Ajánlatkészítés automatizálásaÜtemezett feladatok egyszerű szavakkal
Nevezze el a feladatot, írja le az utasítást, és válasszon ütemezést: naponta, munkanapokon, kiválasztott napokon, havonta vagy évente. Minden futás saját beszélgetést nyit.
Ajánlatkészítés automatizálása
Automatizált ajánlatkészítés, amely minden lépést megmutatés cselekvés előtt kérdez.
A Flow, a Tendersight ügynöke, átveszi az ajánlati folyamat ismétlődő részeit: tervek, a közbeszerzési dokumentumok elemzése, kitöltött űrlapok és ütemezett ellenőrzések.
A tervek az Ön jóváhagyására várnak
Kitöltött másolatok, érintetlen eredetik
A benyújtás a csapatánál marad
A rutinmunka a háttérben fut. A döntések a csapatánál maradnak.
A Flow megtervezi a feladatot, elolvassa a közbeszerzési dokumentumokat, kitölti az ajánlatkérő űrlapjait, és ütemezetten megismétli az ellenőrzéseket. Minden javasolt módosítás jóváhagyásra vár, és minden jóváhagyás rögzül a beszélgetésben.
Mit lehet automatizálni az ajánlatkezelésben
Az ajánlati folyamat egyértelmű felosztása: a munka, amelyet a Flow átvesz, és a munka, amely a csapatánál marad.
Közbeszerzések keresése
- Amit a Flow végez
- Hirdetményeket keres CPV-kód, ország, érték és határidő szerint, és a keresést riasztásként menti.
- Amit a csapata végez
- Eldönti, mely közbeszerzéseken érdemes indulni.
A dokumentumok elolvasása
- Amit a Flow végez
- Minden dokumentumot részletesen elemez: követelmények, értékelési szempontok, kért dokumentumok, kockázatok és tisztázandó kérdések.
- Amit a csapata végez
- Átnézi a Flow által jelzett kockázatokat és tisztázandó kérdéseket.
Indulás vagy sem
- Amit a Flow végez
- Lefuttatja a közbeszerzés-értékelő skillt, amely ezt adja vissza: Indulás, Indulás feltételekkel vagy Nem indulunk.
- Amit a csapata végez
- Meghozza az ajánlattételi döntést.
Az ajánlatkérő űrlapjai
- Amit a Flow végez
- Kitölti a .docx, .xlsx és .pptx űrlapokat, és kitöltött másolatot ment. Az eredetit soha nem módosítja.
- Amit a csapata végez
- Ellenőrzi és aláírja a kitöltött másolatot.
Árazás
- Amit a Flow végez
- Előkészíti az árajánlat tételeit óradíjakból, átalánydíjakból, termékkatalógusokból vagy felmérés alapján, végösszeggel.
- Amit a csapata végez
- Meghatározza a végleges árakat és jóváhagyja az ajánlatot.
Ismétlődő ellenőrzések
- Amit a Flow végez
- Ütemezett feladatokat futtat, például heti összefoglalót a következő 7 napban esedékes ajánlatokról.
- Amit a csapata végez
- Eldönti, mi fusson, mikor és milyen jogosultságokkal.
Benyújtás
- Amit a Flow végez
- Megjelöli a külső benyújtásra szánt fájlokat, és ellenőrzi, hogy nincs-e bennük belső tartalom.
- Amit a csapata végez
- Benyújtja az ajánlatot az ajánlatkérő portálján.
Így automatizálja a Flow az ajánlati folyamatot.
A nagy feladatok tervvel indulnak. A Flow sok lépésben halad végig rajta, a hosszú elemzéseket a háttérben futtatja, és ott áll meg, ahol döntés kell.
Nagy feladatnál a Flow áttekintést és teendőlistát ír. Ön jóváhagyja, elutasítja vagy módosítást kér, mielőtt a munka elindul.
Legfeljebb három mellékügynök dolgozik párhuzamosan, például részenként egy és egy az árak kutatásán. Mindegyik saját panelen nyílik meg.
A részletes elemzés kinyeri a követelményeket, az értékelési szempontokat, a kért dokumentumokat és a kockázatokat. Általában 1 és 20 perc között tart, és közben elhagyhatja a beszélgetést.
A Flow az ajánlatkérő saját Word-, Excel- és PowerPoint-fájljait szerkeszti, és kitöltött másolatokat ment. Minden fájl belső munkaanyagként vagy külső benyújtásként van jelölve.
A követelmények, ajánlatok, dokumentumok és cégadatok módosítása előtt megerősítő kártya jelenik meg. Minden jóváhagyás rögzül a beszélgetésben.
Az automatizálás egy kéréssel kezdődik.
Példák arra, mit bíznak az ajánlati csapatok a Flow-ra: tervezést, kitöltést, árazást és ismétlést.
- Terv
Készítsd elő az ajánlatot a létesítménygazdálkodási közbeszerzés 2. részére. Mielőtt elkezded, mutasd meg a tervet.
- Ütemezés
Minden hétfőn 08:00-kor foglald össze a következő 7 napban esedékes ajánlatokat és azok készültségét.
- Űrlapok
Töltsd ki az ajánlatkérő ártáblázatát az 1. részre adott ajánlatunk díjaival, és ments kitöltött másolatot.
- Árazás
Állítsd össze a karbantartási rész árajánlatát a díjtáblázatunkból, és mutasd a végösszeget.
- Riasztások
Hozz létre riasztást a 200 000 EUR feletti létesítménygazdálkodási közbeszerzésekre Belgiumban és Hollandiában.
