Automatyzacja ofertZaplanowane zadania prostymi słowami
Wystarczy nazwać zadanie, wpisać polecenie i wybrać harmonogram: codziennie, w dni robocze, w wybrane dni, co miesiąc lub co rok. Każde uruchomienie otwiera własny wątek.
Automatyzacja ofert
Automatyzacja ofert, która pokazuje każdy kroki pyta, zanim coś zrobi.
Flow, agent Tendersight, przejmuje powtarzalne etapy przygotowania ofert: plany, analizę SWZ, wypełnione formularze i zaplanowane kontrole.
Plany czekają na akceptację
Wypełnione kopie, oryginały nietknięte
Złożenie oferty zostaje przy zespole
Rutynowa praca toczy się w tle. Decyzje zostają przy zespole.
Flow planuje zadanie, czyta dokumenty zamówienia, wypełnia formularze zamawiającego i powtarza kontrole według harmonogramu. Każda proponowana zmiana czeka na akceptację, a każda akceptacja jest zapisywana w wątku.
Co można zautomatyzować w zarządzaniu ofertami
Jasny podział procesu ofertowego: praca, którą przejmuje Flow, i praca, która zostaje przy zespole.
Wyszukiwanie przetargów
- Co robi Flow
- Szuka ogłoszeń według kodu CPV, kraju, wartości i terminu oraz zapisuje wyszukiwanie jako alert.
- Co robi zespół
- Decyduje, w których przetargach warto startować.
Analiza dokumentów zamówienia
- Co robi Flow
- Przeprowadza dogłębną analizę każdego dokumentu: wymagania, kryteria oceny ofert, wymagane dokumenty, ryzyka i kwestie do wyjaśnienia.
- Co robi zespół
- Przegląda ryzyka i kwestie do wyjaśnienia wskazane przez Flow.
Startujemy czy nie
- Co robi Flow
- Uruchamia umiejętność oceny przetargu i zwraca: Startujemy, Startujemy warunkowo lub Nie startujemy.
- Co robi zespół
- Podejmuje decyzję o złożeniu oferty.
Formularze zamawiającego
- Co robi Flow
- Wypełnia formularze .docx, .xlsx i .pptx i zapisuje wypełnioną kopię. Oryginał nigdy nie jest zmieniany.
- Co robi zespół
- Sprawdza wypełnioną kopię i ją podpisuje.
Wycena
- Co robi Flow
- Przygotowuje pozycje oferty cenowej na podstawie stawek, ryczałtów, katalogów produktów lub przedmiarów, z sumą całkowitą.
- Co robi zespół
- Ustala ostateczne ceny i zatwierdza ofertę.
Cykliczne kontrole
- Co robi Flow
- Uruchamia zaplanowane zadania, na przykład cotygodniowe podsumowanie ofert z terminem w ciągu 7 dni.
- Co robi zespół
- Wybiera, co ma działać, kiedy i z jakimi uprawnieniami.
Złożenie oferty
- Co robi Flow
- Oznacza pliki do złożenia i sprawdza, czy nie zawierają treści wewnętrznych.
- Co robi zespół
- Składa ofertę przez platformę zamawiającego.
Jak Flow automatyzuje przygotowanie ofert.
Duże zadania zaczynają się od planu. Flow realizuje go w wielu krokach, długie analizy prowadzi w tle i zatrzymuje się tam, gdzie potrzebna jest decyzja.
Przy dużym zadaniu Flow pisze opis i listę zadań. Zatwierdzają go Państwo, odrzucają lub proszą o zmiany, zanim praca się zacznie.
Do trzech agentów pomocniczych pracuje równolegle, na przykład po jednym na część zamówienia i jeden nad cenami. Każdy otwiera się we własnym panelu.
Dogłębna analiza wyodrębnia wymagania, kryteria oceny ofert, wymagane dokumenty i ryzyka. Trwa zwykle od 1 do 20 minut, a w tym czasie można opuścić rozmowę.
Flow edytuje oryginalne pliki Word, Excel i PowerPoint zamawiającego i zapisuje wypełnione kopie. Każdy plik jest oznaczony jako wewnętrzny roboczy lub do złożenia.
Zmiany w wymaganiach, ofertach, dokumentach i danych firmy najpierw pokazują kartę potwierdzenia. Każda akceptacja jest zapisywana w wątku.
Automatyzacja zaczyna się od prośby.
Przykłady tego, co zespoły ofertowe zlecają Flow: planowanie, wypełnianie, wycenę i powtarzalne zadania.
- Plan
Przygotuj ofertę na część 2 przetargu na utrzymanie obiektów. Zanim zaczniesz, pokaż mi plan.
- Harmonogram
W każdy poniedziałek o 08:00 podsumuj oferty z terminem w ciągu 7 dni i stopień ich przygotowania.
- Formularze
Wypełnij formularz cenowy zamawiającego stawkami z naszej oferty na część 1 i zapisz wypełnioną kopię.
- Wycena
Przygotuj ofertę cenową na część konserwacyjną z naszego cennika stawek i pokaż sumę całkowitą.
- Alerty
Utwórz alert dla przetargów na utrzymanie obiektów w Belgii i Holandii o wartości powyżej 200 000 EUR.
