Automatizarea ofertăriiSarcini programate, în cuvinte simple
Dați un nume sarcinii, scrieți instrucțiunea și alegeți programul: zilnic, în zilele lucrătoare, în anumite zile, lunar sau anual. Fiecare rulare își deschide propria conversație.
Automatizarea ofertării
Automatizarea ofertării care arată fiecare pasși cere acordul înainte să acționeze.
Flow, agentul Tendersight, preia partea repetitivă a procesului de ofertare: planuri, analiza documentației de atribuire, formulare completate și verificări programate.
Planurile așteaptă aprobarea dvs.
Copii completate, originale neatinse
Depunerea rămâne la echipa dvs.
Munca de rutină rulează în fundal. Deciziile rămân la echipa dvs.
Flow planifică lucrarea, citește documentația de atribuire, completează formularele autorității și repetă verificările după un program. Fiecare modificare propusă așteaptă aprobarea, iar fiecare aprobare este înregistrată în conversație.
Ce se poate automatiza în managementul ofertelor
O împărțire clară a procesului de ofertare: munca pe care o preia Flow și munca ce rămâne la echipa dvs.
Găsirea licitațiilor
- Ce face Flow
- Caută anunțuri după cod CPV, țară, valoare și termen și salvează căutarea ca alertă.
- Ce face echipa dvs.
- Decide ce licitații merită urmărite.
Citirea documentației de atribuire
- Ce face Flow
- Rulează o analiză aprofundată a fiecărui document: cerințe, criterii de atribuire, documente solicitate, riscuri și puncte de clarificat.
- Ce face echipa dvs.
- Verifică riscurile și punctele de clarificat semnalate de Flow.
Participăm sau nu
- Ce face Flow
- Rulează abilitatea de evaluare a licitației și răspunde cu Participăm, Participăm cu condiții sau Nu participăm.
- Ce face echipa dvs.
- Ia decizia de ofertare.
Formularele autorității
- Ce face Flow
- Completează formularele .docx, .xlsx și .pptx și salvează o copie completată. Originalul nu este modificat niciodată.
- Ce face echipa dvs.
- Verifică copia completată și o semnează.
Prețuri
- Ce face Flow
- Pregătește liniile propunerii financiare din tarife, sume forfetare, cataloage de produse sau lucrări cu antemăsurătoare, cu total general.
- Ce face echipa dvs.
- Stabilește prețurile finale și aprobă propunerea.
Verificări recurente
- Ce face Flow
- Rulează sarcini programate, de exemplu un rezumat săptămânal al ofertelor cu termen în următoarele 7 zile.
- Ce face echipa dvs.
- Alege ce rulează, când și cu ce permisiuni.
Depunerea
- Ce face Flow
- Marchează fișierele pentru depunere externă și verifică dacă au conținut exclusiv intern.
- Ce face echipa dvs.
- Depune oferta prin portalul autorității.
Cum automatizează Flow procesul de ofertare.
Lucrările mari încep cu un plan. Flow îl parcurge în mulți pași, rulează analizele lungi în fundal și se oprește acolo unde are nevoie de o decizie.
Pentru o lucrare mare, Flow scrie o prezentare generală și o listă de sarcini. O aprobați, o respingeți sau cereți modificări înainte să înceapă lucrul.
Până la trei agenți secundari lucrează în paralel, de exemplu câte unul pe lot și unul pe cercetarea prețurilor. Fiecare se deschide în propriul panou.
Analiza aprofundată extrage cerințele, criteriile de atribuire, documentele solicitate și riscurile. Durează de obicei între 1 și 20 de minute și puteți părăsi conversația.
Flow editează chiar fișierele Word, Excel și PowerPoint ale autorității contractante și salvează copii completate. Fiecare fișier este marcat ca lucru intern sau depunere externă.
Modificările la cerințe, oferte, documente și datele companiei afișează mai întâi un card de confirmare. Fiecare aprobare este înregistrată în conversație.
Automatizarea începe cu o cerere.
Exemple de lucrări pe care echipele de ofertare i le cer lui Flow: să planifice, să completeze, să calculeze prețuri și să repete.
- Plan
Pregătește oferta pentru Lotul 2 al licitației de administrare a clădirilor. Arată-mi planul înainte să începi.
- Program
În fiecare luni la 08:00, rezumă ofertele cu termen în următoarele 7 zile și cât de avansată este fiecare.
- Formulare
Completează formularul de preț al autorității cu tarifele din oferta noastră pentru Lotul 1 și salvează o copie completată.
- Prețuri
Construiește propunerea financiară pentru lotul de mentenanță din grila noastră de tarife și arată totalul general.
