Toată lumea spune că licitațiile publice sunt despre ofertă: documente, preț, conformitate. În realitate, majoritatea companiilor pierd înainte să ajungă la ofertă. Pierd în monitorizare (nu văd la timp), pierd în triere (intră în licitații care nu au sens), pierd în documentație (ratează cerințe eliminatorii) și pierd în maparea produselor (nu pot dovedi parametrii ceruți, deși îi au).

Asta e motivul pentru care un pipeline de licitații nu e un „nice to have”. E diferența între “depunem 2–3 oferte când avem timp” și “avem un canal constant care aduce contracte”.

Un pipeline bun nu e o listă de etape. Este un proces repetabil cu două caracteristici:

1. deciziile sunt rapide și standardizate, nu emoționale;
2. munca invizibilă este redusă agresiv (monitorizare, citit documente, extragere cerințe, mapare produse).

Începe cu adevărul pe care nimeni nu ți-l spune: pipeline-ul e despre “Go/No-go”, nu despre ofertă

Firmele serioase în licitații publice nu devin bune pentru că scriu oferte frumoase. Devin bune pentru că au o disciplină brutală în a spune “Nu” devreme. Un “No-go” bun te economisește de 1–4 zile de muncă. Zece “No-go” bune pe lună sunt diferența dintre o echipă calmă și una care lucrează în panică.

Asta înseamnă că pipeline-ul trebuie construit invers: nu de la ofertă spre înapoi, ci de la decizia “Go/No-go” spre înainte. Mai exact, trebuie să ajungi la o decizie solidă în maximum 10–15 minute, fără să citești 200 de pagini.

Asta este miza reală.

Etapa 1: Alertarea care nu te îngroapă în zgomot

Dacă alertele tale sunt “CPV 30200000 – echipamente IT” și primești zeci pe zi, ai pierdut deja. Dacă ai doar 1 alertă pe săptămână și “nu apare nimic bun”, probabil filtrezi greșit sau prea strict.

Ce face alertarea bună? Nu volumul, ci relevanța. Asta se obține printr-o combinație de semnale: CPV + cuvinte-cheie + tip procedură + prag minim + geografie + instituții.

Dar partea pe care o ratează majoritatea companiilor este asta: alertarea trebuie să fie construită ca un feed de vânzări, nu ca un search. Adică trebuie să te ducă în fiecare dimineață la o listă mică de oportunități “de analizat” — nu la o mare de posibilități.

În practică, aici se pierde mult timp dacă depinzi doar de căutările din SEAP/SICAP, pentru că filtrarea nu este suficient de fină și pentru că vei ajunge să compensezi manual. E motivul pentru care echipele care chiar scalează ajung să folosească o platformă de monitorizare dedicată. În cazul Tendersight, partea importantă e că poți seta filtrarea avansată și să primești alerte curate, iar monitorizarea este gratuită — nu plătești niciodată pentru monitorizare, indiferent de cât urmărești.

Nu e un detaliu de marketing. E o condiție de a avea pipeline, pentru că un pipeline nu poate depinde de verificare manuală.

Etapa 2: Triage-ul adevărat: cum decizi dacă merită în 10 minute (fără să te minți)

Triage-ul nu e “mă uit puțin la tender”. Triage-ul e un mini-proces cu output clar: No-go / Go / Hold. Dacă nu ai output, ai doar citit.

Cheia e să nu te apuci de documentație de la pagina 1. În licitații, pagina 1 e aproape întotdeauna irelevantă. În triage, cauți doar patru lucruri:

1) “Kill criteria”: motivele care te scot din joc instant

Asta include: autorizări, certificări obligatorii, experiență minimă, livrare imposibilă, garanții imposibile, termene absurde, condiții contractuale care îți fac riscul necontrolabil.

Aici e motivul pentru care multe echipe pierd ore: ele află aceste cerințe după o zi, nu după 10 minute. Un sistem care îți extrage automat cerințele (inclusiv cele eliminatorii) îți dă un avantaj masiv. De exemplu, Tendersight citește documentația și îți scoate cerințele critice direct, astfel încât triage-ul să fie triage, nu o “întâlnire cu PDF-ul”.

2) “Eval type”: cum se câștigă (preț vs raport calitate-preț)

Dacă este prețul cel mai mic, întreabă-te dacă ai un avantaj clar (cost, supply chain, volum). Dacă este raport calitate-preț, întreabă-te dacă ai “muniție” pentru punctaj (garanție extinsă, service, performanță, livrare, training).

