TenderautomatiseringGeplande taken in gewone woorden
Geef de taak een naam, schrijf de instructie en kies een schema: dagelijks, werkdagen, gekozen dagen, maandelijks of jaarlijks. Elke run opent een eigen gesprek.
Tenderautomatisering
Tenderautomatisering die elke stap laat zienen vraagt voordat ze handelt.
Flow, de agent van Tendersight, neemt het herhaalwerk in uw tenderproces over: plannen, analyse van aanbestedingsdocumenten, ingevulde formulieren en geplande controles.
Plannen wachten op uw goedkeuring
Ingevulde kopieën, originelen onaangeroerd
Indienen blijft bij uw team
Het routinewerk loopt op de achtergrond. Beslissingen blijven bij uw team.
Flow plant het werk, leest de aanbestedingsdocumenten, vult de formulieren van de aanbestedende dienst in en herhaalt controles volgens een schema. Elke voorgestelde wijziging wacht op goedkeuring en elke goedkeuring wordt vastgelegd in het gesprek.
Wat u in bidmanagement kunt automatiseren
Een heldere verdeling van het tenderproces: het werk dat Flow overneemt en het werk dat bij uw team blijft.
Aanbestedingen vinden
- Wat Flow doet
- Zoekt aankondigingen op CPV-code, land, waarde en termijn en slaat de zoekopdracht op als alert.
- Wat uw team doet
- Beslist op welke aanbestedingen inschrijven de moeite waard is.
Aanbestedingsdocumenten lezen
- Wat Flow doet
- Maakt een diepgaande analyse van elk document: eisen, gunningscriteria, gevraagde documenten, risico's en vragen voor de nota van inlichtingen.
- Wat uw team doet
- Beoordeelt de risico's en vragen die Flow signaleert.
Go of no-go
- Wat Flow doet
- Voert de skill voor tenderbeoordeling uit en geeft Go, Go onder voorwaarden of No-go terug.
- Wat uw team doet
- Neemt de inschrijfbeslissing.
Formulieren van de aanbestedende dienst
- Wat Flow doet
- Vult de .docx-, .xlsx- en .pptx-formulieren in en slaat een ingevulde kopie op. Het origineel wordt nooit gewijzigd.
- Wat uw team doet
- Controleert de ingevulde kopie en ondertekent die.
Prijzen
- Wat Flow doet
- Stelt de regels van de prijsinschrijving op uit tarieven, vaste bedragen, productcatalogi of hoeveelheden, met een totaalbedrag.
- Wat uw team doet
- Stelt de definitieve prijzen vast en keurt de inschrijving goed.
Terugkerende controles
- Wat Flow doet
- Voert geplande taken uit, zoals een wekelijks overzicht van inschrijvingen met een deadline in de komende 7 dagen.
- Wat uw team doet
- Kiest wat er draait, wanneer en met welke rechten.
Indiening
- Wat Flow doet
- Markeert bestanden voor externe indiening en controleert ze op interne inhoud.
- Wat uw team doet
- Dient de inschrijving in via het platform van de aanbestedende dienst.
Zo automatiseert Flow het tenderproces.
Grote klussen beginnen met een plan. Flow werkt het in veel stappen af, laat lange analyses op de achtergrond lopen en stopt waar een beslissing nodig is.
Voor een grote klus schrijft Flow een overzicht en een takenlijst. U keurt het goed, wijst het af of vraagt om wijzigingen voordat het werk begint.
Tot drie hulpagenten werken parallel, bijvoorbeeld één per perceel en één aan prijsonderzoek. Elk opent in een eigen paneel.
De diepgaande analyse haalt eisen, gunningscriteria, gevraagde documenten en risico's naar boven. Dat duurt meestal 1 tot 20 minuten, en u kunt het gesprek intussen verlaten.
Flow bewerkt de eigen Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden van de aanbestedende dienst en slaat ingevulde kopieën op. Elk bestand is gemarkeerd als intern werkbestand of externe indiening.
Wijzigingen in eisen, inschrijvingen, documenten en bedrijfsgegevens tonen eerst een bevestigingskaart. Elke goedkeuring wordt vastgelegd in het gesprek.
Automatisering begint met een verzoek.
Voorbeelden van wat tenderteams Flow laten plannen, invullen, prijzen en herhalen.
- Plan
Bereid de inschrijving voor perceel 2 van de aanbesteding facilitaire diensten voor. Laat me eerst het plan zien.
- Planning
Vat elke maandag om 08:00 de inschrijvingen samen met een deadline in de komende 7 dagen en hoe ver elke inschrijving is.
- Formulieren
Vul het prijsformulier van de aanbestedende dienst in met de tarieven uit onze inschrijving voor perceel 1 en sla een ingevulde kopie op.
- Prijzen
Stel de prijsinschrijving voor het onderhoudsperceel op uit onze tarievenlijst en toon het totaalbedrag.
- Alerts
Maak een alert voor aanbestedingen voor facility management in België en Nederland boven 200.000 EUR.
