Menedżerowie ofertPodsumowanie projektów ofertowych w każdy poniedziałek
Zaplanowane zadanie czyta każdy aktywny projekt ofertowy i raportuje terminy, stopień gotowości i brakujące dokumenty. Każde uruchomienie ma własny wątek.
Menedżerowie ofert
Prowadź wszystkie projekty ofertowez Flow przy każdym z nich.
Flow, agent Tendersight, czyta dokumentację każdego przetargu, przygotowuje odpowiedzi, wypełnia formularze i pokazuje, co jest jeszcze otwarte w Twoich projektach ofertowych.
Każde zatwierdzenie jest zapisywane w wątku
Pliki do złożenia sprawdzane pod kątem notatek wewnętrznych
Rozmowy dostępne dla zespołu w trybie tylko do odczytu
Strategia i akceptacja końcowa zostają przy Tobie. Flow czyta, przygotowuje i sprawdza wszystko pomiędzy.
Flow pracuje na dokumentacji przetargowej, odpowiedziach na wymagania i formularzach każdego projektu ofertowego i informuje, czego brakuje. Nic ważnego nie zmienia się bez Twojego zatwierdzenia.
Co trafia na biurko menedżera ofert.
Kilka przetargów na różnych etapach, każdy z własnymi terminami, formularzami i współpracownikami.
Równoległe projekty ofertowe
Przetargi na różnych etapach, w których terminy składania ofert i terminy na wnioski o wyjaśnienie treści SWZ nakładają się na siebie.
Odpowiedzi na wymagania
Każde wymaganie z jedną, spójną odpowiedzią, którą da się powiązać z SWZ i z Twoimi dowodami.
Formularze zamawiającego
Oświadczenia, formularze cenowe i wzory oferty technicznej, każdy w formacie narzuconym przez zamawiającego.
Wkład współpracowników
Kierownicy techniczni, kosztorysanci i prawnicy odpowiadają za części oferty i oddają je w różnych dniach.
Wyjaśnienia
Pytania wysłane przed upływem terminu i opublikowane odpowiedzi, które zmieniają wymaganą treść oferty.
Weryfikacja końcowa
Ostatnie sprawdzenie każdego wymagania i każdego pliku, zanim oferta zostanie podpisana i przesłana.
Jedna oferta, od spotkania otwierającego do akceptacji końcowej.
Flow przejmuje czytanie, przygotowanie i sprawdzanie. Każdy krok jest widoczny w wątku, a pliki zostają w obszarze roboczym.
Pogłębiona analiza wyodrębnia wymagania, wymagane dokumenty, kluczowe argumenty, ograniczenia i kwestie do wyjaśnienia. Działa w tle, gdy Ty planujesz ofertę.
Uruchom dla sekcji umiejętność „Przygotowanie odpowiedzi na wymaganie”. Flow pisze każdą odpowiedź na podstawie dokumentacji przetargowej i przesłanych przez Ciebie dokumentów, a o brakujące informacje pyta.
Zmiany w odpowiedziach na wymagania, ofercie i dokumentach przychodzą jako karty potwierdzenia. Każde zatwierdzenie jest zapisywane w wątku i widoczne dla całego zespołu.
Umiejętność „Przegląd zgodności oferty” porównuje każde wymaganie z Twoją wersją roboczą i cytuje dokumentację przetargową. Braki są wypisane ze stroną, z której pochodzą.
Formularze Word i Excel zamawiającego są wypełniane jako kopie. Pliki oznaczone do złożenia są przed zapisaniem sprawdzane pod kątem notatek wewnętrznych, na przykład uwag o strategii lub konkurencji.
Zlecenia od menedżerów ofert.
Przykłady pracy, którą menedżerowie ofert przekazują Flow, od sprawdzenia dokumentów po pełną weryfikację.
- Dokumenty
Porównaj wymagane dokumenty w przetargu na żywienie z plikami w projekcie ofertowym i wypisz braki.
- Weryfikacja
Uruchom umiejętność „Przegląd zgodności oferty” dla oferty technicznej na część 2 i wypisz każde wymaganie bez odpowiedzi.
- Wyjaśnienia
Przygotuj wnioski o wyjaśnienie treści SWZ dla trzech wymagań w przetargu na żywienie, które są ze sobą sprzeczne.
- Harmonogram
W każdy piątek o 15:00 wypisz przypadające w przyszłym tygodniu terminy na wnioski o wyjaśnienie treści SWZ we wszystkich aktywnych projektach ofertowych.