- Skill
Alakítsd ezt a beszélgetést csapat-skillé, amelyet a következő takarítási keretmegállapodásnál is futtathatunk.
Az ismétlődő munka egyszer beállítva.
Ütemezett feladatok, riasztások, emlékeztetők és újrafelhasználható skillek. Mindegyik egy beszélgetésben jön létre, és ugyanígy módosítható.
Riasztások beszélgetésből
Írja le, milyen közbeszerzéseket keres. A Flow beállítja a szűrőket, menti a riasztást, és később módosíthatja vagy törölheti.
Csapat-skillek az ismétlődő munkához
Egy lezárt beszélgetésből újrafelhasználható skillt készíthet, például az ajánlat megfelelőségének ellenőrzésére vagy kiegészítő tájékoztatás kérésének megfogalmazására.
Emlékeztetők piszkozatban, elküldés csak az Ön jóváhagyása után
A Flow megírja az üzenetet címzettel és tárggyal. Nyissa meg a levelezőprogramjában, vagy hagyja jóvá, és a Flow a csatlakoztatott postafiókjából küldi el.
Ellenőrizhető válaszok
Minden követelményválasz idézi a dokumentumot és az oldalt, amelyre épül, és jelzi, ha a dokumentumai nem elegendők.
Automatizálás látható korlátokkal.
A Flow a csapata által megadott jogosultságokkal dolgozik. Ezek a korlátok minden beszélgetésben és minden ütemezett futásnál érvényesek.
Terv nagy feladatok előtt
A nagy feladatok áttekintéssel és teendőlistával indulnak, és a munka a terv jóváhagyásáig vár.
Jóváhagyás módosítás előtt
A követelmények, ajánlatok, dokumentumok, termékek, cégadatok, riasztások és ütemezett feladatok módosításához Jóváhagyás vagy Elutasítás kell.
Nincs felügyelet nélküli törlés
Az ütemezett futások soha nem törölnek véglegesen semmit. A törléseket a futás összefoglalója javasolja.
Ellenőrzött benyújtási fájlok
A külső benyújtásra jelölt fájlok mentés előtt ellenőrzésen mennek át belső tartalomra, például stratégiára vagy versenytársakról szóló jegyzetekre.
Forrás minden válaszhoz
A válaszok megadják a dokumentumot és az oldalt, ahonnan származnak. A Flow nem talál ki adatokat a közbeszerzésről, árakat vagy dátumokat.
A benyújtás az Öné
A Flow nem nyújt be ajánlatot és nem módosít hirdetményt, e-mailt pedig csak a csatlakoztatott postafiókjából küld, az Ön jóváhagyása után. A végső ellenőrzés és a benyújtás a csapatáé.
Hozza el azt az ajánlati munkát, amelyet a csapata a legtöbbször ismétel.
A demón beállítunk a Flow-ban egy tervet, egy kitöltött űrlapot és egy ütemezett feladatot, egy olyan közbeszerzésen, amelyen a csapata dolgozik.
Kapcsolódó
Felhasználási esetek
Kérdések az ajánlatkészítés automatizálásáról
Az ajánlati folyamat mely részei automatizálhatók?
A Flow képes közbeszerzéseket keresni és riasztásokat menteni, elemezni a közbeszerzési dokumentumokat, válaszokat írni a követelményekre, másolatként kitölteni az ajánlatkérő űrlapjait, előkészíteni az árajánlat tételeit és ütemezett ellenőrzéseket futtatni. Az ajánlattételi döntés, a végleges árak, az aláírások és a benyújtás a csapatánál maradnak.
Hogyan automatizálja a Flow az ajánlatkészítést?
Ön egy beszélgetésben írja le a feladatot. Nagy feladatnál a Flow tervet ír és jóváhagyásra vár, majd végighalad rajta, a hosszú elemzéseket a háttérben futtatja, és legfeljebb három mellékügynököt használ párhuzamosan. Minden lépés megjelenik, amint megtörténik.
Szerkeszthetjük a Flow által készített dokumentumokat?
Igen. A Flow kitöltött másolatokat ment az ajánlatkérő űrlapjairól, az eredetiket érintetlenül hagyja. A kitöltött fájlokat a szerkesztőben módosíthatja, ahol a Flow ellenőrzőpontokat is létrehozhat és visszaállíthat, a Flow által javasolt módosítások pedig az Ön megerősítésére várnak.
Megfelel az automatizált ajánlatkészítés a közbeszerzési szabályoknak?
A Flow a közbeszerzési dokumentumok követelményeihez méri a válaszait és dokumentumait, és be tudja tölteni az adott ország közbeszerzési szabályait. Jogi megfelelőséget nem garantál, ezért a végső ellenőrzés és a benyújtás a csapatánál marad.
Mi történik, ha egy ütemezett feladat felügyelet nélkül fut?
A futás azokkal a jogosultságokkal dolgozik, amelyeket a csapata a feladatnak adott, és saját beszélgetést indít. A futási előzmények Sikeres, Sikertelen vagy Adat szükséges állapotot mutatnak, és egy futás soha nem töröl véglegesen semmit.
Benyújt a Flow ajánlatot, vagy küld e-mailt?
Ajánlatot soha nem nyújt be. A Flow előkészíti a külső benyújtásra jelölt fájlokat, és e-mail-piszkozatokat ír, üzenetet pedig csak a csatlakoztatott postafiókjából küld, az Ön jóváhagyása után. Az ajánlatkérő portálján történő benyújtás a csapatánál marad.
Automatizálja a rutint a következő ajánlatánál.
Kezdje ingyen, nyisson meg egy közbeszerzést, és kérjen tervet a Flow-tól.