3) “Spec risk”: cât de rigidă e specificația

Aici e capcana clasică în hardware IT, birotică, medical: specificația restrictivă. Ai produs? Poți dovedi parametru X în datasheet? Poți dovedi “echivalentul” dacă e brand-locked?

4) “Timeline reality”: ai timp să faci oferta bine?

Nu să o faci. Să o faci bine. Dacă ai 3 zile și trebuie să cauți 10 produse, să ceri cotații, să faci dovezi, să strângi documente, să scrii tehnic, să calculezi financiar — e un risc.

Tendersight te ajută și aici, cu tot. Caută produse atât în stocul tău, cât și în stocul furnizorul, dar și pe internet și strânge automat toate ofertele și documentele.

Triage-ul bun este o întrebare simplă: avem șanse reale să ieșim cu o ofertă conformă și competitivă fără să ardem echipa?

Artefactul pe care trebuie să-l ai: fișa de triage

Când triage-ul e făcut bine, se vede: ai o fișă scurtă, repetabilă, pe care oricine din companie o poate completa.

Arată cam așa (o scriu ca text, nu bullet-uri, ca să poți copia):

Fișă Triage — [ID licitație / titlu]Obiect & CPV: ___Valoare / loturi: ___Termen depunere: ___Criteriu atribuire: preț / calitate-prețKill criteria verificate: DA/NU (ce?)Riscuri contractuale evidente: ___Necesită clarificări? (DA/NU + ce?)Produse cerute: ___Putem dovedi parametrii în datasheet? DA/NUDecizie: Go / No-go / HoldMotiv decizie: ___Owner ofertă: ___Deadline intern (cu 48h înainte): ___

Asta e “pipeline” în sens real. Nu o listă de etape. Un artefact care produce decizie.

Etapa 3: Go/No-go. Scorul care te face profitabil

E foarte tentant să spui “Go” din FOMO, mai ales când vezi o valoare mare. Dar licitațiile mari sunt și cele care consumă cel mai mult timp. Dacă intri în ele prost pregătit, pierzi o săptămână și nimic.

Un mod simplu și realist: scor pe 10, dar cu două condiții “blocker”.

Blocker 1: poți îndeplini eliminatoriile?Blocker 2: poți dovedi cerințele tehnice cheie?

Dacă răspunsul e “nu” la oricare, e No-go indiferent de scor.

Scorul îl folosești doar când ești eligibil:

– potrivire domeniu (0–2)– competitivitate preț (0–2)– potențial punctaj tehnic (0–2)– timp & resurse (0–2)– risc contract (0–2)

Din nou: nu e teorie. E modul în care îți protejezi profitul, pentru că timpul echipei este cost.

Etapa 4: Planul de ofertare care chiar contează: produsele, dovezile și matricea de conformitate

Aici ai nimerit fix durerea pe care majoritatea articolelor o evită: planul de ofertare nu este despre “cine scrie”. Este despre cum construiești rapid baza tehnică și dovezile, astfel încât restul să fie doar execuție.

În special la hardware IT, birotică și medical, oferta se câștigă sau se pierde pe această propoziție:

“Cerința trebuie să fie îndeplinită și dovedită. Nu doar afirmată.”

Așadar, planul de ofertare începe cu produsul, nu cu Word-ul.

Ce înseamnă asta în practică?

În primele 60–90 de minute după decizia “Go”, trebuie să ai trei lucruri:

1. lista produselor propuse (pe loturi, pe poziții)
2. datasheet-urile pregătite și curate pentru fiecare produs
3. o matrice de conformitate care leagă cerință → produs → dovadă

Dacă nu ai asta, vei ajunge să scrii o ofertă tehnică “din cap”, iar apoi vei încerca să găsești dovezi după. Fix aici se produce haosul: oamenii caută fișiere, scot informații din PDF-uri, compară produse fără să fie sigur ce punctează.

Aici intră “hack-ul” real: dacă ai o platformă care extrage automat produsele cerute din documentație și le mapează pe catalogul tău, împreună cu datasheet-urile, ai economisit 3–6 ore de muncă pe ofertă. Tendersight face asta automat în ~1 minut: citește documentele, identifică produsele și cerințele, și te ajută să le legi direct de produsele din catalog cu fișele tehnice aferente. Nu e magie. E eliminarea celei mai scumpe părți din ofertare.

Asta e diferența dintre “pipeline” și “panică”.

Matricea de conformitate: documentul care te salvează de 80% din greșeli

Dacă aș păstra un singur lucru din tot pipeline-ul, ar fi asta. Pentru că matricea te obligă să fii concret.

