Automazione delle offerteAttività programmate in parole semplici
Date un nome all'attività, scrivete l'istruzione e scegliete il calendario: giornaliero, giorni feriali, giorni scelti, mensile o annuale. Ogni esecuzione apre la propria conversazione.
Automazione delle offerte
L'automazione delle offerte che mostra ogni passaggioe chiede prima di agire.
Flow, l'agente di Tendersight, gestisce le parti ripetitive del processo di offerta: piani, analisi dei documenti di gara, moduli compilati e controlli programmati.
I piani attendono la vostra approvazione
Copie compilate, originali intatti
La presentazione resta al vostro team
Il lavoro di routine procede in background. Le decisioni restano al vostro team.
Flow pianifica il lavoro, legge i documenti di gara, compila i moduli della stazione appaltante e ripete i controlli secondo un calendario. Ogni modifica proposta attende l'approvazione e ogni approvazione resta registrata nella conversazione.
Cosa si può automatizzare nella gestione delle offerte
Una divisione chiara del processo di offerta: il lavoro che prende in carico Flow e quello che resta al vostro team.
Trovare le gare
- Cosa fa Flow
- Cerca bandi per codice CPV, paese, importo e scadenza, e salva la ricerca come avviso.
- Cosa fa il vostro team
- Decide a quali gare conviene partecipare.
Leggere i documenti di gara
- Cosa fa Flow
- Esegue un'analisi approfondita di ogni documento: requisiti, criteri di aggiudicazione, documenti richiesti, rischi e punti da chiarire.
- Cosa fa il vostro team
- Esamina i rischi e i punti da chiarire segnalati da Flow.
Go o no-go
- Cosa fa Flow
- Esegue la skill di valutazione della gara e restituisce Go, Go con condizioni o No-go.
- Cosa fa il vostro team
- Decide se partecipare.
Moduli della stazione appaltante
- Cosa fa Flow
- Compila i moduli .docx, .xlsx e .pptx e salva una copia compilata. L'originale non viene mai modificato.
- Cosa fa il vostro team
- Verifica la copia compilata e la firma.
Prezzi
- Cosa fa Flow
- Prepara le voci dell'offerta economica da tariffe, importi a corpo, cataloghi prodotti o computi metrici, con totale complessivo.
- Cosa fa il vostro team
- Stabilisce i prezzi finali e approva l'offerta.
Controlli ricorrenti
- Cosa fa Flow
- Esegue attività programmate, come un riepilogo settimanale delle offerte in scadenza nei prossimi 7 giorni.
- Cosa fa il vostro team
- Sceglie cosa viene eseguito, quando e con quali autorizzazioni.
Presentazione
- Cosa fa Flow
- Contrassegna i file per la presentazione esterna e verifica che non contengano contenuti interni.
- Cosa fa il vostro team
- Presenta l'offerta sulla piattaforma della stazione appaltante.
Come Flow automatizza il processo di offerta.
I lavori grandi iniziano con un piano. Flow lo porta avanti in molti passaggi, esegue le analisi lunghe in background e si ferma dove serve una decisione.
Per un lavoro grande, Flow scrive una panoramica e un elenco di attività. Potete approvarlo, rifiutarlo o chiedere modifiche prima che il lavoro inizi.
Fino a tre agenti secondari lavorano in parallelo, per esempio uno per lotto e uno sulla ricerca dei prezzi. Ciascuno si apre nel proprio pannello.
L'analisi approfondita estrae requisiti, criteri di aggiudicazione, documenti richiesti e rischi. Richiede di solito da 1 a 20 minuti e potete lasciare la conversazione.
Flow modifica direttamente i file Word, Excel e PowerPoint della stazione appaltante e salva copie compilate. Ogni file è contrassegnato come lavoro interno o presentazione esterna.
Le modifiche a requisiti, offerte, documenti e dati aziendali mostrano prima una scheda di conferma. Ogni approvazione resta registrata nella conversazione.
L'automazione inizia con una richiesta.
Esempi di ciò che i team di gara chiedono a Flow di pianificare, compilare, quotare e ripetere.
- Piano
Prepara l'offerta per il lotto 2 della gara di facility management. Mostrami il piano prima di iniziare.
- Pianificazione
Ogni lunedì alle 08:00, riepiloga le offerte in scadenza nei prossimi 7 giorni e il loro stato di avanzamento.
- Moduli
Compila il modulo di offerta economica della stazione appaltante con le tariffe della nostra offerta per il lotto 1 e salva una copia compilata.
- Prezzi
Prepara l'offerta economica del lotto manutenzione dal nostro listino tariffe e mostra il totale complessivo.
