TendermanagementsoftwareGescande bijlagen, doorzoekbaar
Flow leest gescande pdf's en doorzoekt elk document op de bepaling waar u naar vraagt, met de pagina en de exacte plek.
TendermanagementsoftwareTendermanagementsoftware vs handmatig procesvergeleken, taak voor taak.
Eén aanbesteding voor werken, handmatig en met Flow, de agent van Tendersight, voorbereid: welke taken Flow overneemt en welke bij uw team blijven.
Aanbestedingsdocumenten op de achtergrond gelezen
Formulieren van de opdrachtgever als kopie ingevuld
Indiening blijft bij uw team
Handmatig leest uw team elk document, typt het over en controleert het opnieuw. Met Flow controleert uw team wat Flow heeft voorbereid.
De stappen van een tender blijven gelijk: vinden, lezen, beantwoorden, prijzen, invullen, controleren, indienen. Wat verandert, is wie de eerste ronde doet en of elk antwoord naar de bron te herleiden is.
Tendermanagementsoftware vs handmatig proces.
Acht taken uit een gewone tender, handmatig uitgevoerd en met Flow.
Aankondigingen vinden
Handmatig proces
TED en nationale platforms één voor één doorzoeken, met trefwoorden die aankondigingen onder andere CPV-codes missen.
Met Flow
Flow doorzoekt 28+ officiële bronnen met één verzoek, kiest de CPV-codes en slaat de zoekopdracht op als alert.
Opvolging
Handmatig proces
Iemand controleert elke ochtend opnieuw de platforms.
Met Flow
Een geplande taak voert de zoekopdracht op werkdagen uit en opent een gesprek met de nieuwe aankondigingen.
Het dossier lezen
Handmatig proces
Elk document lezen, gescande bijlagen inbegrepen, om eisen, documenten en termijnen op te lijsten.
Met Flow
De diepgaande analyse haalt op de achtergrond eisen, verplichte documenten, risico's en verduidelijkingspunten eruit, en leest gescande pdf's.
Eisen beantwoorden
Handmatig proces
Tekst uit eerdere inschrijvingen kopiëren en opnieuw toetsen aan de nieuwe formulering.
Met Flow
Flow stelt per eis een antwoord op uit uw documenten en vermeldt de pagina waarop het steunt.
Formulieren opdrachtgever
Handmatig proces
Bedrijfsgegevens overtypen in de Word- en Excelsjablonen van elke opdrachtgever.
Met Flow
Flow vult de bestanden van de opdrachtgever zelf in en slaat een ingevulde kopie op. Het origineel wordt nooit gewijzigd.
Prijzen
Handmatig proces
Eenheidsprijzen regel voor regel in de inschrijvingsstaat invoeren.
Met Flow
Na uw bevestiging werkt Flow de regels van de financiële inschrijving bij voor verrekenbare posten, tarieven of vaste prijzen, met eindtotaal.
Eindcontrole
Handmatig proces
Op het oog nagaan dat er geen interne notities in de indieningsbestanden staan.
Met Flow
Elk bestand is gemarkeerd als intern werkdocument of voor indiening, en bestanden voor indiening worden gecontroleerd op interne inhoud.
Indiening
Handmatig proces
Uw team uploadt de inschrijving op het platform van de opdrachtgever.
Met Flow
Uw team uploadt de inschrijving op het platform van de opdrachtgever. Flow dient geen inschrijvingen in.
Dezelfde aanbesteding voor werken, voorbereid met Flow.
Een wegenbouwer die inschrijft op de rehabilitatie van districtswegen in Roemenië. Vijf handmatige taken, zoals Flow ze afhandelt.
Een geplande taak doorzoekt SEAP en TED elke werkdag op CPV-code, land en waarde. Elke uitvoering opent een gesprek met de nieuwe aankondigingen.
De diepgaande analyse neemt de aanbestedingsleidraad, de technische specificaties, de inschrijvingsstaat en de gescande bijlagen door, en haalt eruit wat de inschrijving nodig heeft. Ze draait op de achtergrond.
Bij geschiktheidseisen citeert Flow de bepaling en de pagina, en geeft het aan waar uw documenten tekortschieten.
Flow vult uw eenheidsprijzen in op de regels van de financiële inschrijving voor verrekenbare posten en toont het eindtotaal. Er wordt niets opgeslagen tot u goedkeurt.
Het inschrijvingsformulier, de inschrijvingsstaat en de uitvoeringsplanning worden ingevuld in de bestanden van de opdrachtgever zelf. Interne notities blijven buiten de indieningsbestanden.
De handmatige checklist, als verzoeken aan Flow.
Voorbeelden van verzoeken van een wegenbouwer die inschrijft op werken van districten en gemeenten in Roemenië.
- Zoeken
Zoek tenders in Roemenië voor CPV 45233141 die de afgelopen 14 dagen zijn gepubliceerd, met een geraamde waarde boven RON 10 mln.
- Documenten
Zoek het bedrag en de geldigheidsduur van de inschrijvingsgarantie in het dossier van Cluj, met paginaverwijzingen.