- Skill
Maak van dit gesprek een teamskill die we bij de volgende raamovereenkomst voor schoonmaak kunnen gebruiken.
Terugkerend werk, één keer ingesteld.
Geplande taken, alerts, herinneringen en herbruikbare skills. Elk wordt in een gesprek aangemaakt en op dezelfde manier aangepast.
Alerts vanuit een gesprek
Beschrijf de aanbestedingen die u zoekt. Flow stelt de filters in, slaat de alert op en kan die later wijzigen of verwijderen.
Teamskills voor terugkerend werk
Maak van een afgerond gesprek een herbruikbare skill, bijvoorbeeld voor het controleren van een inschrijving op de eisen of het opstellen van vragen voor de nota van inlichtingen.
Herinneringen als concept, pas verzonden na uw goedkeuring
Flow stelt het bericht op met ontvanger en onderwerp. Open het in uw e-mailprogramma, of keur het goed en Flow verstuurt het vanuit uw gekoppelde mailbox.
Antwoorden die te controleren zijn
Elk antwoord op een eis citeert het document en de pagina waarop het steunt, en meldt wanneer uw documenten tekortschieten.
Automatisering met zichtbare grenzen.
Flow handelt met de rechten die uw team instelt. Deze grenzen gelden in elk gesprek en bij elke geplande run.
Plannen voor grote klussen
Grote klussen beginnen met een overzicht en een takenlijst, en het werk wacht tot het plan is goedgekeurd.
Goedkeuring voor wijzigingen
Wijzigingen in eisen, inschrijvingen, documenten, producten, bedrijfsgegevens, alerts en geplande taken vragen om Goedkeuren of Afwijzen.
Niets verwijderd zonder toezicht
Geplande runs verwijderen nooit iets definitief. Verwijderingen worden in plaats daarvan voorgesteld in de samenvatting van de run.
Indieningsbestanden gecontroleerd
Bestanden voor externe indiening worden voor het opslaan gecontroleerd op interne inhoud, zoals strategie of notities over concurrenten.
Bronnen bij elk antwoord
Antwoorden noemen het document en de pagina waar ze vandaan komen. Flow verzint geen feiten over de aanbesteding, prijzen of data.
Indienen blijft bij u
Flow dient geen inschrijvingen in, bewerkt geen aankondigingen en verstuurt een e-mail alleen vanuit uw gekoppelde mailbox en pas na uw goedkeuring. De eindcontrole en indiening liggen bij uw team.
Laat ons het tenderwerk zien dat uw team het vaakst herhaalt.
In een demo zetten we in Flow een plan, een ingevuld formulier en een geplande taak klaar, op een aanbesteding waar uw team aan werkt.
Gerelateerd
Toepassingen
Vragen over tenderautomatisering
Welke delen van het tenderproces kunt u automatiseren?
Flow kan aanbestedingen vinden en alerts opslaan, aanbestedingsdocumenten analyseren, antwoorden op eisen opstellen, de formulieren van de aanbestedende dienst als kopie invullen, regels van de prijsinschrijving voorbereiden en geplande controles uitvoeren. De inschrijfbeslissing, definitieve prijzen, handtekeningen en indiening blijven bij uw team.
Hoe automatiseert Flow een inschrijving?
U beschrijft het werk in een gesprek. Bij grote klussen schrijft Flow een plan en wacht op goedkeuring, werkt het daarna af, laat lange analyses op de achtergrond lopen en zet tot drie hulpagenten parallel in. Elke stap is te zien terwijl hij gebeurt.
Kunnen we de documenten bewerken die Flow maakt?
Ja. Flow slaat ingevulde kopieën op van de formulieren van de aanbestedende dienst en laat de originelen onaangeroerd. U kunt de ingevulde bestanden in de editor bewerken, waar Flow ook checkpoints kan maken en herstellen, en wijzigingen die Flow voorstelt wachten op uw bevestiging.
Voldoet geautomatiseerd inschrijven aan de aanbestedingsregels?
Flow controleert uw antwoorden en documenten tegen de eisen in de aanbestedingsdocumenten en kan landspecifieke aanbestedingsregels laden. Juridische juistheid garandeert Flow niet, dus de eindcontrole en indiening blijven bij uw team.
Wat gebeurt er als een geplande taak zonder toezicht draait?
De run handelt met de rechten die uw team aan de taak heeft gegeven en start een eigen gesprek. De runhistorie toont Geslaagd, Mislukt of Invoer nodig, en een run verwijdert nooit iets definitief.
Dient Flow inschrijvingen in of verstuurt het e-mails?
Flow dient nooit inschrijvingen in. Het bereidt bestanden voor externe indiening voor en stelt e-mails op. Een bericht verstuurt het alleen vanuit uw gekoppelde mailbox en pas na uw goedkeuring. Indienen via het platform van de aanbestedende dienst blijft bij uw team.
Automatiseer de routine bij uw volgende inschrijving.
Start gratis, open een aanbesteding en vraag Flow om een plan.