Colaboração
Uma lista semanal dos processos com prazo
O Flow executa a tarefa segundo o agendamento e cada execução abre a sua própria conversa, para que todos leiam o mesmo resumo.
Colaboração
A sua equipa de propostas e o Flow,no mesmo processo.
O Flow, o agente da Tendersight, planeia o trabalho e prepara os ficheiros, e aguarda a aprovação da sua equipa antes de qualquer alteração importante.
Os planos aguardam aprovação
As decisões ficam na conversa
Conversas visíveis à equipa só para leitura
O Flow prepara o trabalho. A sua equipa revê, aprova e submete.
Cada passo do Flow é mostrado em linguagem clara, cada fonte é citada e cada aprovação fica na conversa, para que o resto da equipa a possa ler.
O que uma equipa de propostas tem de coordenar.
Uma proposta passa por várias mãos antes de ser assinada. Cada passagem precisa de um responsável e de um registo.
Partes com responsáveis diferentes
As partes técnica, financeira e jurídica da proposta são preparadas por pessoas diferentes, muitas vezes ao mesmo tempo.
Aprovações antes da submissão
Preços, reservas e declarações precisam de ser aprovados por uma pessoa designada.
Ficheiros para a equipa, ficheiros para a entidade adjudicante
Modelos de preços, notas de estratégia e análises da concorrência não devem chegar à proposta submetida.
Parceiros em propostas conjuntas
Agrupamentos e subcontratados trazem documentos, preços e prazos de outra empresa.
Vários prazos ao mesmo tempo
Os processos sobrepõem-se e o prazo para esclarecimentos termina antes do prazo de apresentação das propostas.
Perguntas na revisão
Quem assina a proposta precisa de ver de onde vem cada resposta.
Como a sua equipa trabalha uma proposta com o Flow.
Um processo, uma conversa e a área de trabalho ao lado. O Flow prepara, a equipa decide.
O concurso, a proposta e os documentos estão num processo com os seus colaboradores. Várias pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo na proposta financeira.
Para um trabalho grande, o Flow redige uma visão geral e uma lista de tarefas e aguarda. O plano pode ser aprovado, rejeitado ou devolvido com alterações.
O Flow pode executar até três agentes secundários em paralelo, por exemplo para estudar a entidade adjudicante e os preços de mercado. Cada um abre no seu próprio painel.
Ficheiros, Atividade, Plano e Pré-visualização estão ao lado da conversa. Cada ficheiro é marcado como trabalho interno ou submissão externa, e os ficheiros para submissão são verificados quanto a notas internas.
As alterações a requisitos, propostas e documentos aguardam Aprovar ou Rejeitar. A decisão fica registada e os colegas podem abrir a conversa só para leitura.
Pedidos que a sua equipa envia ao Flow.
Exemplos de trabalho de coordenação que responsáveis e redatores de propostas entregam numa só mensagem.
- Plano
Planeia a proposta para o Lote 1 do concurso de servidores do município e aguarda a minha aprovação antes de começar.
- Agendamento
Todas as sextas-feiras às 16:00, lista os processos com prazo na próxima semana, com o progresso e os requisitos em aberto.
- Documentos
Importa as peças do procedimento para a biblioteca do processo e organiza-as em pastas por invólucro.
- Revisão
Executa a revisão de conformidade da proposta técnica antes de a Ana a assinar.
- Estudo de mercado
Resume as estatísticas do município como entidade adjudicante antes de decidirmos se concorremos.
- Competências
Guarda esta conversa como competência da equipa para redigir pedidos de esclarecimento.
Rotinas da equipa que o Flow assume.
Resumos periódicos, rascunhos e verificações, configurados numa conversa, com resultados que toda a equipa pode abrir.
E-mails redigidos, enviados apenas depois da sua aprovação
O Flow escreve os destinatários, o assunto e o texto. Abra o rascunho no seu cliente de e-mail, ou aprove-o e o Flow envia-o a partir da sua caixa de correio ligada.
Conversas que a equipa pode ler
Uma conversa com o Flow abre só para leitura para os colegas, com os passos, as fontes e as aprovações.
Respostas que se podem verificar
Quando um colega pergunta de onde vem uma resposta, o Flow indica o documento, a página e a citação exata.
Colaboradores em cada processo
A visão geral do processo mostra quem trabalha na proposta e com que função, ao lado de um gráfico de contribuições.
Quem faz o quê.
O Flow prepara e propõe. As pessoas decidem, assinam e submetem.
Planear um trabalho grande
- Flow
- Escreve a visão geral e a lista de tarefas
- A sua equipa
- Aprova, rejeita ou pede alterações
Alterações a propostas e documentos
- Flow
- Propõe cada alteração num cartão de confirmação
- A sua equipa
- Aprova ou rejeita cada uma
Pesquisa
- Flow
- Executa até três agentes secundários em paralelo
- A sua equipa
- Decide o que entra na proposta
Ficheiros para a entidade adjudicante
- Flow
- Marca-os como submissão externa e verifica-os quanto a notas internas
- A sua equipa
- Revê, assina e submete
E-mails a entidades adjudicantes e parceiros
- Flow
- Redige os destinatários, o assunto e o texto
- A sua equipa
- Envia-os
Estado semanal
- Flow
- Executa o resumo agendado dos processos com prazo
- A sua equipa
- Trata do que está a vencer
Veja um processo trabalhado pelo Flow e pela sua equipa.
Numa demonstração, passamos um concurso real pelo Flow, do plano aos ficheiros prontos para revisão.
Colaboração liga-se ao Track
Os processos da sua equipa aparecem no pipeline do Track, de ativos a submetidos e ganhos.
Relacionado
Perguntas sobre colaboração em equipa
Várias pessoas podem trabalhar na mesma proposta?
Sim. Convide colegas por e-mail e adicione-os como colaboradores de um processo. O concurso, a proposta e os documentos ficam juntos nesse processo, e os colegas podem abrir só para leitura as conversas dos outros com o Flow.
O que pode o Flow alterar sem perguntar?
Nada de importante. As alterações a requisitos, propostas, documentos, produtos, dados da empresa, alertas e tarefas agendadas mostram primeiro um cartão de confirmação. Os trabalhos grandes começam com um plano que aguarda aprovação, e cada decisão fica registada na conversa.
Os colegas podem ver o que o Flow fez na conversa de outra pessoa?
Sim, só para leitura. Veem os passos do Flow, as fontes citadas e as aprovações dadas, sem poder alterar a conversa.
Como mantemos as notas internas fora dos ficheiros para submissão?
O Flow marca cada ficheiro que produz como trabalho interno ou submissão externa. Antes de um ficheiro para submissão ser guardado, é verificado quanto a conteúdo exclusivamente interno, como estratégia ou notas sobre a concorrência. A revisão final continua com a sua equipa.
O Flow atribui tarefas ou envia e-mails por nós?
Não atribui tarefas. O Flow redige e-mails com destinatários, assunto e texto, e envia um apenas a partir de uma caixa de correio que tenha ligado, depois da sua aprovação. Também pode resumir segundo um agendamento os processos com prazo.
Prepare o seu próximo concurso como uma só equipa.
Comece grátis e peça ao Flow que planeie o próximo concurso que a sua equipa está a preparar.