- Prijzen
Vul de inschrijvingsstaat voor perceel 1 in met onze eenheidsprijzen voor 2026 en laat me het eindtotaal zien voordat je opslaat.
- Bedrijf
Lees ons bedrijfsprofiel en onze bankgegevens en markeer lege velden die Roemeense overheidsopdrachten vragen.
- Planning
Vat elke maandag om 08:00 de dossiers samen die in de komende 14 dagen sluiten, en hoe ver elk dossier klaar is.
- Onderzoek
Zoek op het web naar actuele prijzen van asfaltmengsels in Roemenië en vermeld de bronnen.
Meer van de handmatige lijst, overgedragen.
Gescande bijlagen, zoeken op platforms, tegenstrijdigheden in het dossier en waar uw gegevens blijven.
Eén verzoek, 28+ bronnen
Vraag het in gewone taal. Flow doorzoekt TED en nationale platforms met filters op CPV, land, waarde en termijn.
Uw gegevens blijven bij uw team
Flow werkt binnen de gegevens van uw team. Teamleden kunnen elkaars gesprekken alleen-lezen openen, en elke goedkeuring wordt vastgelegd.
Tegenstrijdigheden in het dossier, vroeg gemeld
Waar de technische specificatie en de inschrijvingsstaat elkaar tegenspreken, stelt Flow de vraag om verduidelijking op. Die opent in uw e-mailprogramma en uw team verstuurt hem.
Wat bij uw team blijft.
Flow bereidt het werk voor. Beslissingen, handtekeningen en indiening blijven bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor de inschrijving.
Wel of niet inschrijven
Flow kan de go/no-go-beoordeling uitvoeren. De beslissing neemt uw team.
De eindprijs
Flow vult prijzen en totalen in ter bevestiging. Uw team bepaalt de marge en keurt de regels van de inschrijving goed.
Handtekeningen en verklaringen
Flow vult verklaringen in met uw bedrijfsgegevens. Uw wettelijke vertegenwoordiger controleert en ondertekent ze.
Vragen aan de opdrachtgever
Flow stelt vragen om verduidelijking op. Uw team beslist wat het vraagt en verstuurt ze.
Juridische controle
Flow vermeldt zijn bronnen, maar garandeert geen juridische juistheid. De eindcontrole blijft bij uw team.
Indiening
Flow dient geen inschrijvingen in op platforms van opdrachtgevers. Uw team uploadt en dient de inschrijving in.
Vergelijk het met een tender die u handmatig voorbereidde.
In een demo laten we een tender waarop u al hebt ingeschreven door Flow gaan, zodat uw team het resultaat met de eigen inschrijving kan vergelijken.
Gerelateerd
Vragen over de overstap van een handmatig proces
Wat is het verschil tussen tendermanagementsoftware en een handmatig proces?
In een handmatig proces doorzoekt uw team platforms, leest het elk document, typt het bedrijfsgegevens over in formulieren en houdt het termijnen bij in spreadsheets. Met Tendersight doet Flow de eerste ronde: het zoekt, leest het aanbestedingsdossier, stelt antwoorden met bronnen op en vult de formulieren van de opdrachtgever als kopie in. Uw team controleert, beslist en dient in.
Welke taken neemt Flow over?
Aankondigingen zoeken en geplande zoekopdrachten, diepgaande analyse van het aanbestedingsdossier, zoeken in documenten, gescande pdf's inbegrepen, antwoorden op eisen opstellen, regels van de financiële inschrijving bijwerken, Word- en Excelformulieren invullen en e-mails met vragen om verduidelijking opstellen. Wijzigingen in inschrijvingen, documenten en bedrijfsgegevens wachten op uw goedkeuring.
Wat moet het team nog zelf doen?
Beslissen of het inschrijft, prijzen goedkeuren, verklaringen ondertekenen, vragen aan de opdrachtgever versturen, de eindcontrole doen en de inschrijving indienen op het platform van de opdrachtgever. Flow dient geen inschrijvingen in en verstuurt geen e-mails.
Kunnen we onze spreadsheets en sjablonen houden?
Ja. Flow vult de eigen .docx-, .xlsx- en .pptx-bestanden van de opdrachtgever in, importeert aanbestedingsdocumenten in de bibliotheek van het dossier, maakt Excelbestanden die hun bronnen en aannames vermelden en koppelt via integraties met Google Drive en Google Spreadsheets.
Is het zinvol voor een klein tenderteam?
Flow is beschikbaar in elk abonnement, ook in het gratis abonnement met een lichtere assistent met gebruikslimiet, zodat een klein team het op een lopende tender kan uitproberen voordat het een betaald abonnement kiest.
Hoe stappen we over van een handmatig proces?
Begin met een zoekopdracht: beschrijf de opdrachten waarop u inschrijft en laat Flow de CPV-codes kiezen. Voeg daarna uw bedrijfsprofiel, referenties en prijslijsten toe, zodat antwoorden en prijzen uit uw eigen documenten komen. Documenten van een tender waaraan u al werkt, kunt u in een dossier importeren.
Houd uw proces. Draag het handwerk over.
Begin gratis, beschrijf de opdrachten waarop u inschrijft en vraag Flow uw volgende aanbestedingsdossier te lezen.