- Umiejętność
Zamień tę rozmowę w umiejętność zespołu, którą uruchomimy przy następnej umowie ramowej na sprzątanie.
Powtarzalna praca ustawiona raz.
Zaplanowane zadania, alerty, przypomnienia i umiejętności wielokrotnego użytku. Każde tworzy się w rozmowie i tak samo zmienia.
Alerty tworzone w rozmowie
Wystarczy opisać szukane przetargi. Flow ustawia filtry, zapisuje alert i może go później zmienić lub usunąć.
Umiejętności zespołu do powtarzalnej pracy
Zakończoną rozmowę można zamienić w umiejętność wielokrotnego użytku, na przykład do sprawdzania zgodności oferty lub przygotowania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ.
Przypomnienia jako szkic, wysyłka dopiero po Państwa akceptacji
Flow przygotowuje wiadomość z odbiorcą i tematem. Mogą ją Państwo otworzyć w swoim programie pocztowym albo zatwierdzić, a Flow wyśle ją z Państwa podłączonej skrzynki pocztowej.
Odpowiedzi, które da się sprawdzić
Każda odpowiedź na wymaganie cytuje dokument i stronę, na których się opiera, i sygnalizuje, gdy Państwa dokumenty nie wystarczają.
Automatyzacja z widocznymi granicami.
Flow działa z uprawnieniami nadanymi przez zespół. Te granice obowiązują w każdej rozmowie i przy każdym zaplanowanym uruchomieniu.
Plan przed dużym zadaniem
Duże zadania zaczynają się od opisu i listy zadań, a praca czeka na zatwierdzenie planu.
Akceptacja przed zmianą
Zmiany w wymaganiach, ofertach, dokumentach, produktach, danych firmy, alertach i zaplanowanych zadaniach wymagają Zatwierdź lub Odrzuć.
Brak usuwania bez nadzoru
Zaplanowane uruchomienia nigdy nic trwale nie usuwają. Usunięcia są proponowane w podsumowaniu uruchomienia.
Sprawdzone pliki do złożenia
Pliki oznaczone do złożenia są przed zapisaniem sprawdzane pod kątem treści wewnętrznych, takich jak strategia czy notatki o konkurencji.
Źródło przy każdej odpowiedzi
Odpowiedzi wskazują dokument i stronę, z których pochodzą. Flow nie wymyśla faktów o przetargu, cen ani dat.
Złożenie oferty należy do Państwa
Flow nie składa ofert i nie edytuje ogłoszeń, a e-mail wysyła wyłącznie z podłączonej przez Państwa skrzynki pocztowej, po Państwa akceptacji. Ostateczna weryfikacja i złożenie oferty należą do zespołu.
Pokażcie nam pracę ofertową, którą zespół powtarza najczęściej.
Na demo konfigurujemy w Flow plan, wypełniony formularz i zaplanowane zadanie na przetargu, nad którym pracuje Państwa zespół.
Powiązane
Pytania o automatyzację ofert
Które etapy przygotowania oferty można zautomatyzować?
Flow może wyszukiwać przetargi i zapisywać alerty, analizować dokumenty zamówienia, przygotowywać odpowiedzi na wymagania, wypełniać formularze zamawiającego jako kopie, przygotowywać pozycje oferty cenowej i uruchamiać zaplanowane kontrole. Decyzja o złożeniu oferty, ostateczne ceny, podpisy i złożenie oferty zostają przy zespole.
Jak Flow automatyzuje przygotowanie oferty?
Opisują Państwo zadanie w rozmowie. Przy dużych zadaniach Flow pisze plan i czeka na akceptację, a potem go realizuje, długie analizy prowadzi w tle i korzysta z maksymalnie trzech agentów pomocniczych równolegle. Każdy krok jest widoczny na bieżąco.
Czy możemy edytować dokumenty przygotowane przez Flow?
Tak. Flow zapisuje wypełnione kopie formularzy zamawiającego i nie zmienia oryginałów. Wypełnione pliki można edytować w edytorze, gdzie Flow może też tworzyć i przywracać punkty kontrolne, a zmiany proponowane przez Flow czekają na Państwa potwierdzenie.
Czy automatyczne przygotowanie oferty jest zgodne z przepisami o zamówieniach publicznych?
Flow sprawdza odpowiedzi i dokumenty względem wymagań z dokumentów zamówienia i może wczytać przepisy właściwe dla danego kraju. Nie gwarantuje poprawności prawnej, dlatego ostateczna weryfikacja i złożenie oferty zostają przy zespole.
Co się dzieje, gdy zaplanowane zadanie działa bez nadzoru?
Uruchomienie działa z uprawnieniami nadanymi zadaniu przez zespół i otwiera własną rozmowę. Historia uruchomień pokazuje stany Zakończone, Nieudane lub Wymaga danych, a uruchomienie nigdy nic trwale nie usuwa.
Czy Flow składa oferty albo wysyła e-maile?
Nigdy nie składa ofert. Flow przygotowuje pliki oznaczone do złożenia i szkice e-maili, a wiadomość wysyła wyłącznie z podłączonej przez Państwa skrzynki pocztowej, po Państwa akceptacji. Złożenie oferty przez platformę zamawiającego zostaje przy zespole.
Zautomatyzuj rutynę przy następnej ofercie.
Zacznij za darmo, otwórz przetarg i poproś Flow o plan.