- Umiejętności
Zamień ten przegląd zgodności w umiejętność zespołu, żeby każdy mógł go uruchomić przy następnej ofercie.
- Analiza
Wyszukaj w internecie aktualną płacę minimalną personelu sprzątającego w Portugalii i wypisz źródła.
Praca, która powtarza się przy każdej ofercie.
Cotygodniowe podsumowania, prośby o informacje, plany dla dużych ofert i Twoja własna metoda weryfikacji. Każde z tych zadań ustawiasz w rozmowie.
Plan dla ofert z wieloma częściami
Flow proponuje plan i czeka na zatwierdzenie. Agenci pomocniczy mogą potem równolegle pracować nad osobnymi częściami.
Twoja metoda weryfikacji zapisana jako umiejętność zespołu
Zamień zakończoną rozmowę w umiejętność, którą może uruchomić każdy w zespole. Wśród szablonów są „Przegląd zgodności oferty” i „Ocena szansy przetargowej”.
Gotowe szkice próśb o informacje
Flow przygotowuje e-mail do współpracownika z otwartymi odpowiedziami i datą, do której ich potrzebujesz. Wysyłasz go Ty albo go zatwierdzasz, a Flow wyśle go z Twojej podłączonej skrzynki pocztowej.
Kolejne przetargi w tym samym wątku
Poproś o przetargi podobne do tych, w których składasz oferty. Flow wyszukuje, filtruje i zapisuje wyszukiwanie jako alert.
Zobacz Flow przy ofertach, które prowadzisz teraz.
Podczas prezentacji przeprowadzamy jeden z Twoich bieżących przetargów przez Flow, od dokumentacji przetargowej po wypełnione formularze.
Obszar roboczy ofert, w którym pracuje Flow.
Etapy projektu ofertowego, oferta i osoby, które nad nią pracują, są w Tendersight. Flow czyta ten sam obszar roboczy i pyta, zanim cokolwiek zmieni.
Na jakim etapie jest każdy projekt ofertowy
Każdy projekt ofertowy przechodzi przez kolejne etapy, od rozpoznania po ostatnie sprawdzenie, z oceną postępu widoczną dla całego zespołu.
Oferta edytowana wspólnie
Współpracownicy pracują jednocześnie nad ofertą cenową i widzą nawzajem swoje zmiany, a nad tabelą widać stopień gotowości.
Pytania od menedżerów ofert
Co Flow robi dla menedżera ofert?
Flow czyta dokumentację przetargową, przygotowuje odpowiedzi na wymagania na podstawie przesłanych przez Ciebie dokumentów, wypełnia kopie formularzy zamawiającego, sprawdza ofertę pod kątem SWZ i podsumowuje, co jest otwarte w Twoich projektach ofertowych. Strategia, decyzje cenowe i złożenie oferty zostają przy Tobie.
Czy Flow może raportować status wszystkich naszych ofert?
Tak. Zapytaj o projekty ofertowe z terminem w wybranym okresie, a Flow wypisze stopień ich gotowości, brakujące wymagane dokumenty i wymagania bez odpowiedzi. Podsumowanie możesz też zaplanować, na przykład w każdy poniedziałek rano.
Czy Flow może przydzielać pracę osobom z mojego zespołu?
Nie. Flow nie przydziela zadań. Może podzielić dużą pracę między maksymalnie trzech agentów pomocniczych i przygotować e-maile do współpracowników, które wysyła z Twojej podłączonej skrzynki pocztowej dopiero po Twojej akceptacji, a członkowie zespołu mogą nawzajem otwierać swoje rozmowy w trybie tylko do odczytu.
Jak Flow sprawdza ofertę przed złożeniem?
Umiejętność „Przegląd zgodności oferty” porównuje każde wymaganie z Twoją wersją roboczą i cytuje dokumenty postępowania. Pliki oznaczone do złożenia są przed zapisaniem sprawdzane pod kątem notatek wewnętrznych. Flow nie gwarantuje poprawności prawnej, dlatego weryfikacja końcowa zostaje w rękach Twojego zespołu.
Z jakimi formatami dokumentów pracuje Flow?
Flow wypełnia własne formularze zamawiającego w formatach Word, Excel i PowerPoint i zapisuje wypełnioną kopię, a oryginał pozostaje nienaruszony. Czyta zeskanowane pliki PDF i tworzy pliki PDF, Word i Excel.
Twoja kolejna oferta, przygotowana z Flow.
Zacznij za darmo, otwórz projekt ofertowy i zapytaj Flow, czego jeszcze brakuje.