Samenwerken
Een wekelijks overzicht van dossiers met termijn
Flow voert de taak volgens planning uit en elke run opent een eigen thread, zodat iedereen hetzelfde overzicht leest.
Samenwerken
Uw inschrijvingsteam en Flow,in één dossier.
Flow, de Tendersight-agent, plant het werk en bereidt de bestanden voor, en wacht vóór elke belangrijke wijziging op goedkeuring van uw team.
Plannen wachten op goedkeuring
Besluiten blijven in de thread
Threads alleen-lezen zichtbaar voor collega's
Flow bereidt het werk voor. Uw team controleert het, keurt het goed en dient in.
Elke stap van Flow wordt in gewone taal getoond, elke bron wordt vermeld en elke goedkeuring blijft in het gesprek staan, zodat de rest van het team die kan nalezen.
Wat een inschrijvingsteam moet afstemmen.
Een inschrijving gaat door veel handen voordat die wordt ondertekend. Elke overdracht vraagt om een eigenaar en een vastlegging.
Onderdelen met verschillende eigenaren
Het technische, financiële en juridische deel van de inschrijving wordt door verschillende mensen voorbereid, vaak tegelijk.
Goedkeuring vóór indiening
Prijzen, voorbehouden en verklaringen moeten door een aangewezen persoon worden goedgekeurd.
Bestanden voor het team, bestanden voor de aanbestedende dienst
Prijsmodellen, strategienotities en concurrentieanalyses horen niet in de ingediende inschrijving.
Partners bij gezamenlijke inschrijvingen
Combinaties en onderaannemers brengen documenten, prijzen en termijnen van een ander bedrijf mee.
Meerdere termijnen tegelijk
Dossiers overlappen, en de termijn voor vragen sluit vóór de inschrijvingstermijn.
Vragen bij de controle
Wie de inschrijving ondertekent, moet zien waar elk antwoord vandaan komt.
Zo werkt uw team een inschrijving uit met Flow.
Eén dossier, één gesprek en de werkruimte ernaast. Flow bereidt voor, het team beslist.
De aanbesteding, de inschrijving en de documenten staan in één inschrijvingsdossier, samen met de medewerkers. Meerdere mensen kunnen tegelijk aan de financiële inschrijving werken.
Voor een grote taak schrijft Flow een overzicht en een takenlijst en wacht dan. Het plan kan worden goedgekeurd, afgewezen of met wijzigingen worden teruggestuurd.
Flow kan tot drie hulpagenten tegelijk inzetten, bijvoorbeeld voor onderzoek naar de aanbestedende dienst en marktprijzen. Elke hulpagent opent in een eigen paneel.
Bestanden, Activiteit, Plan en Voorbeeld staan naast het gesprek. Elk bestand is gemarkeerd als intern werkdocument of externe indiening, en bestanden voor indiening worden gecontroleerd op interne notities.
Wijzigingen in eisen, inschrijvingen en documenten wachten op Goedkeuren of Afwijzen. Het besluit wordt vastgelegd en collega's kunnen de thread alleen-lezen openen.
Verzoeken die uw team naar Flow stuurt.
Voorbeelden van coördinatiewerk dat bid managers en tekstschrijvers in één bericht overdragen.
- Plan
Plan de inschrijving voor perceel 1 van de serveraanbesteding van de provincie en wacht op mijn goedkeuring voordat je begint.
- Planning
Zet elke vrijdag om 16:00 de inschrijvingsdossiers van volgende week op een rij, met voortgang en openstaande eisen.
- Documenten
Importeer de aanbestedingsstukken in de bibliotheek van het dossier en sorteer ze per envelop in mappen.
- Controle
Voer de compliancecontrole van de inschrijving uit op het plan van aanpak voordat Ana het ondertekent.
- Onderzoek
Vat de statistieken van de provincie als aanbestedende dienst samen voordat we besluiten of we inschrijven.
- Skills
Sla dit gesprek op als teamskill voor het opstellen van vragen voor de nota van inlichtingen.
Teamroutines die Flow overneemt.
