Oprogramowanie do odpowiedzi na RFPStawki wpisane po Twojej akceptacji
Flow wpisuje stawki dzienne i opłaty stałe do formularza cenowego i pokazuje sumę. Pozycje są zapisywane dopiero wtedy, gdy ktoś je zaakceptuje.
Oprogramowanie do odpowiedzi na RFP
Oprogramowanie do odpowiedzi na RFPw przetargach publicznych.
Flow, agent Tendersight, czyta dokumenty zamówienia, przygotowuje odpowiedź na każde wymaganie na podstawie Twoich dokumentów i wypełnia formularze zamawiającego.
Każda odpowiedź podaje źródło
Braki oznaczone, nie zgadywane
Końcowa weryfikacja należy do Ciebie
Każda odpowiedź pokazuje dokument i stronę, z których pochodzi, więc weryfikacja staje się sprawdzeniem, a nie pisaniem od nowa.
Gdy Twoje dokumenty nie obejmują wymagania, Flow mówi o tym i pyta. Nie wymyśla cen, dat, referencji ani doświadczenia.
RFP, SWZ czy przetarg: ta sama odpowiedź.
W sprzedaży prywatnej zapytanie o propozycję (RFP) to zaproszenie kupującego do zaproponowania rozwiązania. W europejskich zamówieniach publicznych ten sam krok to przetarg: zamawiający publikuje ogłoszenie i dokumenty zamówienia, a wykonawcy składają ofertę przed upływem terminu składania ofert. W Polsce wymagania opisuje przede wszystkim specyfikacja warunków zamówienia (SWZ).
Inne są ramy. Przetarg publiczny podlega unijnym dyrektywom i prawu krajowemu: opublikowane warunki udziału i kryteria oceny ofert, etap kwalifikacji z JEDZ, pytania wyłącznie w trybie wyjaśnień treści SWZ oraz formularze narzucone przez zamawiającego. Brak wymaganego dokumentu lub niespełnienie wymagania obowiązkowego może skutkować odrzuceniem oferty.
Dlatego oprogramowanie do odpowiedzi na RFP w przetargach publicznych pracuje na samych dokumentach zamówienia. Flow czyta całą dokumentację, wyodrębnia wymagania i kryteria oceny ofert, przygotowuje odpowiedź na każde wymaganie na podstawie Twoich dokumentów, ze stroną, na której się oparł, i wypełnia formularze zamawiającego jako kopie.
Ocena należy do Twojego zespołu: do czego zobowiązuje oferta, cena i końcowa weryfikacja przed złożeniem. Więcej o całym procesie: oprogramowanie do zarządzania przetargami oraz oprogramowanie do przetargów publicznych.
Jak Flow odpowiada na przetarg.
Firma usług IT odpowiada na przetarg regionalnej służby zdrowia na usługi zarządzane. Każdą wersję roboczą sprawdza zespół.
Flow czyta dokumenty zamówienia, także zeskanowane załączniki, i zbiera w jednym miejscu wymagania obowiązkowe, pytania z kwestionariusza i żądane dowody.
Każda wersja robocza wskazuje dokument i stronę, na których się opiera. Gdy nic w Twoich dokumentach nie uzasadnia odpowiedzi, Flow oznacza brak, zamiast ją pisać.
Przy pełnej odpowiedzi Flow proponuje plan według rozdziałów i czeka na akceptację. Agenci pomocniczy mogą równolegle przygotowywać osobne rozdziały.
Formularze odpowiedzi i formularz cenowy są wypełniane w plikach samego zamawiającego. Pliki do złożenia są przed zapisaniem sprawdzane pod kątem treści wewnętrznych.
Z czego składa się oferta w przetargu.
Sześć elementów, które występują w większości przetargów publicznych, i co Flow robi z każdym z nich.
Wymagania obowiązkowe
Każde jest wyodrębniane z dokumentów zamówienia i otrzymuje odpowiedź albo zostaje oznaczone, gdy Twoje dokumenty go nie obejmują.
Kwestionariusze i koncepcje realizacji
Flow przygotowuje odpowiedzi na podstawie Twoich dokumentów procesowych i wcześniejszych ofert, ze źródłem dla każdej.
Kryteria oceny ofert
Flow wyodrębnia kryteria i ich wagi, żeby zespół widział, za co będzie oceniana każda odpowiedź.
Formularze cenowe
Stawki i ceny ryczałtowe trafiają do pozycji oferty cenowej, z sumą całkowitą, po Twoim potwierdzeniu.
Formularze i oświadczenia
Formularze Word i Excel zamawiającego są wypełniane jako kopie danymi Twojej firmy i osoby reprezentującej.
Wyjaśnienia treści SWZ
Gdy dokumenty są sprzeczne lub budzą wątpliwości, Flow przygotowuje pytanie, które Twój zespół wyśle.
Reszta oferty, w tym samym wątku.
Wycena, punktacja, pytania do zamawiającego, odpowiedzi do ponownego użycia i przegląd zbliżających się terminów.
