În licitațiile publice, oferta nu e o prezentare și nici un “pitch”. Este un dosar de verificare. Evaluatorii trebuie să poată bifa rapid trei lucruri: că îndeplinești cerințele eliminatorii, că soluția propusă corespunde cerințelor tehnice și că prețul este calculat corect, fără contradicții. Dacă ei nu pot verifica ușor, apar clarificări, întârzieri și risc de neconformitate.

Asta înseamnă că o ofertă bună se construiește invers față de cum ai face-o într-o vânzare: nu începi cu “povestea” produsului, ci cu structura de conformitate. Iar diferența dintre o ofertă solidă și una fragilă se vede, de cele mai multe ori, în două locuri: cum dovedești cerințele tehnice în datasheet și cât de bine este aliniată oferta financiară cu oferta tehnică.

În ghidul de mai jos găsești exact procesul care funcționează în practică, cu exemple de text, tabel de matrice și scenariul real “cer 30 de produse și tu ai 28”.

1) Ce înseamnă “ofertă tehnică” și “ofertă financiară” în practică

Oferta tehnică arată ce livrezi și demonstrează că îndeplinești cerințele din documentație. Cuvântul-cheie este demonstrează: nu “spunem că îndeplinim”, ci “aratăm unde și cum îndeplinim, cu dovadă”.

Oferta financiară arată prețurile, calculele și condițiile economice ale propunerii. Cuvântul-cheie aici este auditabilă: totul trebuie să fie verificabil dintr-o privire. Un calcul greșit, o cantitate diferită față de tehnic sau o omisiune de cost poate compromite oferta, chiar dacă tehnicul era perfect.

Partea I: Cum faci oferta tehnică (corect și verificabil)

2) Nu începe cu Word. Începe cu extragerea cerințelor

Majoritatea companiilor pierd ore înainte să scrie o singură pagină, pentru că documentația este lungă și fragmentată. Dacă citești tot, pierzi timp. Dacă nu citești suficient, ratezi cerințe eliminatorii.

Procesul corect începe cu un pas simplu: extragi cerințele și le pui într-o structură care se poate controla. Concret, ai nevoie de:

• cerințe eliminatorii (cele care te pot respinge)
• cerințe tehnice obligatorii (must-have)
• cerințe punctabile (dacă atribuirea este “raport calitate-preț”)
• produse / poziții cerute (dacă este achiziție de produse)
• documente cerute ca dovezi (fișe tehnice, certificate, declarații, angajamente)

Într-un proces manual, asta înseamnă “vânat prin PDF-uri”.

Într-un proces modern, partea asta se automatizează: Tendersight citește documentația și anexele, extrage cerințele și produsele cerute și le pune într-un format structurat pe care îl poți folosi direct pentru ofertare.

Nu înlocuiește decizia ta, dar elimină overhead-ul care te consumă. (Și, important pentru pipeline: monitorizarea și alertele sunt gratuite — nu plătești niciodată pentru monitorizare.)

3) Matricea de conformitate: documentul central al ofertei tehnice

Dacă ai doar un singur artefact de făcut bine, acesta este. Matricea de conformitate este tabelul în care legi fiecare cerință de răspuns și dovadă. Ea te protejează de omisiuni și te ajută să construiești oferta tehnică fără improvizație.

Matrice de conformitate – exemplu (hardware IT)

Asta este nivelul minim de claritate la care trebuie să ajungi. Diferența între ofertă bună și ofertă slabă nu este dacă ai atașat datasheet-ul. Diferența este dacă ai indicat exact unde se află dovada.

Cum faci dovada “ca lumea”: referințe la pagini, secțiuni și anexe

Un evaluator nu ar trebui să caute. Tu trebuie să îi pui dovada în față. De aceea, în ofertă nu scrii “conform datasheet”. Scrii “conform datasheet, pag. X”.

Model de frază (copy-paste, adaptabil):

Cerința privind memoria RAM (minim 16 GB) este îndeplinită. Produsul propus are 16 GB DDR5, conform fișei tehnice (Anexa 3 – Datasheet Laptop X, pag. 3, secțiunea “Memory”).

Dacă cerința e complexă și dovada e în mai multe locuri:

Cerințele privind conectivitatea sunt îndeplinite. Specificațiile Wi-Fi, Bluetooth și porturile sunt indicate în fișa tehnică (Anexa 3, pag. 5–6, secțiunea “Connectivity/Ports”).

Cum se simplifică asta în Tendersight

Dacă faci manual, partea care consumă timp e că trebuie să cauți parametrii în fișe tehnice și să scrii referințele.

Tendersight rezolvă exact partea asta: citește documentația și citește fișele tehnice, extrage parametrii, apoi face maparea cerință → produs → dovadă.