O matrice bună nu e un tabel frumos. E un instrument de control. Trebuie să aibă coloanele care chiar reduc riscul:

Cerință (exact cum apare în CS) | Produs propus | Răspuns | Dovadă (doc/pagină) | Observații

Observația este cea mai importantă coloană, pentru că aici scrii:– “echivalent, justificat prin parametru X”– “se livrează în Y zile, conform X”– “garanție extinsă inclusă”– “cerință eliminatorie confirmată”

Dacă ai matricea completă, ai practic oferta tehnică în schelet. Restul e scriere.

Și aici, din nou, diferența dintre manual și automat apare: dacă cineva trebuie să citească 200 de pagini ca să extragă cerințele în matrice, pierzi ore. Dacă sistemul îți extrage cerințele și îți găsește parametrii în datasheet-uri, matricea se construiește rapid și corect.

Etapa 5: Oferta tehnică: nu “scrii”, ci “demonstrezi”

O ofertă tehnică bună nu este un text. Este o demonstrație. Și are o structură care seamănă mai mult cu un audit decât cu un pitch.

Dacă licitația e pe preț: oferta tehnică trebuie să fie perfect conformă și simplă. Dacă licitația e pe raport calitate-preț: oferta tehnică trebuie să fie aliniată la factorii de evaluare și scrisă ca să fie punctată.

Aici apare o greșeală tipică: oamenii cred că „comisia vede oricum că produsul e bun”. Nu. Comisia vede ceea ce ai pus tu pe masă, în format verificabil. Dacă parametrii sunt îngropați în datasheet, iar tu nu i-ai referențiat, ai pierdut puncte.

Un truc care funcționează mai ales în hardware și medical: pentru fiecare cerință critică, ai o propoziție de confirmare și un citat/trimiteri către pagina din datasheet. Nu “produsul îndeplinește cerința”. Ci “produsul îndeplinește cerința X; dovadă: datasheet, pagina 3, secțiunea Y”.

Când ai matricea, asta vine natural.

Etapa 6: Oferta financiară: partea care trebuie să fie “auditabilă”

Oferta financiară nu este “suma finală”. Este o construcție.

În licitații pierzi foarte ușor pe:– inconsistentăți (cantități diferite față de tehnic)– rotunjiri– costuri neincluse (transport, instalare, consumabile)– condiții de livrare care te mănâncă

De aceea, financiarul trebuie să fie validat pe matrice, nu separat. Dacă ai maparea produselor făcută corect (inclusiv alternative echivalente), financiarul este mai simplu și mai sigur.

Etapa 7: Depunerea: motivul stupid pentru care se pierd licitații bune

Aici nu e magie. E disciplină. Depui cu 24–48h înainte, verifici fișierele, verifici semnături, verifici consistență.

Aș spune că 1 din 10 oferte pierd dintr-o banalitate. Și e păcat.

Etapa 8: Follow-up: cum construiești avantajul care se acumulează

Toată lumea își propune să facă “lecții învățate”. Puțini o fac. Dar dacă o faci, pipeline-ul se îmbunătățește singur, pentru că începi să:

– îți optimizezi filtrele (alerte mai curate)– îți îmbunătățești triage-ul (decizii mai rapide)– îți pregătești catalogul de produse (mai puțină căutare)– îți construiești librăria de dovezi (datasheet-uri, certificări, declarații)

Și la un moment dat ajungi în punctul în care oferta nu mai e “un proiect”, ci o execuție.

Dacă vrei să scapi cu adevărat de overhead, există doar două locuri unde contează

Aici e concluzia pe care ar trebui să o ia cititorul:

1. Triage-ul trebuie să fie rapid și bazat pe cerințe extrase, nu pe citit manual.
2. Planul de ofertare trebuie să înceapă cu maparea produselor + datasheet-uri, nu cu scriere.

Dacă rezolvi asta, pipeline-ul devine scalabil.

De aceea, echipele care licitează constant ajung să folosească sisteme care:– filtrează fin alertele;– citesc documentația și extrag cerințe;– mapează produsele pe cerințe cu dovezi tehnice;– reduc timpul “invizibil” la minute.

În Tendersight, combinația asta e făcută cap-coadă: alerte avansate (monitorizare gratuită), citirea tuturor documentelor, extragere cerințe, extragere produse, și mapare cu datasheet-uri în ~1 minut.

Observă că asta nu “te ajută să scrii frumos”, ci elimină exact munca care te distruge: căutat, comparat, dovedit.