Terugkerende overzichten, concepten en controles, ingesteld in een gesprek, met resultaten die het hele team kan openen.
E-mails opgesteld, pas verzonden na uw goedkeuring
Flow schrijft de ontvangers, het onderwerp en de tekst. Open het concept in uw e-mailprogramma, of keur het goed en Flow verstuurt het vanuit uw gekoppelde mailbox.
Gesprekken die collega's kunnen lezen
Een thread met Flow opent voor collega's alleen-lezen, met de stappen, bronnen en goedkeuringen.
Antwoorden die te controleren zijn
Vraagt een collega waar een antwoord vandaan komt, dan toont Flow het document, de pagina en het exacte citaat.
Medewerkers op elk dossier
Het overzicht van het dossier toont wie aan de inschrijving werkt en in welke rol, naast een bijdragegrafiek.
Wie doet wat.
Flow bereidt voor en stelt voor. Mensen beslissen, ondertekenen en dienen in.
Een grote taak plannen
- Flow
- Schrijft het overzicht en de takenlijst
- Uw team
- Keurt goed, wijst af of vraagt wijzigingen
Wijzigingen in inschrijvingen en documenten
- Flow
- Stelt elke wijziging voor in een bevestigingskaart
- Uw team
- Keurt elke wijziging goed of wijst die af
Onderzoek
- Flow
- Zet tot drie hulpagenten tegelijk in
- Uw team
- Beslist wat in de inschrijving komt
Bestanden voor de aanbestedende dienst
- Flow
- Markeert ze als externe indiening en controleert ze op interne notities
- Uw team
- Controleert, ondertekent en dient in
E-mails aan aanbestedende diensten en partners
- Flow
- Stelt ontvangers, onderwerp en tekst op
- Uw team
- Verstuurt ze
Weekstatus
- Flow
- Voert het geplande overzicht van dossiers met termijn uit
- Uw team
- Pakt op wat er speelt
Bekijk een dossier dat Flow en uw team samen uitwerken.
In een demo nemen we een echte aanbesteding door met Flow, van het plan tot de bestanden die klaar zijn voor controle.
Samenwerken sluit aan op Track
De dossiers van uw team staan in de Track-pipeline, van actief via ingediend tot gewonnen.
Gerelateerd
Toepassingen
Vragen over samenwerken in teamverband
Kunnen meerdere mensen aan dezelfde inschrijving werken?
Ja. Nodig collega's uit per e-mail en voeg ze als medewerkers toe aan een inschrijvingsdossier. De aanbesteding, de inschrijving en de documenten blijven samen in dat dossier, en collega's kunnen elkaars gesprekken met Flow alleen-lezen openen.
Wat mag Flow wijzigen zonder te vragen?
Niets belangrijks. Wijzigingen in eisen, inschrijvingen, documenten, producten, bedrijfsgegevens, meldingen en geplande taken tonen eerst een bevestigingskaart. Grote taken beginnen met een plan dat op goedkeuring wacht, en elk besluit wordt in de thread vastgelegd.
Kunnen collega's zien wat Flow in het gesprek van iemand anders heeft gedaan?
Ja, alleen-lezen. Ze zien de stappen van Flow, de vermelde bronnen en de gegeven goedkeuringen, zonder de thread te kunnen wijzigen.
Hoe houden we interne notities buiten de bestanden voor indiening?
Flow markeert elk bestand dat het maakt als intern werkdocument of externe indiening. Voordat een bestand voor indiening wordt opgeslagen, wordt het gecontroleerd op puur interne inhoud, zoals strategie of notities over concurrenten. De eindcontrole blijft bij uw team.
Verdeelt Flow taken of verstuurt het e-mails voor ons?
Flow verdeelt geen taken. Het stelt e-mails op met ontvangers, onderwerp en tekst, en verstuurt ze alleen vanuit uw gekoppelde mailbox en pas na uw goedkeuring. Het kan ook volgens planning de dossiers met een naderende termijn samenvatten.
Plan uw volgende aanbesteding als één team.
Start gratis en vraag Flow de volgende aanbesteding te plannen die uw team voorbereidt.