Automatização de propostasTarefas agendadas em linguagem simples
Dê um nome à tarefa, escreva a instrução e escolha o calendário: diário, dias úteis, dias escolhidos, mensal ou anual. Cada execução abre a sua própria conversa.
Automatização de propostas
Automatização de propostas que mostra cada passoe pergunta antes de agir.
O Flow, o agente da Tendersight, trata das partes repetitivas do processo de proposta: planos, análise das peças do procedimento, formulários preenchidos e verificações agendadas.
Os planos aguardam a sua aprovação
Cópias preenchidas, originais intactos
A submissão fica com a sua equipa
O trabalho de rotina corre em segundo plano. As decisões ficam com a sua equipa.
O Flow planeia o trabalho, lê as peças do procedimento, preenche os formulários da entidade adjudicante e repete verificações segundo um calendário. Cada alteração que propõe aguarda aprovação e cada aprovação fica registada na conversa.
O que se pode automatizar na gestão de propostas
Uma divisão clara do processo de proposta: o trabalho que o Flow assume e o trabalho que fica com a sua equipa.
Encontrar concursos
- O que o Flow faz
- Pesquisa anúncios por código CPV, país, valor e prazo, e guarda a pesquisa como alerta.
- O que a sua equipa faz
- Decide a que concursos vale a pena concorrer.
Ler as peças do procedimento
- O que o Flow faz
- Faz uma análise aprofundada de cada documento: requisitos, critérios de adjudicação, documentos exigidos, riscos e pontos a esclarecer.
- O que a sua equipa faz
- Revê os riscos e pontos a esclarecer assinalados pelo Flow.
Go ou no-go
- O que o Flow faz
- Executa a competência de avaliação de concursos e devolve Go, Go com condições ou No-go.
- O que a sua equipa faz
- Toma a decisão de concorrer.
Formulários da entidade adjudicante
- O que o Flow faz
- Preenche os formulários .docx, .xlsx e .pptx e guarda uma cópia preenchida. O original nunca é alterado.
- O que a sua equipa faz
- Verifica a cópia preenchida e assina-a.
Preços
- O que o Flow faz
- Prepara as linhas da proposta de preço a partir de tarifas, preços globais, catálogos de produtos ou medições, com total geral.
- O que a sua equipa faz
- Define os preços finais e aprova a proposta.
Verificações periódicas
- O que o Flow faz
- Executa tarefas agendadas, como um resumo semanal das propostas com prazo nos próximos 7 dias.
- O que a sua equipa faz
- Escolhe o que corre, quando e com que permissões.
Submissão
- O que o Flow faz
- Marca os ficheiros para submissão externa e verifica se não contêm conteúdo interno.
- O que a sua equipa faz
- Submete a proposta na plataforma eletrónica da entidade adjudicante.
Como o Flow automatiza o processo de proposta.
Os trabalhos grandes começam com um plano. O Flow segue-o em muitos passos, corre as análises longas em segundo plano e para onde precisa de uma decisão.
Num trabalho grande, o Flow escreve uma visão geral e uma lista de tarefas. Aprova-o, rejeita-o ou pede alterações antes de o trabalho começar.
Até três agentes secundários trabalham em paralelo, por exemplo um por lote e outro na pesquisa de preços. Cada um abre no seu próprio painel.
A análise aprofundada extrai requisitos, critérios de adjudicação, documentos exigidos e riscos. Demora normalmente entre 1 e 20 minutos, e pode sair da conversa.
O Flow edita os próprios ficheiros Word, Excel e PowerPoint da entidade adjudicante e guarda cópias preenchidas. Cada ficheiro é marcado como trabalho interno ou submissão externa.
As alterações a requisitos, propostas, documentos e dados da empresa mostram primeiro um cartão de confirmação. Cada aprovação fica registada na conversa.
A automatização começa com um pedido.
Exemplos do que as equipas de propostas pedem ao Flow para planear, preencher, orçamentar e repetir.
- Plano
Prepara a proposta para o lote 2 do concurso de gestão de edifícios. Mostra-me o plano antes de começares.
- Agendamento
Todas as segundas-feiras às 08:00, resume as propostas com prazo nos próximos 7 dias e o ponto de situação de cada uma.
- Formulários
Preenche o mapa de preços da entidade adjudicante com as tarifas da nossa proposta para o lote 1 e guarda uma cópia preenchida.
- Preços
Prepara a proposta de preço do lote de manutenção a partir da nossa tabela de tarifas e mostra o total geral.
