Responsables d'offresUne synthèse du pipeline chaque lundi
Une tâche planifiée lit chaque dossier actif et rend compte des échéances, de l'avancement et des pièces manquantes. Chaque exécution garde son propre fil.
Responsables d'offres
Pilotez tout votre pipeline d'offresavec Flow sur chaque dossier.
Flow, l'agent de Tendersight, lit chaque DCE, rédige les réponses, complète les formulaires et montre ce qui reste ouvert dans vos dossiers.
Chaque validation est enregistrée dans le fil
Fichiers à déposer vérifiés pour repérer les notes internes
Conversations ouvertes à l'équipe en lecture seule
Vous gardez la stratégie et la validation. Flow se charge entre-temps de la lecture, de la rédaction et des vérifications.
Flow parcourt le DCE, les réponses aux exigences et les formulaires de chaque dossier, et signale ce qui manque. Rien d'important ne change sans votre validation.
Ce qui arrive sur le bureau d'un responsable d'offres.
Plusieurs appels d'offres à des stades différents, chacun avec ses échéances, ses formulaires et ses contributeurs.
Dossiers en parallèle
Des appels d'offres à des stades différents, dont les dates limites de remise et de questions se chevauchent.
Réponses aux exigences
Chaque exigence traitée une seule fois, de façon cohérente, et rattachée à l'appel d'offres et à vos justificatifs.
Les formulaires de l'acheteur
Déclarations, bordereaux de prix et modèles d'offre technique, chacun au format propre de l'acheteur public.
Contributions de l'équipe
Responsables techniques, économistes et juristes portent chacun une partie de l'offre et livrent à des dates différentes.
Demandes de précisions
Les questions posées avant la date limite, et les réponses publiées qui modifient ce que l'offre doit contenir.
Relecture finale
Une dernière vérification de chaque exigence et de chaque fichier avant la signature et le dépôt de l'offre.
Une offre, de la réunion de lancement à la validation.
Flow prend en charge la lecture, la rédaction et les vérifications. Chaque étape est visible dans le fil, et l'espace de travail conserve les fichiers.
L'analyse approfondie extrait les exigences, les pièces à fournir, les arguments différenciants, les garde-fous et les points à clarifier. Elle s'exécute en arrière-plan pendant que vous préparez la réponse.
Lancez la compétence « Rédiger une réponse à une exigence » sur une section. Flow rédige chaque réponse à partir du DCE et des documents que vous avez importés, et demande les informations qui lui manquent.
Les modifications des réponses, de l'offre et des documents arrivent sous forme de cartes de confirmation. Chaque validation est enregistrée dans le fil, visible par toute l'équipe.
La compétence « Vérifier la conformité de l'offre » confronte votre projet de réponse à chaque exigence et cite l'appel d'offres. Les écarts sont listés avec la page d'où ils proviennent.
Les formulaires Word et Excel de l'acheteur sont complétés sous forme de copies. Avant enregistrement, les fichiers destinés au dépôt sont vérifiés pour repérer les notes internes, comme des commentaires sur la stratégie ou les concurrents.
Ce que demandent les responsables d'offres.
Exemples de tâches que les responsables d'offres confient à Flow, de la vérification des pièces à la relecture complète.
- Documents
Compare les pièces à fournir de l'appel d'offres de restauration avec les fichiers du dossier et liste les manques.
- Relecture
Lance « Vérifier la conformité de l'offre » sur l'offre technique du lot 2 et liste chaque exigence sans réponse.
- Précisions
Rédige des demandes de précisions sur les trois exigences de l'appel d'offres de restauration qui se contredisent.
- Planification
Chaque vendredi à 15:00, liste les dates limites de questions de la semaine suivante pour tous les dossiers actifs.
- Compétences
Transforme cette vérification de conformité en compétence d'équipe pour que chacun puisse la lancer sur la prochaine offre.
- Recherche
Cherche sur le web le salaire minimum actuel des agents de nettoyage au Portugal et liste les sources.
Le travail qui revient à chaque offre.
Synthèses hebdomadaires, demandes de contributions, plans pour les grosses offres et votre propre méthode de relecture. Chacun se met en place dans une conversation.
Un plan pour les offres à plusieurs lots
Flow propose le plan et attend votre validation. Des agents secondaires peuvent ensuite traiter des lots distincts en parallèle.
Votre méthode de relecture, enregistrée comme compétence d'équipe
Transformez une conversation terminée en compétence que chacun dans l'équipe peut lancer. Les modèles incluent « Vérifier la conformité de l'offre » et « Évaluer une opportunité d'appel d'offres ».
Demandes de contributions, rédigées
Flow rédige l'e-mail à un collègue avec les réponses en attente et la date à laquelle vous en avez besoin. C'est vous qui l'envoyez.
Les prochains appels d'offres, depuis le même fil
Demandez des appels d'offres semblables à ceux auxquels vous répondez. Flow recherche, filtre et enregistre la recherche comme alerte.
Voyez Flow à l'œuvre sur les offres que vous préparez en ce moment.
Pendant la démo, nous passons l'un de vos appels d'offres en cours dans Flow, du DCE jusqu'aux formulaires complétés.
L'espace de réponse dans lequel travaille Flow.
Les étapes du dossier, l'offre et les personnes qui y travaillent sont réunies dans Tendersight. Flow lit le même espace de travail et demande avant de modifier quoi que ce soit.
Où en est chaque dossier
Chaque dossier avance par étapes, de la reconnaissance à la vérification finale, avec une note d'avancement visible par toute l'équipe.
L'offre, modifiée à plusieurs
Vos collègues travaillent en même temps dans l'offre financière et voient les modifications des autres, avec l'avancement affiché au-dessus du tableau.
Questions des responsables d'offres
Que fait Flow pour un responsable d'offres ?
Flow lit les DCE, rédige les réponses aux exigences à partir des documents que vous importez, complète les formulaires de l'acheteur sous forme de copies, vérifie l'offre au regard de l'appel d'offres et résume ce qui reste ouvert dans vos dossiers. La stratégie, les décisions de prix et le dépôt restent entre vos mains.
Flow peut-il faire le point sur toutes nos offres ?
Oui. Demandez les dossiers à rendre sur une période donnée, et Flow liste leur avancement, les pièces à fournir manquantes et les exigences sans réponse. Vous pouvez aussi planifier cette synthèse, par exemple chaque lundi matin.
Flow peut-il attribuer du travail aux membres de mon équipe ?
Non. Flow n'attribue pas de tâches. Il peut répartir un gros travail entre trois agents secondaires au maximum et rédiger des e-mails à vos collègues, que vous envoyez vous-même, et chacun peut ouvrir les conversations de ses collègues en lecture seule.
Comment Flow vérifie-t-il une offre avant le dépôt ?
La compétence « Vérifier la conformité de l'offre » confronte votre projet de réponse à chaque exigence et cite les pièces du marché. Avant enregistrement, les fichiers destinés au dépôt sont vérifiés pour repérer les notes internes. Flow ne garantit pas la conformité juridique, la relecture finale reste donc à votre équipe.
Avec quels formats de documents Flow travaille-t-il ?
Flow complète les formulaires Word, Excel et PowerPoint de l'acheteur et enregistre une copie complétée, sans modifier l'original. Il lit les PDF scannés et produit des fichiers PDF, Word et Excel.
Votre prochain dépôt, préparé avec Flow.
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