- Avvisi
Crea un avviso per gare di facility management in Belgio e nei Paesi Bassi sopra 200.000 EUR.
- Skill
Trasforma questa conversazione in una skill di team da usare nel prossimo accordo quadro per le pulizie.
Il lavoro ripetitivo, impostato una volta.
Attività programmate, avvisi, promemoria e skill riutilizzabili. Ognuno si crea in una conversazione e si modifica allo stesso modo.
Avvisi creati in conversazione
Descrivete le gare che cercate. Flow imposta i filtri, salva l'avviso e può modificarlo o eliminarlo in seguito.
Skill di team per il lavoro ripetuto
Trasformate una conversazione conclusa in una skill riutilizzabile, per esempio per verificare la conformità dell'offerta o redigere richieste di chiarimenti.
Promemoria redatti, inviati solo dopo la vostra approvazione
Flow redige il messaggio con destinatario e oggetto. Apritelo nel vostro programma di posta, oppure approvatelo e Flow lo invia dalla vostra casella di posta collegata.
Risposte verificabili
Ogni risposta a un requisito cita il documento e la pagina su cui si basa, e segnala quando i vostri documenti non bastano.
Automazione con limiti visibili.
Flow agisce con le autorizzazioni definite dal vostro team. Questi limiti valgono in ogni conversazione e in ogni esecuzione programmata.
Un piano prima dei lavori grandi
I lavori grandi iniziano con una panoramica e un elenco di attività, e il lavoro attende l'approvazione del piano.
Approvazione prima delle modifiche
Le modifiche a requisiti, offerte, documenti, prodotti, dati aziendali, avvisi e attività programmate richiedono Approva o Rifiuta.
Nessuna eliminazione non supervisionata
Le esecuzioni programmate non eliminano mai nulla in modo definitivo. Le eliminazioni vengono proposte nel riepilogo dell'esecuzione.
File da presentare verificati
Prima del salvataggio, i file destinati alla presentazione esterna vengono verificati per contenuti interni, come la strategia o note sui concorrenti.
Fonti per ogni risposta
Le risposte citano il documento e la pagina da cui provengono. Flow non inventa fatti sulla gara, prezzi o date.
La presentazione resta vostra
Flow non presenta offerte né modifica i bandi, e invia un'email solo da una casella di posta che avete collegato, dopo la vostra approvazione. La revisione finale e la presentazione spettano al vostro team.
Portate il lavoro di gara che il vostro team ripete più spesso.
In una demo impostiamo in Flow un piano, un modulo compilato e un'attività programmata, su una gara a cui il vostro team sta lavorando.
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Domande sull'automazione delle offerte
Quali parti del processo di offerta si possono automatizzare?
Flow può trovare gare e salvare avvisi, analizzare i documenti di gara, redigere risposte ai requisiti, compilare i moduli della stazione appaltante come copie, preparare le voci dell'offerta economica ed eseguire controlli programmati. La decisione di partecipare, i prezzi finali, le firme e la presentazione restano al vostro team.
Come automatizza Flow un'offerta?
Descrivete il lavoro in una conversazione. Per i lavori grandi, Flow scrive un piano e attende l'approvazione, poi lo porta avanti, esegue le analisi lunghe in background e usa fino a tre agenti secondari in parallelo. Ogni passaggio viene mostrato mentre avviene.
Possiamo modificare i documenti prodotti da Flow?
Sì. Flow salva copie compilate dei moduli della stazione appaltante e lascia intatti gli originali. Potete modificare i file compilati nell'editor, dove Flow può anche creare e ripristinare punti di controllo, e le modifiche proposte da Flow attendono la vostra conferma.
La preparazione automatizzata delle offerte rispetta le regole degli appalti pubblici?
Flow verifica risposte e documenti rispetto ai requisiti dei documenti di gara e può caricare le regole sugli appalti di ciascun paese. Non garantisce la correttezza giuridica, quindi la revisione finale e la presentazione restano al vostro team.
Cosa succede quando un'attività programmata viene eseguita senza supervisione?
L'esecuzione agisce con le autorizzazioni che il vostro team ha dato all'attività e apre la propria conversazione. La cronologia mostra Riuscita, Non riuscita o Dati richiesti, e un'esecuzione non elimina mai nulla in modo definitivo.
Flow presenta offerte o invia email?
Non presenta mai offerte. Flow prepara i file destinati alla presentazione esterna e redige email, e invia un messaggio solo da una casella di posta che avete collegato, dopo la vostra approvazione. La presentazione sulla piattaforma della stazione appaltante resta al vostro team.
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