- Alertas
Cria um alerta para concursos de gestão de edifícios na Bélgica e nos Países Baixos acima de 200 000 EUR.
- Competência
Transforma esta conversa numa competência da equipa para usarmos no próximo acordo-quadro de limpeza.
O trabalho repetido, configurado uma vez.
Tarefas agendadas, alertas, lembretes e competências reutilizáveis. Cada um é criado numa conversa e alterado da mesma forma.
Alertas criados numa conversa
Descreva os concursos que procura. O Flow define os filtros, guarda o alerta e pode alterá-lo ou removê-lo mais tarde.
Competências da equipa para trabalho repetido
Transforme uma conversa concluída numa competência reutilizável, por exemplo para verificar a conformidade de uma proposta ou redigir pedidos de esclarecimento.
Lembretes redigidos, enviados apenas depois da sua aprovação
O Flow redige a mensagem com destinatário e assunto. Abra-a no seu cliente de email, ou aprove-a e o Flow envia-a a partir da sua caixa de correio ligada.
Respostas verificáveis
Cada resposta a um requisito cita o documento e a página em que se baseia, e indica quando os seus documentos não chegam.
Automatização com limites visíveis.
O Flow atua com as permissões que a sua equipa define. Estes limites aplicam-se em cada conversa e em cada execução agendada.
Plano antes de trabalhos grandes
Os trabalhos grandes começam com uma visão geral e uma lista de tarefas, e o trabalho aguarda a aprovação do plano.
Aprovação antes de alterações
As alterações a requisitos, propostas, documentos, produtos, dados da empresa, alertas e tarefas agendadas exigem Aprovar ou Rejeitar.
Sem eliminações sem supervisão
As execuções agendadas nunca eliminam nada de forma permanente. As eliminações são propostas no resumo da execução.
Ficheiros de submissão verificados
Antes de serem guardados, os ficheiros para submissão externa são verificados quanto a conteúdo interno, como estratégia ou notas sobre concorrentes.
Fontes em cada resposta
As respostas citam o documento e a página de origem. O Flow não inventa factos do concurso, preços ou datas.
A submissão é sua
O Flow não submete propostas nem edita anúncios, e envia um email apenas a partir de uma caixa de correio que tenha ligado, depois da sua aprovação. A revisão final e a submissão cabem à sua equipa.
Traga o trabalho de propostas que a sua equipa mais repete.
Numa demonstração configuramos no Flow um plano, um formulário preenchido e uma tarefa agendada, num concurso em que a sua equipa está a trabalhar.
Relacionado
Perguntas sobre a automatização de propostas
Que partes do processo de proposta podem ser automatizadas?
O Flow pode encontrar concursos e guardar alertas, analisar as peças do procedimento, redigir respostas a requisitos, preencher os formulários da entidade adjudicante como cópias, preparar as linhas da proposta de preço e executar verificações agendadas. A decisão de concorrer, os preços finais, as assinaturas e a submissão ficam com a sua equipa.
Como é que o Flow automatiza uma proposta?
Descreve o trabalho numa conversa. Em trabalhos grandes, o Flow escreve um plano e aguarda aprovação; depois segue-o, corre as análises longas em segundo plano e usa até três agentes secundários em paralelo. Cada passo é mostrado à medida que acontece.
Podemos editar os documentos que o Flow produz?
Sim. O Flow guarda cópias preenchidas dos formulários da entidade adjudicante e deixa os originais intactos. Pode editar os ficheiros preenchidos no editor, onde o Flow também pode criar e restaurar pontos de controlo, e as alterações que o Flow propõe aguardam a sua confirmação.
A preparação automatizada de propostas cumpre as regras da contratação pública?
O Flow verifica as suas respostas e documentos face aos requisitos das peças do procedimento e pode carregar as regras de contratação pública de cada país. Não garante a correção jurídica, por isso a revisão final e a submissão ficam com a sua equipa.
O que acontece quando uma tarefa agendada corre sem supervisão?
A execução atua com as permissões que a sua equipa deu à tarefa e abre a sua própria conversa. O histórico mostra Concluída, Falhada ou Requer dados, e uma execução nunca elimina nada de forma permanente.
O Flow submete propostas ou envia emails?
Nunca submete propostas. O Flow prepara os ficheiros marcados para submissão externa e redige emails, e envia uma mensagem apenas a partir de uma caixa de correio que tenha ligado, depois da sua aprovação. A submissão na plataforma da entidade adjudicante fica com a sua equipa.
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