Gestores de propostasUm resumo do pipeline todas as segundas-feiras
Uma tarefa agendada lê cada oportunidade ativa e indica prazos, grau de conclusão e documentos em falta. Cada execução mantém a sua própria conversa.
Gestores de propostas
Faça a gestão de todas as propostascom o Flow em cada processo.
O Flow, o agente do Tendersight, lê as peças de cada procedimento, redige respostas, preenche os formulários e mostra o que está em aberto em todas as suas oportunidades.
Cada aprovação fica registada na conversa
Ficheiros de submissão verificados quanto a notas internas
Conversas abertas à sua equipa, apenas para leitura
A estratégia e a aprovação final ficam consigo. O Flow lê, redige e verifica tudo o que fica pelo meio.
O Flow trabalha as peças do procedimento, as respostas aos requisitos e os formulários de cada oportunidade, e indica o que falta. Nada de importante é alterado sem a sua aprovação.
O que chega à secretária de um gestor de propostas.
Vários concursos em fases diferentes, cada um com os seus prazos, formulários e contributos.
Oportunidades em paralelo
Concursos em fases diferentes, com prazos de apresentação das propostas e de pedidos de esclarecimento que se sobrepõem.
Respostas aos requisitos
Cada requisito respondido uma única vez, de forma coerente e rastreável até às peças do procedimento e aos seus comprovativos.
Os formulários da entidade adjudicante
Declarações, mapas de preços e modelos de proposta técnica, cada um no formato próprio da entidade adjudicante.
Contributos da equipa
Responsáveis técnicos, orçamentistas e juristas tratam cada um de uma parte da proposta e entregam em dias diferentes.
Esclarecimentos
Pedidos de esclarecimento enviados dentro do prazo e respostas publicadas que alteram o que a proposta tem de conter.
Revisão final
Uma última verificação de cada requisito e de cada ficheiro antes de a proposta ser assinada e carregada.
Uma proposta, da reunião de arranque à aprovação final.
O Flow faz a leitura, a redação e a verificação. Cada passo fica visível na conversa, e o espaço de trabalho guarda os ficheiros.
A análise aprofundada extrai requisitos, documentos exigidos, temas vencedores, limites e pontos a esclarecer. Corre em segundo plano enquanto planeia a proposta.
Execute a competência «Redigir uma resposta a um requisito» numa secção. O Flow escreve cada resposta a partir das peças do procedimento e dos documentos que carregou, e pede os dados que lhe faltam.
As alterações às respostas aos requisitos, à proposta e aos documentos chegam como cartões de confirmação. Cada aprovação fica registada na conversa, à vista de toda a equipa.
A competência «Verificar a conformidade da proposta» confronta cada requisito com o seu rascunho e cita as peças do procedimento. As lacunas são listadas com a página de onde vêm.
Os formulários Word e Excel da entidade adjudicante são preenchidos como cópias. Os ficheiros marcados para submissão externa são verificados quanto a notas internas, como comentários sobre estratégia ou concorrentes, antes de serem guardados.
Pedidos de gestores de propostas.
Exemplos de trabalho que os gestores de propostas entregam ao Flow, desde uma verificação de documentos até uma revisão completa.
- Documentos
Compara os documentos exigidos no concurso de refeições com os ficheiros da oportunidade e lista as lacunas.
- Revisão
Executa «Verificar a conformidade da proposta» na proposta técnica do Lote 2 e lista todos os requisitos sem resposta.
- Esclarecimentos
Redige pedidos de esclarecimento para os três requisitos do concurso de refeições que se contradizem entre si.
- Agendamento
Todas as sextas-feiras às 15:00, lista os prazos para pedidos de esclarecimento da semana seguinte em todas as oportunidades ativas.
- Competências
Transforma esta revisão de conformidade numa competência da equipa, para que qualquer pessoa a possa executar na próxima proposta.
- Pesquisa
Pesquisa na web o salário mínimo atual do pessoal de limpeza em Portugal e lista as fontes.
O trabalho que se repete em cada proposta.
Resumos semanais, pedidos de contributos, planos para propostas grandes e o seu próprio método de revisão. Cada um é configurado numa conversa.
Um plano para propostas com muitos lotes
O Flow propõe o plano e aguarda aprovação. Depois, os agentes secundários podem trabalhar em lotes separados, em paralelo.
O seu método de revisão, guardado como competência da equipa
Transforme uma conversa concluída numa competência que qualquer pessoa da equipa pode executar. Os modelos incluem «Verificar a conformidade da proposta» e «Avaliar uma oportunidade de concurso».
Pedidos de contributos, já redigidos
O Flow redige o email para um colega com as respostas em aberto e a data em que precisa delas. Envia-o pessoalmente, ou aprova-o e o Flow envia-o a partir da sua caixa de correio ligada.
Os próximos concursos, na mesma conversa
Peça concursos semelhantes àqueles a que está a concorrer. O Flow pesquisa, filtra e guarda a pesquisa como alerta.
Veja o Flow nas propostas que está a preparar agora.
Numa demonstração, passamos um dos seus concursos em curso pelo Flow, das peças do procedimento aos formulários preenchidos.
O espaço de trabalho de propostas onde o Flow trabalha.
As fases de cada oportunidade, a proposta e as pessoas que nela trabalham estão no Tendersight. O Flow lê o mesmo espaço de trabalho e pergunta antes de alterar o que quer que seja.
Em que ponto está cada oportunidade
Cada oportunidade avança pelas suas fases, do reconhecimento à verificação final, com uma classificação de progresso visível para toda a equipa.
A proposta, editada em conjunto
Os colegas trabalham ao mesmo tempo na proposta de preço e veem as alterações uns dos outros, com o grau de conclusão por cima da tabela.
Perguntas de gestores de propostas
O que faz o Flow por um gestor de propostas?
O Flow lê as peças do procedimento, redige respostas aos requisitos a partir dos documentos que carrega, preenche cópias dos formulários da entidade adjudicante, revê a proposta face às peças do procedimento e resume o que está em aberto nas suas oportunidades. A estratégia, as decisões de preço e a submissão ficam consigo.
O Flow consegue indicar o estado de todas as nossas propostas?
Sim. Peça as oportunidades com prazo num determinado período e o Flow lista o grau de conclusão, os documentos exigidos em falta e os requisitos sem resposta. Também pode agendar o resumo, por exemplo todas as segundas-feiras de manhã.
O Flow consegue atribuir trabalho a pessoas da minha equipa?
Não. O Flow não atribui tarefas. Pode dividir um trabalho grande por até três agentes secundários e redigir emails para colegas, que envia a partir da sua caixa de correio ligada só depois da sua aprovação, e os membros da equipa podem abrir as conversas uns dos outros apenas para leitura.
Como é que o Flow revê uma proposta antes da submissão?
A competência «Verificar a conformidade da proposta» confronta cada requisito com o seu rascunho e cita as peças do procedimento. Os ficheiros marcados para submissão externa são verificados quanto a notas internas antes de serem guardados. O Flow não garante a correção jurídica, por isso a revisão final fica com a sua equipa.
Com que formatos de documento trabalha o Flow?
O Flow preenche os próprios formulários Word, Excel e PowerPoint da entidade adjudicante e guarda uma cópia preenchida, sem alterar o original. Lê PDF digitalizados e produz ficheiros PDF, Word e Excel.
A sua próxima proposta, preparada com o Flow.
Comece grátis, abra uma oportunidade e pergunte ao Flow o que ainda falta.