture seule.
Les demandes que votre équipe envoie à Flow.
Exemples de travail de coordination que responsables et rédacteurs d'offres confient en un seul message.
- Plan
Planifie l'offre pour le lot 1 du marché de serveurs du département et attends ma validation avant de commencer.
- Planification
Chaque vendredi à 16:00, liste les dossiers à rendre la semaine prochaine avec leur avancement et les exigences ouvertes.
- Documents
Importe les pièces du marché dans la bibliothèque du dossier et range-les par enveloppe dans des sous-dossiers.
- Relecture
Lance la revue de conformité de l'offre sur le mémoire technique avant qu'Ana le signe.
- Veille
Résume les statistiques du département en tant qu'acheteur public avant que nous décidions de répondre.
- Compétences
Enregistre cette conversation comme compétence d'équipe pour rédiger les questions à l'acheteur.
Les routines d'équipe que Flow prend en charge.
Synthèses récurrentes, brouillons et vérifications, configurés dans une conversation, avec des résultats que toute l'équipe peut ouvrir.
Des e-mails rédigés, envoyés seulement après votre validation
Flow rédige les destinataires, l'objet et le message. Ouvrez le brouillon dans votre messagerie, ou validez-le et Flow l'envoie depuis votre boîte mail connectée.
Des conversations lisibles par l'équipe
Un fil avec Flow s'ouvre en lecture seule pour les collègues, avec ses étapes, ses sources et ses validations.
Des réponses vérifiables
Quand un collègue demande d'où vient une réponse, Flow indique le document, la page et la citation exacte.
Les collaborateurs de chaque dossier
La vue d'ensemble du dossier indique qui travaille sur l'offre et avec quel rôle, à côté d'un graphique des contributions.
Qui fait quoi.
Flow prépare et propose. Les personnes décident, signent et déposent.
Planifier une tâche importante
- Flow
- Rédige la vue d'ensemble et la liste de tâches
- Votre équipe
- Valide, rejette ou demande des modifications
Modifications des offres et des documents
- Flow
- Propose chaque modification dans une carte de confirmation
- Votre équipe
- Valide ou rejette chacune
Recherche
- Flow
- Fait travailler jusqu'à trois agents secondaires en parallèle
- Votre équipe
- Décide de ce qui entre dans l'offre
Fichiers pour l'acheteur
- Flow
- Les marque pour dépôt et y repère les notes internes
- Votre équipe
- Relit, signe et dépose
E-mails aux acheteurs et aux partenaires
- Flow
- Rédige les destinataires, l'objet et le message
- Votre équipe
- Les envoie
Point hebdomadaire
- Flow
- Exécute la synthèse planifiée des dossiers à rendre
- Votre équipe
- Traite ce qui arrive à échéance
Voyez un dossier traité par Flow et votre équipe.
Lors d'une démo, nous traitons un vrai appel d'offres avec Flow, du plan aux fichiers prêts pour la relecture.
Collaboration fonctionne avec Track
Les dossiers de votre équipe apparaissent dans le pipeline Track, d'actif à déposé, puis gagné.
Voir aussi
Cas d'usage
Questions sur la collaboration en équipe
Plusieurs personnes peuvent-elles travailler sur la même offre ?
Oui. Invitez vos collègues par e-mail et ajoutez-les comme collaborateurs d'un dossier de réponse. L'appel d'offres, l'offre et les documents restent réunis dans ce dossier, et les collègues peuvent ouvrir en lecture seule les conversations des autres avec Flow.
Que peut modifier Flow sans demander ?
Rien d'important. Les modifications des exigences, des offres, des documents, des produits, des informations de l'entreprise, des alertes et des tâches planifiées affichent d'abord une carte de confirmation. Les tâches importantes commencent par un plan qui attend une validation, et chaque décision est enregistrée dans le fil.
Les collègues voient-ils ce que Flow a fait dans la conversation de quelqu'un d'autre ?
Oui, en lecture seule. Ils voient les étapes suivies par Flow, les sources citées et les validations données, sans pouvoir modifier le fil.
Comment garder les notes internes hors des fichiers de dépôt ?
Flow marque chaque fichier qu'il produit comme document interne ou pour dépôt. Avant l'enregistrement d'un fichier pour dépôt, son contenu est vérifié pour repérer les éléments strictement internes, comme la stratégie ou les notes sur la concurrence. La relecture finale reste à votre équipe.
Flow attribue-t-il des tâches ou envoie-t-il des e-mails à notre place ?
Il n'attribue pas de tâches. Flow rédige des e-mails avec destinataires, objet et message ; il ne les envoie que depuis votre boîte mail connectée, et seulement après votre validation. Il peut aussi résumer selon un planning les dossiers arrivant à échéance.
Préparez votre prochain appel d'offres en une seule équipe.
Commencez gratuitement et demandez à Flow de planifier le prochain appel d'offres que prépare votre équipe.