Dacă urmărești oportunități în SEAP/SICAP (e-Licitație), vei vedea că unele achiziții apar ca achiziții directe, iar altele ca proceduri (de tip licitație deschisă, procedură simplificată etc.). Diferența contează enorm: modul de participare, documentele cerute, timpul de pregătire și șansele de câștig nu sunt aceleași.

Pe scurt:

• achiziția directă este, de regulă, mai rapidă și mai simplă;
• procedura este mai formală, cu reguli mai stricte și documentație mai amplă.

În acest articol găsești explicația clară, pe înțelesul tuturor, cu exemple și un tabel comparativ.

SEAP, SICAP și e-Licitație: ce sunt, de fapt?

În practică, când oamenii spun „SEAP”, se referă la platforma electronică prin care se derulează multe achiziții publice în România. Termenii SICAP și e-Licitație apar frecvent în același context (în uz comun, e același univers: achiziții publice derulate online).

Indiferent cum îi spui, ideea e aceeași: este locul unde apar achiziții publice și unde se derulează multe proceduri. Pentru firme, e “terenul” unde găsesc oportunități și pot participa.

Ce este achiziția directă?

Achiziția directă este o modalitate prin care o autoritate contractantă cumpără produse/servicii/lucrări fără o procedură competitivă complexă, în anumite limite valorice și în condiții stabilite de legislație.

În practică, achiziția directă înseamnă:

• un proces mai rapid,
• mai puține documente,
• termene mai scurte,
• uneori contact mai direct între autoritate și furnizor.

Pentru multe firme, achizițiile directe sunt cea mai rapidă cale de a intra pe piața publică, mai ales la început.

Ce este o procedură (licitație publică)?

Prin „procedură”, în contextul licitațiilor publice, se înțelege un proces formal (cu reguli stricte) prin care autoritatea contractantă selectează un ofertant. Exemple de proceduri:

• procedura simplificată
• licitația deschisă
• licitația restrânsă
• (și alte forme prevăzute de lege)

Aici, de regulă, ai:

• documentație mai amplă (caiet de sarcini + formulare + contract),
• condiții de calificare (experiență, capacitate tehnică, DUAE etc.),
• termene clare și etapizate,
• criterii de evaluare (prețul cel mai mic sau raport calitate-preț).

Diferențele principale între achiziție directă și procedură

Tabel comparativ (pe scurt)

Cum arată participarea, în practică?

În achiziția directă

De obicei, vei întâlni situații precum:

• autoritatea solicită o ofertă (sau mai multe),
• se comunică cerințe de bază,
• se semnează contract rapid.

Ce contează:

• să ai preț corect,
• să livrezi rapid,
• să ai documentele esențiale pregătite.

În procedură (licitație)

Aici contează mult:

• conformitatea (fără erori),
• îndeplinirea condițiilor de calificare,
• calitatea ofertei tehnice,
• strategia de punctaj (unde e cazul).

În proceduri, firmele pierd adesea nu din cauză că nu sunt competitive, ci pentru că:

• au omis un document,
• au interpretat greșit o cerință,
• au depus o ofertă incompletă.

Ce alegi: achiziție directă sau procedură?

Nu există un răspuns universal, dar există o regulă simplă:

Alege achizițiile directe dacă:

• vrei să intri rapid în piață,
• ai un portofoliu de produse/servicii standard,
• nu vrei overhead administrativ mare,
• urmărești contracte mai mici, dar mai frecvente.

Alege procedurile dacă:

• urmărești contracte mari,
• ai capacitate de ofertare (tehnic + administrativ),
• poți gestiona documentație complexă,
• ai experiență similară de demonstrat.

În practică, multe firme cresc astfel:încep cu achiziții directe → dezvoltă istoric și experiență → trec la proceduri mai mari.

Greșeli frecvente când lucrezi în SEAP/SICAP

1) Confuzia între tipurile de achiziții

Multe firme tratează o procedură ca pe o achiziție directă și subestimează cerințele (sau invers).

2) Lipsa unui sistem de monitorizare

Dacă verificarea este manuală, oportunitățile apar prea târziu. Mai ales la achiziții directe, timpul contează.

3) Prea multe filtre sau prea puține filtre

• prea puține: primești prea mult zgomot
• prea multe: ratezi oportunități bune

4) Lipsa unei rutine de triere

Dacă alertele ajung în inbox și atât, nu se transformă în oferte.

Cum reduci timpul pierdut (monitorizare + documentație)

Dacă urmărești atât achiziții directe, cât și proceduri, problema reală devine timpul:

• cât îți ia să găsești oportunitățile potrivite,
• cât îți ia să înțelegi documentația,
• cât îți ia să construiești oferta.

Aici contează instrumentele. În loc să fie nevoie să cauți manual prin SEAP/SICAP și să citești zeci sau sute de pagini, există platforme care:

• centralizează oportunitățile,
• trimit alerte relevante,
• indexează licitații și documente,
• extrag cerințe și produse din documentație.

Tendersight, de exemplu, merge dincolo de monitorizare: indexează licitații (inclusiv la nivel european), parcurge automat documentațiile și extrage informațiile utile pentru ofertare. Iar monitorizarea și alertele sunt gratuite — nu se plătește niciodată pentru monitorizare.