Kryteria oceny i wagi, wyodrębnione
Zobacz, co ocenia zamawiający i ile waży każde kryterium, zanim powstanie pierwsza odpowiedź.
Umiejętności zespołu dla częstych odpowiedzi
Zacznij od szablonów, takich jak „Przygotowanie odpowiedzi na wymaganie” czy „Przegląd zgodności oferty”, albo zamień zakończoną rozmowę w umiejętność, której zespół może używać ponownie.
Sprzeczne wymagania zamienione w pytania
Gdy załącznik i projektowane postanowienia umowy są rozbieżne, Flow przygotowuje wniosek o wyjaśnienie treści SWZ. Twój zespół wysyła go sam albo zatwierdza, a Flow wyśle go z Twojej podłączonej skrzynki pocztowej.
Co tydzień przegląd terminów
Zadanie cykliczne podsumowuje oferty z bliskim terminem złożenia i wymagania wciąż bez odpowiedzi.
Prośby zespołu ofertowego.
Przykładowe prośby firmy usług IT, która odpowiada na przetargi publiczne.
- Wymagania
Wypisz wszystkie wymagania obowiązkowe z załącznika B i oznacz te, których nie obejmują nasze dokumenty.
- Odpowiedzi
Przygotuj odpowiedzi na pytania od 4.1 do 4.8 na podstawie naszych dokumentów o zarządzaniu usługami i przy każdej podaj stronę.
- Wycena
Wypełnij tabelę stawek w formularzu cenowym naszymi stawkami dziennymi na 2026 rok i pokaż mi sumę za trzy lata.
- Zgodność
Uruchom umiejętność „Przegląd zgodności oferty” na wersji roboczej odpowiedzi, zanim trafi do zatwierdzenia.
- Formularze
Wypełnij oświadczenie o zgodności danymi naszej firmy i oznacz wszystko, czego nie udało Ci się znaleźć w naszych dokumentach.
- Analiza
Przeczytaj statystyki tego zamawiającego i wypisz jego ostatnie przetargi na usługi IT.
Przynieś kwestionariusz, nad którym pracujesz.
Podczas demo przeprowadzamy przez Flow trwający przetarg i Twoje dokumenty ofertowe, a Twój zespół sprawdza wersje robocze.
Powiązane
Zarządzanie przetargami
Platforma
Zastosowania
Pytania o oprogramowanie do odpowiedzi na RFP
Czym jest oprogramowanie do odpowiedzi na RFP?
To oprogramowanie, które pomaga zespołowi odpowiedzieć na zapytanie o propozycję od kupującego. W przetargach publicznych w Europie oznacza to czytanie dokumentów zamówienia, odpowiedź na każde wymaganie i pytanie z kwestionariusza, wycenę oferty i wypełnienie formularzy zamawiającego. W Tendersight Flow przygotowuje te wersje robocze, a Twój zespół je sprawdza.
Czy RFP to to samo co przetarg publiczny?
W europejskich zamówieniach publicznych zapytanie przychodzi w formie przetargu: ogłoszenia i dokumentów zamówienia publikowanych przez zamawiającego. Część zamawiających mówi też o zaproszeniu do składania ofert. Odpowiedź podlega przepisom o zamówieniach publicznych dotyczącym warunków udziału, kryteriów oceny ofert, wyjaśnień i terminów.
Skąd pochodzą odpowiedzi Flow?
Z dokumentów zamówienia i dokumentów dostarczonych przez Twój zespół, takich jak opisy procesów, CV, certyfikaty, katalogi usług i wcześniejsze oferty. Każda odpowiedź wskazuje dokument i stronę. Flow nie wymyśla faktów o przetargu, cen, dat ani cytatów i oznacza wymagania, których nie obejmują Twoje dokumenty.
Czy działa ze skanami PDF i wzorami zamawiającego?
Tak. Flow czyta zeskanowane pliki PDF i pliki przesłane na czacie. Wypełnia formularze .docx, .xlsx i .pptx zamawiającego w edytorze i zapisuje wypełnioną kopię, bez zmiany oryginału.
Czy możemy ponownie wykorzystać treści z wcześniejszych ofert?
Tak. Prześlij wcześniejsze oferty i dokumenty pomocnicze, a Flow przygotuje na ich podstawie odpowiedzi z podaniem źródeł. Powtarzalne sposoby pracy można zapisać jako umiejętności zespołu, na przykład „Przygotowanie odpowiedzi na wymaganie” lub „Przegląd zgodności oferty”.
Kto zatwierdza i składa ofertę?
Twój zespół. Flow prosi o akceptację, zanim zmieni wymagania, oferty lub dokumenty albo wyśle e-mail, oznacza każdy plik jako roboczy, wewnętrzny lub do złożenia i nie składa ofert.
Odpowiedz na kolejny przetarg na podstawie własnych dokumentów.
Zacznij za darmo, prześlij dokumenty procesowe i poproś Flow o przeczytanie dokumentów zamówienia.