Practic, matricea este completată automat, cu referințe tehnice lângă cerințe, ceea ce taie drastic timpul de pregătire.

4) Ce faci când licitația cere 30 de produse și tu ai 28

Asta este scenariul real care rupe multe oferte. Nu îl tratezi cu improvizații. Îl tratezi ca pe o decizie de pipeline.

În practică ai patru opțiuni:

1. Găsești echivalente în catalogUneori ai produsul, dar sub alt cod sau altă configurație. În Tendersight, căutarea de echivalențe e mai rapidă pentru că platforma îți propune produse compatibile din catalog pe baza cerințelor.

2. Folosești quotation pentru produsele lipsăAsta e soluția sănătoasă când îți lipsesc 1–5 poziții. În loc să abandonezi sau să intri în haos cu emailuri, folosești un flux de quotation care colectează rapid: preț, disponibilitate, termen, fișă tehnică și conformități. Tendersight are quotation feature exact pentru scenariul ăsta, ca să închizi gap-urile fără să pierzi o zi pe ping-pong.

3. Participi doar pe loturile unde ești completDacă e licitație pe loturi, uneori cea mai bună decizie e să nu forțezi.

4. No-go disciplinatDacă pozițiile lipsă sunt eliminatorii și nu le poți obține la timp, No-go te protejează.

Partea II: Cum faci oferta financiară (auditabilă și aliniată cu tehnicul)

Oferta financiară nu este “un preț”. Este un document care trebuie să treacă două teste: să fie corect și să fie verificabil.

5) Financiarul începe după ce ai fixat produsele

În special la produse, financiarul se strică dacă produsele nu sunt fixate. Un laptop “aproape” sau un consumabil “similar” va crea contradicții între tehnic și financiar.

De aceea, ordinea corectă este:matrice (produse fixate + dovezi) → tehnic → financiar.

În Tendersight, fixarea produselor devine mai simplă fiindcă ai deja lista produselor cerute, mapate pe catalog, cu fișe tehnice asociate. Asta reduce riscul de inconsistență.

6) Tabelul financiar: cum îl faci corect și “greu de atacat”

Un format de lucru intern (și uneori anexă) care te protejează arată așa:

Ce contează aici este să scrii explicit “Include”, ca să nu existe interpretări.

Formulare de protecție (dacă este adevărat și cerut):

Prețurile ofertate includ toate costurile necesare livrării produselor conform cerințelor documentației, inclusiv transport, ambalare și manipulare.

7) Ce costuri sunt cel mai des omise (și îți mănâncă marja)

În practică, cele mai multe pierderi financiare apar din omisiuni, nu din prețul unitar.

Exemple tipice:transport, manipulare, instalare, configurare, training, consumabile inițiale, licențe, garanție extinsă, service, piese de schimb.

O metodă simplă: iei cerințele din matrice și întrebi pentru fiecare dacă implică un cost. Dacă implică, trebuie să fie reflectat în preț.

8) Cum îți optimizezi prețul în funcție de criteriul de evaluare

Dacă atribuirea este “prețul cel mai scăzut”, trebuie să ai costuri și supply chain foarte controlate și să nu faci greșeli. Orice eroare te scoate.

Dacă atribuirea este “raport calitate-preț”, poți investi în punctaj inteligent: garanție extinsă, livrare mai rapidă, timp de intervenție, suport inclus. Important este să fie sustenabil și dovedibil.

9) Verificarea finală (care te scapă de respingeri și contestații)

Înainte de depunere, fă două verificări:

Verificare 1: consistențaTehnic și financiar trebuie să fie identice pe produse, cantități, configurații, servicii.

Verificare 2: calculeleRefă totalurile în Excel și compară cu ce ai pus în ofertă. O eroare de calcul poate compromite tot.

Cum arată workflow-ul complet în Tendersight (de la documentație la ofertă)

Un flux care reduce overhead-ul real arată așa:

Primești alertă filtrată, fără să verifici manual. Monitorizarea este gratuită, nu plătești niciodată pentru monitorizare. Deschizi licitația și vezi cerințele și produsele extrase din documentație. Mapezi produsele pe catalogul tău, iar platforma atașează fișele tehnice și te ajută să găsești dovezile relevante. Matricea de conformitate se completează rapid, iar oferta tehnică devine o transformare a matricei într-un document. Dacă îți lipsesc produse, folosești quotation pentru pozițiile lipsă și închizi gap-ul fără haos. Financiarul pornește pe baza listei finale de produse, deci iese consistent și auditabil.

Asta este sensul “ofertare simplă”: nu dispare munca, dar dispare munca inutilă.