- Alerte
Creează o alertă pentru licitații de administrare a clădirilor în Belgia și Țările de Jos cu valoare peste 200.000 EUR.
- Abilitate
Transformă această conversație într-o abilitate de echipă pe care o putem rula la următorul acord-cadru de curățenie.
Munca repetitivă, configurată o singură dată.
Sarcini programate, alerte, mementouri și abilități reutilizabile. Fiecare se creează într-o conversație și se modifică la fel.
Alerte create într-o conversație
Descrieți licitațiile căutate. Flow setează filtrele, salvează alerta și o poate modifica sau șterge ulterior.
Abilități de echipă pentru munca repetată
Transformați o conversație încheiată într-o abilitate reutilizabilă, de exemplu verificarea conformității ofertei sau redactarea solicitărilor de clarificare.
Mementouri redactate, niciodată trimise
Flow redactează mesajul cu destinatar și subiect. Îl deschideți în clientul de email și îl trimiteți chiar dvs.
Răspunsuri ușor de verificat
Fiecare răspuns la o cerință citează documentul și pagina pe care se bazează și spune când documentele dvs. nu acoperă cerința.
Automatizare cu limite vizibile.
Flow acționează cu permisiunile stabilite de echipa dvs. Aceste limite se aplică în fiecare conversație și în fiecare rulare programată.
Plan înainte de lucrări mari
Lucrările mari încep cu o prezentare generală și o listă de sarcini, iar munca așteaptă aprobarea planului.
Aprobare înainte de modificări
Modificările la cerințe, oferte, documente, produse, datele companiei, alerte și sarcini programate necesită Aprobă sau Respinge.
Fără ștergeri nesupravegheate
Rulările programate nu șterg niciodată definitiv nimic. Ștergerile sunt propuse în rezumatul rulării.
Fișiere de depunere verificate
Fișierele marcate pentru depunere externă sunt verificate înainte de salvare pentru conținut exclusiv intern, precum strategia sau notele despre concurenți.
Surse la fiecare răspuns
Răspunsurile citează documentul și pagina din care provin. Flow nu inventează informații despre licitație, prețuri sau date.
Depunerea rămâne la dvs.
Flow nu depune oferte, nu trimite emailuri și nu modifică anunțuri. Verificarea finală și depunerea aparțin echipei dvs.
Aduceți munca de ofertare pe care echipa o repetă cel mai des.
Într-un demo configurăm în Flow un plan, un formular completat și o sarcină programată, pe o licitație la care lucrează echipa dvs.
Resurse conexe
Întrebări despre automatizarea ofertării
Ce părți ale procesului de ofertare pot fi automatizate?
Flow poate găsi licitații și salva alerte, poate analiza documentația de atribuire, redacta răspunsuri la cerințe, completa formularele autorității sub formă de copii, pregăti liniile propunerii financiare și rula verificări programate. Decizia de ofertare, prețurile finale, semnăturile și depunerea rămân la echipa dvs.
Cum automatizează Flow o ofertă?
Descrieți lucrarea într-o conversație. Pentru lucrări mari, Flow scrie un plan și așteaptă aprobarea, apoi îl parcurge, rulează analizele lungi în fundal și folosește până la trei agenți secundari în paralel. Fiecare pas este afișat pe măsură ce are loc.
Putem edita documentele produse de Flow?
Da. Flow salvează copii completate ale formularelor autorității și lasă originalele neatinse. Puteți edita fișierele completate în editor, unde Flow poate și crea și restaura puncte de control, iar modificările propuse de Flow așteaptă confirmarea dvs.
Este pregătirea automată a ofertei conformă cu regulile achizițiilor publice?
Flow verifică răspunsurile și documentele dvs. față de cerințele din documentația de atribuire și poate încărca regulile de achiziții specifice fiecărei țări. Nu garantează corectitudinea juridică, așa că verificarea finală și depunerea rămân la echipa dvs.
Ce se întâmplă când o sarcină programată rulează nesupravegheată?
Rularea acționează cu permisiunile pe care echipa le-a dat sarcinii și pornește propria conversație. Istoricul rulărilor arată Reușită, Eșuată sau Necesită informații, iar o rulare nu șterge niciodată definitiv nimic.
Depune Flow oferte sau trimite emailuri?
Nu. Flow pregătește fișierele marcate pentru depunere externă și redactează emailuri pe care le deschideți în propriul client de email. Depunerea prin portalul autorității și trimiterea mesajelor rămân la echipa dvs.
Automatizați rutina la următoarea ofertă.
Începeți gratuit, deschideți o licitație și cereți-i lui Flow un plan.